Как создать новое согласование

Все актуальные согласования по объекту и его дочерним задачам отображаются в разделе «Согласования».
Вертикальное меню → Проекты → Дерево проектов → зайти в нужный проект → в левом меню «Согласования»

Рисунок 1 – типовая механика создания согласования

Инициируйте создание нового согласования

Все действия по согласованию (отклонение, утверждение) отображаются в ленте событий автора согласования.
Вертикальное меню → Проекты → Дерево проектов → зайти в нужный проект → в левом меню «Согласования» → «Добавить».

Рисунок 2A – создание нового согласования

Вертикальное меню → Проекты → Дерево проектов → зайти в нужный проект → в левом меню «Документы» → добавьте документ → в строке с добавленным документом «Согласовать».

Рисунок 2B – создание нового согласования

Кнопка доступна почти на каждой странице системы. → выбрать в колонке значок-шестерёнку «Создать согласование»

Рисунок 2C – создание нового согласования

При сохранении согласования из мастер-кнопки нужно вручную выбрать тот объект, к которому согласование будет относиться.
«Висеть в воздухе» согласование не может – оно должно быть связано с каким-то объектом системы.
Запустить новое согласование для того же самого документа можно только после того, как текущее согласование будет закрыто.

Заполните тело согласования

  1. Название согласования.
  2. Текст согласования – при необходимости.
    Это может быть пояснение к документу на согласовании.
  3. Документ(ы) – также при необходимости.
    Все документы, которые вы добавляете в согласования, отображаются в разделе «Документы» этого объекта.

Рисунок 3 – страница согласования

Создайте и настройте маршрут

Добавьте список пользователей системы – согласующих, которые завизируют документ в определенном порядке и в указанный срок.

  1. Выберите пользователей – участников согласования.
    Список возможных согласующих формируется по наличию у пользователей права на «Просмотр согласования».
    Разрешение может быть установлено в проектной или в системной ролях.
  2. Выберите тип согласования:
    • Параллельное – все согласующие одновременно получают запрос на визирование (согласование) документа.
    • Последовательное (выбрано по умолчанию) – согласующие последовательно получают запрос на согласование документа: от первого пользователя (в списке согласующих) к последнему.
      • Запрос к следующему пользователю формируется только после любого ответа предыдущего.
      • Порядок можно изменять стрелками.
    • Последовательно-параллельное согласование –- комбинация последовательного и параллельного согласований (Рисунок 4:1).
      Востребовано, например, при согласовании договоров: проект договора направляется сначала на согласование в функциональные службы, а после – на подпись руководителю.

      После того, как вы добавили пользователей:

      1. объедините параллельных согласующих в группы: рядом с именем пользователя есть стрелки Переместить пользователя в нижнюю группу и Переместить пользователя в верхнюю группу;
      2. выстройте порядок групп с помощью стрелок Переместить группу вверх и Переместить группу вниз в крайней левой колонке (Рисунок 4:2).
        Чтобы вывести пользователя из группы параллельного согласования, нажмите на стрелку Сделать пользователя отдельной группой(стрелка влево)

Срок согласования

  • Укажите для каждого пользователя срок ответа на согласование в рабочих часах или днях.
  • Задайте срок ответа на согласование, который будет применен ко всем вновь добавленным согласующим (Рисунок 4).
  • Сохраните маршрут.
Срок ответа в согласовании рассчитывается согласно настройкам производственного календаря(доступно только Администратору системы), заданного по умолчанию: в расчете учитывается только рабочее время. Время обеда, выходные и праздничные дни в расчете срока ответа не учитываются.

Изменение настроек календаря после сохранения согласования на счетчик обратного отсчета не влияют. Отсчет будет вестись в соответствии с настройками календаря, который был задан по умолчанию в момент сохранения согласования.

В момент отправки запроса на согласование рассчитываются крайние дата и время на ответ.
Расчёт производится на основе выставленного в маршруте срока и установленного в системе по умолчанию производственного календаря.
У согласующего в пришедшем запросе на согласование отображается оставшееся календарное время до рассчитанных крайних даты и времени на ответ.
Например, в маршруте был указан плановый срок в 2 рабочих часа. Если запрос уйдет согласующему в 17.00 (рабочий день по календарю до 18.00, а следующий только завтра с 09.00), то для него крайние дата и время на ответ будут равны 10.00 следующего рабочего дня (завтрашнего), а в счетчике оставшегося времени у пришедшего запроса будет указано, что осталось 16 часов 59 минут.

Рисунок 4 – Создание маршрута согласования

Использование шаблона согласования

Можно использовать уже созданный шаблон списка согласующих – если он, конечно, был создан. ;-)

Администратору системы

Шаблоны согласований может создать только администратор системы.

«Администрирование» → «Свойства объектов» → «Шаблоны» → в портлете «Шаблоны согласований» «Создать шаблон»

Вместо того, чтобы вручную выбирать согласующих и формировать оптимальный порядок, клик на «Использовать шаблон» → выбрать из списка доступных шаблонов.

Использование шаблона согласующих

Рисунок 5 – Использование шаблона согласующих

Использовать созданный шаблон маршрута можно только для нового согласования. Если вы возобновляете старое согласование, выбрать шаблон нельзя.

Сохраните согласование, чтобы запустить процесс.

Назад
Вперёд