Автоматическая рассылка запросов на заполнение формы

Система может сама рассылать запросы на заполнение формы по заданному расписанию и правилам.

Как настроить автоматическую рассылку:

  1. Администрирование → Общие настройки → Конструктор форм;
  2. клик на нужную форму или создать новую форму;
  3. портлет «Автоматические рассылки запросов» → Добавить.

Подробное описание настроек см. ниже.

Системному администратору

Запустите на сервере c IIS1) службу системного таймера, чтобы автоматическая рассылка запросов заработала.

Скачать утилиту для запуска службы можно в разделе Дистрибутивы.

Для одной формы может быть настроено несколько автозапросов.

Настройка автозапроса

Способ отбора объектов

По заданным фильтрам – автоматический Ручной – из конкретных, выбранных вручную объектов

Рисунок 1 – Автоматический и ручной способы отбора объектов для автоматической рассылки

Какие объекты отбирать

Не выбирайте для рассылки автозапросов слишком много типов объектов.
Не выбирайте те типы объектов, которые будут содержать в себе уже выбранные типы объектов – так система создаст много дублирующих запросов ⇒ пользователи запутаются при их заполнении.
Выберите тот тип объектов в проекте, по которому ведется сбор данных в форме, или директорию, содержащую в себе проекты.

Адресаты

Выберите: получать запросы должны получать конкретные пользователи? Или, например, сотрудники конкретного подразделения (которые внесены в группу)?
Или вне зависимости от должности, сотрудник должен получить запрос, если он, допустим, исполнитель по просроченной задаче?

Выбор адресатов по проектным ролям Выбор конкретных пользователей

Рисунок 2 – Выбор адресатов

Важно!

Если вы выбрали вариант запроса по проектным ролям (Руководитель, Исполнитель, Участник), то запрос уйдет пользователям, которые назначены Руководителями и Исполнителями (либо добавлены в список Участников) на карточках объектов из пункта выше – «Способ отбора объектов«. То есть Руководители, Исполнители и Участники тех объектов, с уровня которых должен отправляться автоматический запрос, а не самих объектов выборки формы, в которые нужно вносить данные.

Поэтому в большинстве случаев удобнее использовать вариант адресации «Пользователи и группы» с выбором конкретных групп или пользователей для автоматической рассылки.

Расписание

Добавьте расписание для запроса: с какой периодичностью запросы будут рассылаться.

Рисунок 3 – Настройка расписания автоматической рассылки

Тестирование настройки

Протестируйте настроенную рассылку запросов:

  1. сохраните автоматическую рассылку;
  2. снова зайдите в неё из карточки редактирования формы;
  3. нажмите Тестировать и просмотрите список пользователей, которым придет запрос.
    Если пользователь указан в разных объектах, он получит два запроса на заполнение формы, по каждому объекту.

Рисунок 4 – Тестирование автоматической рассылки запросов на заполнение формы

Автоматические запросы также фиксируются в истории запросов на заполнение форм в объекте и в отчете «История запросов по формам».

Чтобы просмотреть историю запросов на заполнение форм в объекте, перейдите по ссылке «история запросов» на странице списка форм объекта.

Пример настройки

Пример автоматической рассылки запросов на заполнение формы по уточнению сроков выполнения текущих задач.

  1. Зайдите на страницу настроек формы.
  2. «Автоматические рассылки» → «Добавить»
  3. Введите название рассылки.
  4. Отберите объекты, по которым нужно запросить информацию. В примере нам нужна информация по дочерним объектам проекта «Квартальный план» (он доступен для выбора, т.к. выбран в свойствах формы в портлете «Возможность запроса из объектов»).
  5. Задайте фильтр: запрашивать информацию только по проектам с типом «Квартальный план» со статусом «В работе». Завершенные и отложенные/отмененные проекты нас не интересуют.
  6. Укажите адресатов запросов: направляем запросы всем пользователям из группы «Отдел разработки».
  7. Назначьте расписание для автоматических запросов: каждый понедельник, в 9 утра.
  8. Срок для ответа пользователей на запрос оставляем тот, который задан по умолчанию – 8 часов.

В результате все пользователи из группы «Отдел разработки» каждый понедельник, в 9 утра получат запрос на заполнение формы только по своим задачами (типы задач указаны на странице свойств форммы) из проектов с типом «Квартальный план», имеющих статус «В работе».

Рисунок 5 – Пример настройки автоматической рассылки запросов на заполнение формы

Логика работы автозапросов

  1. Администратор системы настраивает запрос: кому, при каких условиях (например, через какое время после определённого события – просрочки задачи) должен уйти запрос на заполнение формы пользователю.
  2. Если условие выполняется, запрос попадает в «стек периодических событий».
  3. Когда срабатывает внешняя служба таймера, в систему отправляется команда на запуск рассылки запросов из «стека периодических событий».
  4. Система отправляет все запросы из стека адресатам и после этого очищает сам стек.
1)
где размещена инсталляция системы