Это старая версия документа!

Настройка справочника

Чтобы настроить пользовательский справочник: Администрирование → Структура базы данных → Справочники → клик на нужный справочник.

Вы увидите несколько портлетов (блоков), которые определяют форму и связи справочника с другими объектами системы.

Общие свойства справочника

Возможность изменения статуса задач

Для версий системы до 3.19

Опция «Возможность изменения статуса объекта» (в настройках справочника) начиная с версии системы 3.19 и далее не работает и не поддерживается. Статус работает только на отображение.

Опция включает на странице справочника отображение статуса задач, выводимых при иерархическом виде записей.

Так пользователь сможет прямо из справочника изменить статус и процент выполнения конечной задачи.

Как включить: выбрать структуру записей справочника Иерархическая → Сохранить → снова зайти в справочник → Изменить → чек-бокс Возможность изменения статуса задач

В узловых задачах поменять статус нельзя – он рассчитывается автоматически.

Закрепление шапки справочника на странице при прокрутке страницы

Для справочника с большим количеством записей возможно закрепить строку с заголовками колонок, чтобы она была зафиксирована наверху экрана при вертикальной прокрутке.
Для этого в настройках справочника (Администрирование → Структура базы данных → Справочники), который отображается в табличном формате, нужно включить опцию «Зафиксировать заголовок справочника».

По умолчанию у всех справочников типов «Иерархический» или «Горизонтальный список» этот чек-бокс после обновления системы на версию 3.22 будет включен.

Использовать дату

Если выбран любой из вариантов Да, …, в справочнике будет дополнительная колонка «Дата».
:!: Рекомендуем всегда дату в справочник добавлять!
  • Нет – не использовать этот параметр.
  • Да, по факту ввода – автоматическое заполнение поля «Дата» при создании записи в справочнике, значение будет соответствовать текущей дате и времени в момент создания записи.
  • Да, ручной ввод – заполнение поля вручную – т.е. при добавлении нового значения в справочник появится дополнительное поле для указания даты, которое должен заполнить пользователь.
  • Да, использовать расчетные даты проекта – позволит связывать даты записей справочника с расчётной датой начала или окончания проекта (задачи).
    Опция реализована для построения в системе платежного календаря.
    При выборе этого значения становятся доступными опции:
    • Пересохранить записи в привязке к расчётным датам задач:
      • Дата начала
      • Дата окончания
    • Дата текущей задачи:
      • Дата начала
      • Дата окончания
        Все создаваемые записи в этом справочнике будут сразу связаны с датой начала или окончания:
        1. необходимость делать это вручную отпадает и
        2. привязку можно сразу отредактировать.
  • Да, сохранять значения, как плановые даты проекта – указываемая дата записи автоматически подставляется в качестве значения Плановой даты начала или Плановой даты окончания в объекте, на уровне которого создана запись справочника.

Использовать процедуру утверждения

Включение этой опции активирует механизм утверждения данных в справочниках.

Функция ориентирована на согласования данных – записей справочников. Например, может использоваться в справочниках, связанных с бюджетами, учетом времени и т.д.

При включении опции в набор колонок справочника добавляется системная колонка Статус.

Возможность утверждать записи зависит от прав, которые назначены пользователю. Причем для каждого справочника существует отдельное правило, разрешающее, или запрещающее эту операцию.
Утверждение записи справочника в интерфейсе пользователя
Рисунок 3 – Утверждение записи справочника в интерфейсе пользователя

Использовать процедуру запросов

Это устаревшая функциональность.
Используйте формы для запроса данных по справочникам.

Связать с объектным справочником

Связывает справочник с объектным справочником. Подробно о том, что такое объектный справочник в системе.

Добавить разрез по ресурсам

Инструмент для связи справочника с табелем. Подробно о настройке табеля в ADVANTA.

Отключить создание событий в протоколе

При активации опции создание/изменение записи в этом справочнике не фиксирует активность в системном протоколе – логе событий в системе.

Отображать автора записи

Функциональность доступна начиная с версии 3.21 и выше. По умолчанию опция включена.
Добавляет в запись справочника автора – того, кто эту запись в справочнике сделал. В отдельных случаях эти данные не нужны или избыточны.

Сортировать записи по реквизиту

Функциональность доступна начиная с версии 3.21 и выше.

По умолчанию данные в справочнике сортируются по дате записи.

Чтобы по умолчанию записи сортировались по иному принципу (например, по сумме внесённого платежа), выберите здесь этот реквизит. Пользователь сможет при необходимости отсортировать этот справочник так, как ему это необходимо.

  • Опция влияет только на отображение записей справочника по умолчанию, как если бы в процессе работы пользователь сам вручную настроил сортировку в справочнике, нажав по названию поля.
  • Опция не влияет на определение «Последняя запись» в Системе. Последняя запись всегда определяется ее датой и временем создания.
  • Установленная в опции сортировка не сбрасывается при работе со справочником. Только если вы сами не измените её в процессе работы.
    • При обновлении страницы справочника сортировка записей снова устанавливается согласно ее настройке.

Иконка закладки

Выберите иконку, которая будет отображаться на вкладке главной страницы проекта (рядом вкладками проекта «Главная», «Дискуссии», «Гант» и т.д.).

Установите новую иконку или измените существующую.

Рекомендуемый размер иконок, добавляемых самостоятельно, 32х32 px.

Иконка записи объектного справочника

Опция доступна только для объектного справочника. Здесь выбирается иконка, которая будет отображаться у каждой записи в объектном справочнике.

Размер загружаемой иконки должен быть равен 16х16 пикселей.

Выбор и загрузка иконки происходит также, как и иконка закладки.

Портлет для добавления иконки справочника

Ограничение удаления объектов с записями справочника

Начиная с версии системы 3.27, чтобы не допустить потерю данных по Объектам, на которых уже созданы записи определенного справочника, можно полностью заблокировать возможность удаления таких Объектов из системы.



Для включения блокировки Администратору Системы необходимо:

  1. Через Администрирование → «Справочники» → Выбрать необходимый справочник.
  2. В общих настройках данного справочника активировать опцию «Запретить удаление объекта, имеющего записи».



После активации свойства в выбранном справочнике, в системе будут защищены от удаления все связанные со справочником объекты иерархической структуры, имеющие хотя бы одну запись в соответствующем справочнике.

В частности, используя активацию данного свойства справочника можно заблокировать удаление задач, по которым отражено фактически отработанное рабочее время сотрудника (через табель или непосредственно через справочник на объекте). После этого Объекты, на которые уже списано рабочее время в соответствующем справочнике, будут заблокированы от удаления.

Структура справочника

Структура записей справочника

ВНИМАНИЕ АДМИНИСТРАТОРУ!!

При изменении значения структуры записей справочника (то есть как именно этот справочник отображается у пользователя в интерфейсе), ДРУГИЕ настройки справочника могут поменять своё значение.

Обязательно проверяйте корректность параметров справочника после того, как в любой комбинации меняли параметр «Структура записей справочника».

Структура записей справочника Иерархическая Горизонтальный список Вертикальный список
Можно выводить на главную объекта
Доступные формы ввода записи Строка ввода
Всплывающее окно 		Строка ввода
Всплывающее окно 		Всплывающее окно
Как выглядит

Особенности иерархическая структуры

На вкладке справочника отображаются записи не только по текущему объекту, но и по всем его дочерним, с которыми этот же справочник связан.

Иерархическая структура справочника позволяет:

  • устанавливать запрет на ввод записей в справочник, когда:
    1. этот справочник добавлен в несколько объектов, вложенных друг в друга
    2. И при этом необходимо, чтобы в одном типе объектов можно было вводить данные в этот справочник, а в другом нет.
  • cделать доступной отображение статусов объектов в списке основных опций справочника.
    Выбрать структуру записей справочника Иерархическая → Сохранить → снова зайти в справочник → Изменить → чек-бокс Возможность изменения статуса задач.
Этот тип отображения не доступен, если он выводится на Главную страницу проекта (опция «Место отображения списка записей»).

Место отображения списка записей

  • На закладке справочника – в меню объекта появится пункт с названием этого справочника.
    Список записей отображается на отдельной странице.
    Такой справочник можно сгруппировать в закладки.
  • на Главной проекта – список записей отображается на Главной странице проекта, под списком реквизитов и набором отчетов.
    Под карточкой объекта также можно отображать справочники Ведущий-Подчинённый.

Форма ввода записи

Всплывающее окно – заполнение значений справочников будет доступно во всплывающем окне1).

Строка ввода – выбор этого значения позволяет добавлять и изменять в строке таблицы записей.

Этот тип ввода не доступен для справочника с формой отображения Вертикальный список.

Реквизиты

Настраиваемые колонки – это реквизиты, которые указал в настройках этого справочника администратор.

Также всегда фиксируется автор записи – какой пользователь системы внёс её.

Как правило, всегда записывается дата. Есть несколько способов внесения даты в запись справочника.

Поскольку справочник – это таблица, которая связана с объектами, то каждая запись справочника содержит информацию о том, к какому объекту она относится.

Когда вы смотрите на справочник в контексте конкретного объекта вы этого не замечаете. Но если просмотреть этот же справочник из объекта, который находится выше по иерархии дерева проектов или создать отчёт по этому справочнику, вы сразу же увидите в таблице еще одну колонку – объекты, к которым относятся эти записи справочника.

Пара слов про реквизиты

Реквизиты работают и с объектами, и со справочниками.
Это могут быть одни и те же или разные реквизиты – как из одних и тех же кубиков можно построить разные фигуры.

Реквизиты справочника не обязаны совпадать с реквизитами того объекта, к которому справочник привязан. Скорее, наоборот: реквизиты объекта фиксируют статическое описание объекта, а реквизиты справочника – ту динамику, которая по этому объекту происходит.

Например, справочник «Отчёт по ремонту» может состоять из колонок (реквизитов):
  • «Этап ремонта» (диагностика, закуп материалов, очередь, в ремонте, на проверке и т.д.),
  • «Цена этапа»,
  • «Результат», комментарий по этапу,
  • «Дата»,
  • «Исполнитель» этапа и т.д.

Как изменить колонки (реквизиты) в справочнике

  1. Администрирование → Структура базы данных → Справочники → клик на нужный справочник.
  2. В портлете (блоке) «Реквизиты» отображается текущий набор реквизитов справочника.

Добавление

Чтобы добавить еще одну колонку-реквизит в справочник, нажмите Добавить.

  • Если нужный вам реквизит уже есть в системе: выбрать нужный реквизит из списка → Выбрать.
    В правом верхнем углу есть два фильтра: «Группы реквизитов» и «Типы реквизитов» – так можно быстро отобрать нужные реквизиты из общей массы. Подробно их механизм работы описан в разделе «Список реквизитов».
  • Если такого реквизита еще нет:
    1. Создать новый реквизит
    2. на страницу создания реквизита внесите нужные параметры и сохраните его;
    3. произойдет обратный переход к странице справочника с загруженным портлетом «Список реквизитов», а сохраненный реквизит появится в списке.

Изменение

Вы можете:

  • удалять поля (реквизиты),
  • менять их положение относительно друг друга с помощью стрелок ,
  • настраивать опции.

Опции реквизитов справочника

ОбязательныйДелает поле обязательным для заполнения. Без него запись в справочник не сохранится. Может становиться обязательным для заполнения по условию.
УсловныйДелает этот реквизит условным, т.е. значение этого реквизита можно сделать условием для обязательности заполнения другого реквизита в форме или напрямую в справочнике на странице объекта (задачи или проекта).
АвтосуммаАктивна только для числовых реквизитов. Если вкл, то во всех справочниках и отчетах с этим числовым реквизитом, появится дополнительная строка «Итого» с суммой всех значений этого реквизита.
СреднееАктивна только для числовых реквизитов. Если вкл, то во всех справочниках и отчетах с этим числовым реквизитом, появится дополнительная строка «Среднее» со средним арифметическим по всем значениям этого реквизита.
ПоказыватьОтключает отображение реквизита в справочнике. Скрывает колонку в справочнике, но ранее введенные значения при этом сохраняются.2)

Наследуемые реквизиты из объектов

Функциональность позволяет:

  • автоматизировать ассоциирование данных в справочниках, прикрепленных к объекту, с данными системного справочника,
  • автоматически пересчитывать показатели OLAP-куба при смене фазы проекта (вариант использования: управление мотивацией).
Кейс: нужно включить значение жизненного цикла проекта как коэффициент для расчётов (эффективности, рисков, премии участникам и т.д.).

Как сделать:

Наследовать реквизит в OLAP как измерение можно только для реквизитов-классификаторов и реквизитов-процессов.

Чтобы включить наследование значения реквизита в справочник:

  1. Администрирование → Объекты → клик на нужный объект;
  2. блок «Реквизиты» → в поле с нужным реквизитом Изменить → поставить чек-бокс «Наследовать в справочники как измерение OLAP» → Сохранить.

Когда опция активирована, во всех справочниках, которые связаны с объектом, создается виртуальная и невидимая колонка на базе указанного реквизита.

Значения в этой колонке для каждой записи справочника равны значению, выбранному в реквизите-классификаторе или реквизите-процессе (текущая выбранная фаза) объекта, к которому прикреплен справочник.

В чём разница между "Измерением" и "Наследовать в справочники как измерение OLAP"
  • «Измерение» – это визуальная составляющая для OLAP-куба. Не может быть использована для вычислений, условий и проч. Это только визуальное разбитие куба по признаку значения этого классификатора.
  • «Наследовать в справочники как измерение OLAP» – значение реквизита-классификатора может быть использовано как измерение, причём наряду с любыми справочниками, которые привязаны к этому объекту.

Формально – и там, и там значения вытягиваются одинаковые. Но в первом случае – это чисто визуальная составляющая, а во втором – может быть использовано для вычислений.

Родительские объекты

Связать справочник с объектом (или объект со справочником, без разницы) – это значит, что с карточки объекта определённого типа будет доступен этот справочник для просмотра и записи.

Один справочник может быть привязан ко множеству типов объектов.
К одному типу объектов может быть привязано несколько справочников.

Много справочников - к одному объекту

Связать справочник с типом объектов можно как из редактирования типа объектов, так и из редактирования справочника.

Связывание из справочника

  1. Администрирование → Справочники → зайти в нужный справочник / создать новый справочник;
  2. портлет «Родительские объекты» → Изменить;
  3. выбрать чек-боксами нужные объекты;
  4. отметить, из каких объектов можно вносить данные, а откуда -- только просматривать;
  5. сохранить изменения.
Страница настроек справочника

Связывание из объекта

  1. Администрирование → Объекты → зайти в нужный объект;
  2. портлет «Дочерние справочники» → Изменить;
  3. выбрать чек-боксами нужные справочники;
  4. отметить, в какие справочники можно вносить данные, а в каких -- только просматривать;
  5. сохранить изменения.
Страница настроек объекта
Названия объектов и справочников в настройках – ссылки на страницы их параметров.
1)
Pop-up
2)
Если потом включить данную опцию, то значения, которые были заполнены до отключения, отобразятся вновь.