Как создать новый справочник

Как создать новый справочник: Администрирование → Справочники → Добавить.

Для создания справочника:

  1. введите название;
  2. укажите его параметры (подробно см. ниже);
  3. сформируйте набор колонок из реквизитов;
  4. сохраните изменения.

Рисунок 1 – Страница создания справочника

Сохраните изменения после указания основных и дополнительных настроек.

Сохранение справочника может выполняться порядка 20-30 минут, а на больших базах до нескольких часов.. Это связано с полным перестроением связей в подсистеме настроек безопасности.
После завершения настроек шаблона справочника:
  1. сформируйте набор его колонок
  2. и свяжите с другими объектами системы.

Общие свойства справочника

Возможность изменения статуса задач

Для версий системы до 3.19

Опция «Возможность изменения статуса объекта» (в настройках справочника) начиная с версии системы 3.19 и далее не работает и не поддерживается. Статус работает только на отображение.

Опция включает на странице справочника отображение статуса задач, выводимых при иерархическом виде записей.

Так пользователь сможет прямо из справочника изменить статус и процент выполнения конечной задачи.

Как включить: выбрать структуру записей справочника Иерархическая → Сохранить → снова зайти в справочник → Изменить → чек-бокс Возможность изменения статуса задач

В узловых задачах поменять статус нельзя – он рассчитывается автоматически.

Закрепление шапки справочника на странице при прокрутке страницы

Для справочника с большим количеством записей возможно закрепить строку с заголовками колонок, чтобы она была зафиксирована наверху экрана при вертикальной прокрутке.
Для этого в настройках справочника (Администрирование → Структура базы данных → Справочники), который отображается в табличном формате, нужно включить опцию «Зафиксировать заголовок справочника».

По умолчанию у всех справочников типов «Иерархический» или «Горизонтальный список» этот чек-бокс после обновления системы на версию 3.22 будет включен.

Использовать дату

Если выбран любой из вариантов Да, …, в справочнике будет дополнительная колонка «Дата».
:!: Рекомендуем всегда дату в справочник добавлять!
  • Нет – не использовать этот параметр.
  • Да, по факту ввода – автоматическое заполнение поля «Дата» при создании записи в справочнике, значение будет соответствовать текущей дате и времени в момент создания записи.
  • Да, ручной ввод – заполнение поля вручную – т.е. при добавлении нового значения в справочник появится дополнительное поле для указания даты, которое должен заполнить пользователь.
  • Да, использовать расчетные даты проекта – позволит связывать даты записей справочника с расчётной датой начала или окончания проекта (задачи).
    Опция реализована для построения в системе платежного календаря.
    При выборе этого значения становятся доступными опции:
    • Пересохранить записи в привязке к расчётным датам задач:
      • Дата начала
      • Дата окончания
    • Дата текущей задачи:
      • Дата начала
      • Дата окончания
        Все создаваемые записи в этом справочнике будут сразу связаны с датой начала или окончания:
        1. необходимость делать это вручную отпадает и
        2. привязку можно сразу отредактировать.
  • Да, сохранять значения, как плановые даты проекта – указываемая дата записи автоматически подставляется в качестве значения Плановой даты начала или Плановой даты окончания в объекте, на уровне которого создана запись справочника.

Использовать процедуру утверждения

Включение этой опции активирует механизм утверждения данных в справочниках.

Функция ориентирована на согласования данных – записей справочников. Например, может использоваться в справочниках, связанных с бюджетами, учетом времени и т.д.

При включении опции в набор колонок справочника добавляется системная колонка Статус.

Возможность утверждать записи зависит от прав, которые назначены пользователю. Причем для каждого справочника существует отдельное правило, разрешающее, или запрещающее эту операцию.
Утверждение записи справочника в интерфейсе пользователя
Рисунок 3 – Утверждение записи справочника в интерфейсе пользователя

Использовать процедуру запросов

Это устаревшая функциональность.
Используйте формы для запроса данных по справочникам.

Связать с объектным справочником

Связывает справочник с объектным справочником. Подробно о том, что такое объектный справочник в системе.

Добавить разрез по ресурсам

Инструмент для связи справочника с табелем. Подробно о настройке табеля в ADVANTA.

Отключить создание событий в протоколе

При активации опции создание/изменение записи в этом справочнике не фиксирует активность в системном протоколе – логе событий в системе.

Отображать автора записи

Функциональность доступна начиная с версии 3.21 и выше. По умолчанию опция включена.
Добавляет в запись справочника автора – того, кто эту запись в справочнике сделал. В отдельных случаях эти данные не нужны или избыточны.

Сортировать записи по реквизиту

Функциональность доступна начиная с версии 3.21 и выше.

По умолчанию данные в справочнике сортируются по дате записи.

Чтобы по умолчанию записи сортировались по иному принципу (например, по сумме внесённого платежа), выберите здесь этот реквизит. Пользователь сможет при необходимости отсортировать этот справочник так, как ему это необходимо.

  • Опция влияет только на отображение записей справочника по умолчанию, как если бы в процессе работы пользователь сам вручную настроил сортировку в справочнике, нажав по названию поля.
  • Опция не влияет на определение «Последняя запись» в Системе. Последняя запись всегда определяется ее датой и временем создания.
  • Установленная в опции сортировка не сбрасывается при работе со справочником. Только если вы сами не измените её в процессе работы.
    • При обновлении страницы справочника сортировка записей снова устанавливается согласно ее настройке.

Иконка закладки

Выберите иконку, которая будет отображаться на вкладке главной страницы проекта (рядом вкладками проекта «Главная», «Дискуссии», «Гант» и т.д.).

Установите новую иконку или измените существующую.

Рекомендуемый размер иконок, добавляемых самостоятельно, 32х32 px.

Иконка записи объектного справочника

Опция доступна только для объектного справочника. Здесь выбирается иконка, которая будет отображаться у каждой записи в объектном справочнике.

Размер загружаемой иконки должен быть равен 16х16 пикселей.

Выбор и загрузка иконки происходит также, как и иконка закладки.

Портлет для добавления иконки справочника

Ограничение удаления объектов с записями справочника

Начиная с версии системы 3.27, чтобы не допустить потерю данных по Объектам, на которых уже созданы записи определенного справочника, можно полностью заблокировать возможность удаления таких Объектов из системы.



Для включения блокировки Администратору Системы необходимо:

  1. Через Администрирование → «Справочники» → Выбрать необходимый справочник.
  2. В общих настройках данного справочника активировать опцию «Запретить удаление объекта, имеющего записи».



После активации свойства в выбранном справочнике, в системе будут защищены от удаления все связанные со справочником объекты иерархической структуры, имеющие хотя бы одну запись в соответствующем справочнике.

В частности, используя активацию данного свойства справочника можно заблокировать удаление задач, по которым отражено фактически отработанное рабочее время сотрудника (через табель или непосредственно через справочник на объекте). После этого Объекты, на которые уже списано рабочее время в соответствующем справочнике, будут заблокированы от удаления.

Структура справочника

Структура записей справочника

ВНИМАНИЕ АДМИНИСТРАТОРУ!!

При изменении значения структуры записей справочника (то есть как именно этот справочник отображается у пользователя в интерфейсе), ДРУГИЕ настройки справочника могут поменять своё значение.

Обязательно проверяйте корректность параметров справочника после того, как в любой комбинации меняли параметр «Структура записей справочника».

Структура записей справочника Иерархическая Горизонтальный список Вертикальный список
Можно выводить на главную объекта
Доступные формы ввода записи Строка ввода
Всплывающее окно 		Строка ввода
Всплывающее окно 		Всплывающее окно
Как выглядит

Особенности иерархическая структуры

На вкладке справочника отображаются записи не только по текущему объекту, но и по всем его дочерним, с которыми этот же справочник связан.

Иерархическая структура справочника позволяет:

  • устанавливать запрет на ввод записей в справочник, когда:
    1. этот справочник добавлен в несколько объектов, вложенных друг в друга
    2. И при этом необходимо, чтобы в одном типе объектов можно было вводить данные в этот справочник, а в другом нет.
  • cделать доступной отображение статусов объектов в списке основных опций справочника.
    Выбрать структуру записей справочника Иерархическая → Сохранить → снова зайти в справочник → Изменить → чек-бокс Возможность изменения статуса задач.
Этот тип отображения не доступен, если он выводится на Главную страницу проекта (опция «Место отображения списка записей»).

Место отображения списка записей

  • На закладке справочника – в меню объекта появится пункт с названием этого справочника.
    Список записей отображается на отдельной странице.
    Такой справочник можно сгруппировать в закладки.
  • на Главной проекта – список записей отображается на Главной странице проекта, под списком реквизитов и набором отчетов.
    Под карточкой объекта также можно отображать справочники Ведущий-Подчинённый.

Форма ввода записи

Всплывающее окно – заполнение значений справочников будет доступно во всплывающем окне1).

Строка ввода – выбор этого значения позволяет добавлять и изменять в строке таблицы записей.

Этот тип ввода не доступен для справочника с формой отображения Вертикальный список.
1)
Pop-up