Настройка публичного отчёта

Личные и публичные отчёты

Любой отчёт, который создаёт пользователь со своего рабочего стола через модуль «Мои отчёты» (меню слева) → «Добавить отчёт», – это отчёт, который видит в меню системы только он. Каждый созданный отчет имеет уникальную гиперссылку, которую невозможно подобрать вручную.

Теоретически 50 пользователей могут создать один и тот же абсолютно одинаковый отчёт – и пользоваться им независимо друг от друга. Для системы это будет 50 разных отчётов. Пользователи не увидят в меню отчёты друг друга.
Однако если администратор создаст 1 отчёт и откроет его команде из 50 человек, для системы это будет 1 отчёт, который видят в меню все эти пользователи.
Сделать личный отчёт публичным может только администратор системы.

Есть несколько способов и подходов для расшаривания отчёта (открытия ссылки на отчёт другим пользователям).

Связать отчёт с объектом

На карточке конкретного объекта появится в меню объекта ссылка на отчёт.

Логика привязки отчёта к конкретному объекту дерева проектов
Разумно использовать, если отчёт контекстный, касается какого-то конкретного проекта и его команды.

Как привязать

  1. Зайдите в отчёт (или создайте и сохраните новый отчёт).
  2. Меню (три точки) → «Связать с объектом».
  3. Выберите нужный объект в дереве проектов.
  4. Сохраните отчёт.

Результат:

Ссылка на отчет с типом «Электронная таблица» с карточки проекта

Связать отчёт с модулем глобального меню

Привязать отчёт к модулям меню и открыть группе пользователей ссылку на этот отчёт.

Логика привязки отчёта к модулю на рабочем столе
Хороший вариант, когда отчёт по своему содержанию охватывает всю иерархию дерева проектов.

Как привязать

  1. Зайдите в отчёт (или создайте и сохраните новый отчёт).
  2. Меню (три точки) → «Связать с модулем» → выберите нужный модуль. Сохраните отчет.
  3. Снова зайдите в меню (три точки) → «Открыть группе» → выберите те группы пользователей, у которых должна в меню отображаться ссылка на этот отчёт.
  4. Сохраните отчёт.

Администратору системы

О том, как администратор может вывести индивидуальный для каждого, контекстный отчёт в модуль.

Один и тот же отчёт можно привязать к нескольким объектам или модулям, при этом в меню настроек отчёта в скобках будет указана цифра – со сколькими объектами и/или модулями связан отчет.

Формирование публичных отчетов

Связать отчёт с типом объектов

Можно привязать отчёт к типу объектов: чтобы в любом объекте этого типа в дереве проектов был по умолчанию этот отчёт.

Логика привязки отчёта к типу объектов

Важное отличие от привязки отчёта к отдельному объекту

Такой шаблон отчёта в типе объектов отображает данные только в контексте той ветки дерева проектов, к узлу которой он прикреплён.
Это удобное и разумное решение для структуры с однотипными проектами, где нужно показать не всё-всё всем, а дать отчёт разным командам в контексте их проектов.