Что такое "Объекты" и зачем их настраивать

Только администратор системы может создавать новые типы объектов и настраивать их.

Формальное отражение реальной структуры

Объекты – это основа системы ADVANTA. Тот скелет, на который всё завязано.

Из объектов создаётся дерево проектов, и оно должно хоть и формально, но точно отображать реальную структуру компании, проектов. Оно должно быть слепком реальных бизнес-процессов.

Чтобы можно было создавать объекты в дереве, нужно сначала настроить типы объектов.

В стандартной поставке ADVANTA уже есть набор наиболее популярных типов объектов.

Конечная цель настройки типов объектов – чтобы руководитель проекта смог выстроить нужное ему Дерево проектов.

Чтобы итоговая картинка была максимально приближена к реальности, те «кирпичики», из которых дерево будет выстроено, должны отражать особенности каждого типа проектов, мероприятий, задач и проч.

Структура компании как Дерево проектов в ADVANTA.

Разбейте объекты по видам

Нарисуйте схему вашего бизнеса до того, как приступать к настройке ADVANTA, начинать настраивать типы объектов.
  1. Выделите «константы» – объекты без привязки ко времени.
    Может быть компания, проектный офис, направление работ и т.п. – это будут директории.
  2. Выделите долгосрочные контракты, комплексные, продолжительные работы – но у которых есть начало и конец, понятный результат.
    Всё то, что вовлекает в себя ряд ресурсов и имеет конечную цель, сроки реализации – это проекты.
  3. Как сильно будут декомпозированы (детализированы) задачи в каждом проекте?
    Какие есть типы работ в вашей компании, какие из них должны быть обязательно отражены в ADVANTA как часть крупных проектов. Вот это – задачи.

Подробно о видах объектов.

Объекты и Типы объектов. В чём разница?

Из объектов можно выстроить Дерево проектов.

Объекты – это ветви и листья дерева проектов.

Дерево проектов формируют все участники команды: они создают проекты и задачи, подзадачи, ставят себе в календаре совещания – каждый этот объект становится частью дерева.

А вот то, какой формы, размера и цвета будет выбранный «лист» дерева определяет тип объекта.

Это можно сравнить с рисованием в Paint.
У вас есть набор примитивов и то, как вы ими рисуете. Инструменты рисования – это типы объектов, а то, что и где вы нарисовали – это объект в дереве проектов.

Подумайте и решите:

Одинаково или по-разному (и если по-разному, то велико ли отличие) описываются, оцениваются, контролируются:
  • задача для производственного отдела и задача для бухгалтерии?
  • контракт на строительство и контракт на поставку ПО?
  • проект внедрения оборудования и проект поставки техники?
  • компания, здание, проектный офис, подрядчики, клиенты?

Но с другой стороны...

Не делайте новые типы объектов на каждый «чих». Не создавайте новые типы объектов только из-за того, что можете.

Чем больше типов объектов:

  • тем сложнее пользователю выбрать нужный и не ошибиться;
  • тем больше настроек и тем сложнее поддерживать систему;
  • тем сложнее формировать отчёты.

Соблюдайте баланс. Создавайте новые типы объектов, когда для этого есть объективная необходимость и они действительно чем-то отличаются.

По умолчанию в ADVANTA есть преднастроенные типы объектов.
Но точно ли этих деталей будет достаточно, чтобы наиболее точно описать вашу систему и учесть все нюансы?

Чтобы ответить на этот вопрос, можно для начала пожить с тем, что есть, выявить закономерности, найти «где мешает» и дополнить перечень типов объектов при необходимости.

Что внутри объекта

Объект характеризуется огромным перечнем значений, потому что именно объект и является основной единицей системы.

Реквизиты (поля) характеризуют, описывают каждый объект.

К объекту могут быть привязаны справочники (таблицы).
Например, к объекту «Контракт с заказчиком» привязаны справочник «Приходы», где бухгалтер отмечает поступления средств по договору, и «Расходы», где руководитель проекта списывает расходы на выполнение проекта.
Или может быть таблица с комментариями к задаче.

Каждый объект занимает своё положение в иерархии дерева проектов. Он не может висеть сам по себе в системе – любой созданный объект будет включен в иерархию.

За каждый проект и задачу отвечают конкретные люди: руководитель и исполнитель. Также могут быть участники проекта/задачи – те, кто вовлечён в работу над этим проектом или задачей.

Из всего этого массива данных вы можете формировать отчёты в том разрезе, который вам нужен для конкретных задач, ответов на конкретные вопросы. Например, какие просроченные задачи есть в вашем отделе или сколько средств поступило по договорам за квартал.

Схематично про объект в системе ADVANTA

Чем объекты отличаются в зависимости от типа

Разные типы объектов:

  • визуально отличаются друг от друга в дереве проектов, и их карточки могут отображаться для пользователей по-разному:
    • по-разному описываться (реквизиты);
    • быть привязанными к разным справочникам;
    • на их страницы могут быть выведены разные формы и отчёты и т.д.
  • могут по-разному вести себя в системе (например, автоматически попадать в календарь или нет).

Как создать новый тип объектов

Чтобы создать и настроить типы объектов, зайдите в Администрирование → Объекты → Добавить.

Подробно о создании и настройке объектов в системе.