Импорт записей в справочник из MS Excel

Добавляйте записи в справочники из файлов MS Excel.
Легко загружайте в систему: таблицы контактов, смет, спецификаций и проч.

Обратите внимание

Такие компоненты в ADVANTA совместимы только с продуктами Microsoft Office.
Мы не можем дать гарантии совместимости с офисными пакетами других производителей.
Файлы в них могут открываться с искажениями форматирования, либо, в отдельных случаях, могут не открываться вообще.
Это не является ошибкой системы.

Механика импорта

  1. Зайдите в справочник объекта
  2. Кнопка «загрузить из Excel» → «Скачать файл-шаблон» (Рисунок Imp.1)


    Рисунок Imp.1 – Загрузка данных в справочник

  3. Заполните файл данными и сохраните его.
  4. Вернитесь на страницу справочника → «загрузить из Excel» → «Выберите файл» – прикрепите заполненный шаблон
  5. Кнопка «Импортировать».

Как заполнять файл

Код объекта в шаблоне

Из необычного, в шаблоне, который нужно заполнить записями, вы увидите поле – Код*. В нём – GUID тех объектов, к которым относится справочник.

Всего один раз заполнив и загрузив шаблон, вы можете внести записи в справочники нескольких объектов.

Чтобы записи разошлись по нужным местам, в шаблоне должны быть указаны объекты и их коды, к которым справочники привязаны.

Чтобы добавить запись в справочник объекта, добавляйте данные справа от заполненного поля «Код», если необходимо добавить несколько записей в один и тот же объект, следующие записи добавляйте в строки под строкой с заполненным полем «Код». При этом поле «Код» для тех записей, которые нужно добавить в тот же объект, заполнять не нужно.

Новая запись справочника – новая строка в Excel, расположенная под нужным объектом.

Рисунок Imp.2 – Импорт данных из строк файла MS Excel

Даты. Особенности

Если дата вводится вручную

Если в справочник даты должны вводиться вручную1), нельзя использовать в названии файла конструкцию с подчеркиванием перед словом: _любое слово.

Если дата привязана к плановым датам проекта

При импорте записей в справочник, в котором даты записей привязаны к плановым датам проекта2), в конце названия файла нужно оставлять выражения: _BindDateToProjectBegin\_ либо _BindDateToProjectEnd\_

Перед другими словами в названии символ подчеркивания использовать также нельзя.

Также, после конструкций _BindDateToProjectBegin\_, либо _BindDateToProjectEnd\_ можно использовать пробел и уже после него вставлять в название другие необходимые слова и выражения.

Реквизит-классификатор с несколькими значениями

Как импортировать запись с реквизитом-классификатором, в котором должно быть несколько значений?

В файле-шаблоне MS Excel, в ячейке этого реквизита разделяйте значения разрывом строки – Alt+Enter:

При импорте данных из MS Excel справочника с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений, следует все требуемые для одной строки справочника значения реквизита-классификатора располагать в одной ячейке файла MS Excel, друг под другом. Это можно сделать с помощью сочетания клавиш Alt+Enter: следует ввести первое значение, затем создать следующую строку в ячейке, нажав Alt+Enter, после чего в следующую строку ввести второе значение и т.д.

Рисунок Imp.3 – Справочник с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений

Новое значение реквизита-классификатора

Одновременно с импортом можно создавать новые значения для реквизитов-классификаторов.

Доступна только для пользователей с правом на «Импорт значений классификаторов» из группы прав «Операции с импортом».
Например, есть реквизит-классификатор «Версия продукта», и у него есть преднастроенные значения: v.1.0, v.1.1, v.1.2
Но запись в справочник касается уже новой версии продукта – v.2.0 ⇒ это значение должно попасть в справочник.
  • Если чек-бокс включен, в процессе импорта
    1. создаются новые значения всех классификаторов, присутствующих в колонках файла;
    2. импортируются строки файла в записи справочника.
  • Если чек-бокс НЕ включен (значение по умолчанию), и в файле есть неопознанные значения реквизита-классификатора, формируются ошибки загрузки.
  • При активации чек-бокса,

Рисунок Imp.4 – Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы

1)
опция справочника Использовать дату = Да, ручной ввод
2)
опция справочника Использовать дату = Да, использовать расчетные даты проекта