Это старая версия документа!

Импорт записей в справочник из MS Excel

Добавляйте записи в справочники из файлов MS Excel.
Легко загружайте в систему: таблицы контактов, смет, спецификаций и проч.

Механика импорта

  1. Зайдите в справочник объекта
  2. Кнопка «загрузить из Excel» → «Скачать файл-шаблон» (Рисунок Imp.1)


    Рисунок Imp.1 – Загрузка данных в справочник

  3. Заполните файл данными и сохраните его.
  4. Вернитесь на страницу справочника → «загрузить из Excel» → «Выберите файл» – прикрепите заполненный шаблон
  5. Кнопка «Импортировать».
Чтобы в скачиваемом шаблоне была доступна иерархическая структура с подчиненными объектами, нужно включить значения параметра Структура записей справочника = Иерархическая.

Как заполнять файл

Код объекта в шаблоне

Из необычного, в шаблоне, который нужно заполнить записями, вы увидите поле – Код*. В нём – GUID тех объектов, к которым относится справочник.

Всего один раз заполнив и загрузив шаблон, вы можете внести записи в справочники нескольких объектов.

Чтобы записи разошлись по нужным местам, в шаблоне должны быть указаны объекты и их коды, к которым справочники привязаны.

Чтобы добавить запись в справочник объекта, добавляйте запись под ним.

Новая запись справочника – новая строка в Excel, расположенная под нужным объектом.

Рисунок Imp.2 – Импорт данных из строк файла MS Excel

Даты. Особенности

Если в справочник даты должны вводиться вручную1), нельзя использовать в названии файла конструкцию с подчеркиванием перед словом: 

_любое слово''
  1. При импорте записей в справочник, в котором даты записей привязаны к плановым датам проекта к названиям файлов (Опция «Использовать дату» = «Да, использовать расчетные даты проекта»), в конце названия файла нужно оставлять выражения <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> (в зависимости от типа дат, к которым привязываются даты записей), перед другими словами в названии символ подчеркивания использовать также нельзя. Также, после конструкций <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> можно использовать пробел и уже после него вставлять в название другие необходимые слова и выражения.

</callout>

Реквизит-классификатор с несколькими значениями

Как импортировать запись с реквизитом-классификатором, в котором должно быть несколько значений?

В файле-шаблоне MS Excel, в ячейке этого реквизита разделяйте значения разрывом строки – Alt+Enter:

При импорте данных из MS Excel справочника с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений, следует все требуемые для одной строки справочника значения реквизита-классификатора располагать в одной ячейке файла MS Excel, друг под другом. Это можно сделать с помощью сочетания клавиш Alt+Enter: следует ввести первое значение, затем создать следующую строку в ячейке, нажав Alt+Enter, после чего в следующую строку ввести второе значение и т.п.

Рисунок Imp.4 – Справочник с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений

  1. При импорте записей в справочник, в котором даты записей должны вводиться вручную (Опция «Использовать дату» = «Да, ручной ввод») нельзя использовать в названии файла конструкцию с подчеркиванием перед словом – <_любое слово>.
  2. При импорте записей в справочник, в котором даты записей привязаны к плановым датам проекта к названиям файлов (Опция «Использовать дату» = «Да, использовать расчетные даты проекта»), в конце названия файла нужно оставлять выражения <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> (в зависимости от типа дат, к которым привязываются даты записей), перед другими словами в названии символ подчеркивания использовать также нельзя. Также, после конструкций <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> можно использовать пробел и уже после него вставлять в название другие необходимые слова и выражения.

Добавление значений реквизита-классификатора в справочник

Одновременно с импортом можно создавать новые значения для реквизитов-классификаторов.

Например, есть реквизит-классификатор «Версия продукта», и у него есть преднастроенные значения: v.1.0, v.1.1, v.1.2
Но запись в справочник касается уже новой версии продукта – v.2.0 ⇒ это значение должно попасть в справочник.

Поставьте чек-бокс в «Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы», если действительно есть новые значения, которые нужно добавить в систему (Рисунок 2).

  • При неактивном чек-боксе (значение по умолчанию) импорт файла происходит стандартным способом: при отсутствии значений классификаторов, указанных в строках файла, формируются ошибки загрузки.
  • При активации чек-бокса, в процессе импорта, на первом этапе создаются новые значения всех классификаторов, присутствующих в колонках файла. На втором этапе производится собственно импорт строк файла в записи справочника.
Функциональность доступна только для пользователей, обладающих правом на «Импорт значений классификаторов» из группы прав «Операции с импортом».

Рисунок 2 – Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы

1)
опция справочника Использовать дату = Да, ручной ввод