Это старая версия документа!

Автоматическая рассылка запросов на заполнение формы

Система может сама рассылать запросы на заполнение формы по заданному расписанию и правилам.

Как настроить автоматическую рассылку:

  1. Администрирование → Общие настройки → Конструктор форм;
  2. клик на нужную форму или создать новую форму;
  3. портлет «Автоматические рассылки запросов» → Добавить.

Подробное описание настроек см. ниже.

Системному администратору

Запустите на сервере c IIS1) службу системного таймера, чтобы автоматическая рассылка запросов заработала.

Скачать утилиту для запуска службы можно в разделе Дистрибутивы.

Для одной формы может быть настроено несколько автозапросов.

Настройка автозапроса

Способ отбора объектов

По заданным фильтрам – автоматический Ручной – из конкретных, выбранных вручную объектов

Рисунок 1 – Автоматический и ручной способы отбора объектов для автоматической рассылки

Какие объекты отбирать

Не выбирайте для рассылки автозапросов слишком много типов объектов.
Не выбирайте те типы объектов, которые будут содержать в себе уже выбранные типы объектов – так система создаст много дублирующих запросов ⇒ пользователи запутаются при их заполнении.
Выберите тот тип объектов в проекте, по которому ведется сбор данных в форме, или директорию, содержащую в себе проекты.

Адресаты

Выберите: получать запросы должны получать конкретные пользователи? Или, например, сотрудники конкретного подразделения (которые внесены в группу)?
Или вне зависимости от должности, сотрудник должен получить запрос, если он, допустим, исполнитель по просроченной задаче?

Выбор адресатов по проектным ролям Выбор конкретных пользователей

Рисунок 2 – Выбор адресатов

Важно!

Если вы выбрали вариант запроса по проектным ролям (Руководитель, Исполнитель, Участник), то запрос уйдет пользователям, которые назначены Руководителями и Исполнителями (либо добавлены в список Участников) на карточках объектов из пункта выше – «Способ отбора объектов«. То есть Руководители, Исполнители и Участники тех объектов, с уровня которых должен отправляться автоматический запрос, а не самих объектов выборки формы, в которые нужно вносить данные. Поэтому лучше использовать вариант адресации «Пользователи и группы» → Все пользователи. </callout> ==== Расписание ==== Добавьте расписание для запроса: с какой периодичностью запросы будут рассылаться.

Рисунок 3 – Настройка расписания автоматической рассылки
===== Тестирование настройки ===== Протестируйте настроенную рассылку запросов: - сохраните автоматическую рассылку; - снова зайдите в неё из карточки редактирования формы; - нажмите Тестировать и просмотрите список пользователей, которым придет запрос.
Если пользователь указан в разных объектах, он получит два запроса на заполнение формы, по каждому объекту.

Рисунок 4 – Тестирование автоматической рассылки запросов на заполнение формы

Автоматические запросы также фиксируются в истории запросов на заполнение форм в объекте и в отчете «История запросов по формам».

Чтобы просмотреть историю запросов на заполнение форм в объекте, перейдите по ссылке «история запросов» на странице списка форм объекта.

===== Пример настройки =====

Пример автоматической рассылки запросов на заполнение формы по уточнению сроков выполнения текущих задач.

  1. Зайдите на страницу настроек формы.
  2. «Автоматические рассылки» → «Добавить»
  3. Введите название рассылки.
  4. Отберите объекты, по которым нужно запросить информацию. В примере нам нужна информация по дочерним объектам проекта «Квартальный план» (он доступен для выбора, т.к. выбран в свойствах формы в портлете «Возможность запроса из объектов»).
  5. Задайте фильтр: запрашивать информацию только по проектам с типом «Квартальный план» со статусом «В работе». Завершенные и отложенные/отмененные проекты нас не интересуют.
  6. Укажите адресатов запросов: направляем запросы всем пользователям из группы «Отдел разработки».
  7. Назначьте расписание для автоматических запросов: каждый понедельник, в 9 утра.
  8. Срок для ответа пользователей на запрос оставляем тот, который задан по умолчанию – 8 часов.

В результате все пользователи из группы «Отдел разработки» каждый понедельник, в 9 утра получат запрос на заполнение формы только по своим задачами (типы задач указаны на странице свойств форммы) из проектов с типом «Квартальный план», имеющих статус «В работе».

Рисунок 5 – Пример настройки автоматической рассылки запросов на заполнение формы
===== Логика работы автозапросов ===== - Администратор системы настраивает запрос: кому, при каких условиях (например, через какое время после определённого события – просрочки задачи) должен уйти запрос на заполнение формы пользователю. - Если условие выполняется, запрос попадает в «стек периодических событий». - Когда срабатывает внешняя служба таймера, в систему отправляется команда на запуск рассылки запросов из «стека периодических событий». - Система отправляет все запросы из стека адресатам и после этого очищает сам стек.

1)
где размещена инсталляция системы