Шаблон проекта. Создание и настройка

О том, зачем нужны шаблоны проектов.

Особенности

Обязательные реквизиты в шаблоне игнорируются.
Записи справочников, сохраненные в шаблоне, копируются в создаваемом из него проекте.
Можно настроить шаблон так, чтобы в разворачиваемом проекте:

Как создать шаблон проекта

Шаг 1. Создание нового шаблона

Чтобы создать шаблон проекта:

  1. зайдите в раздел «Администрирование» → «Свойства объектов» → «Шаблоны»;
  2. в портлете «Шаблоны проектов» нажмите «Создать шаблон»;
  3. выберите тип родительского объекта в шаблоне (Рисунок 1).
    Можно построить новый шаблон на основании уже существующих шаблонов в системе. Это может быть полезным, когда нужно создать несколько дополнительных шаблонов проектов, которые незначительно отличаются от уже созданных.


    Выбор типа объекта для создания шаблона

    Рисунок 1 – Выбор типа объекта для создания шаблона

  4. на открывшейся карточке создания шаблона укажите необходимые реквизиты и свойства;
  5. сохраните изменения (Рисунок 2).
    Страница создания родительского объекта в шаблоне
    Рисунок 2 – Страница создания родительского объекта в шаблоне

Шаг 2. Иерархия шаблонов объектов

Важное преимущество шаблонов проектов – в том, что пользователь сможет в пару кликов развернуть целый преднастроенный проект. ⇒ Нужно в новом шаблоне проекта создать ту иерархию, которая развернётся у пользователя.

Мы рекомендуем опираться на уже существующие проекты, обкатанные на практике. Отталкивайтесь от того, как оно бывает в жизни + добавляйте щепотку той стройности, структурности, которую нужно привнести.
Не стоит рисовать идеальную картину в шаблоне, которую пользователи выдержать в рабочем процессе не смогут. Например, закладывать нереалистичные сроки или добавлять те задачи, ценность которых сомнительна или значение которых пользователи не поймут без дополнительных пояснений.

Чтобы в шаблоне добавить иерархическую структуру объектов, у вас есть 2 равноценных инструмента:

  1. через раздел «Иерархическая структура» на карточке шаблона, процесс добавления объектов полностью аналогичен обычному добавлению новых объектов в Дереве проектов;
    Здесь вы в том числе сможете воспользоваться импортом объектов, чтобы ускорить процесс, если нужно загрузить много однотипных объектов.
    Добавление нового объекта в шаблон из иерархии
    Рисунок 3 – Добавление нового объекта в шаблон из иерархии
  2. через «Диаграмму Ганта» – создавая записи прямо в диаграмме.
    Меню слева на карточке шаблона → Гант → клик на объект в списке → «Добавить элемент с типом».
    Добавление нового объекта в шаблон из диаграммы Ганта
    Рисунок 4 – Добавление нового объекта в шаблон из диаграммы Ганта
    Для сохранения любых изменений, сделанных на диаграмме, нужно нажать кнопку «Сохранить изменения» . В противном случае, при переходе на другую страницу без этого действия, все изменения будут утеряны!
    Также при добавлении объектов в шаблон через диаграмму Ганта вы можете сразу же настроить временные связи между работами.

Шаг 3. Даты

По умолчанию даты при создании шаблона полностью копируются.

Определите, в зависимости от типа проекта, какие даты в нём должны быть:

  • фиксированные – когда бы вы ни создали проект, там будут «гвоздями прибитые» конкретные даты;
  • относительные – когда проект создан – от такой даты он и начинается.

Фиксированные даты

С помощью Ганта или через карточки объектов настройте время начала и окончания работ.

Относительные даты

Чтобы проект, развернутый из шаблона, начинался с текущей даты и имел корректную дату завершения, нужно:

  1. поставить чек-бокс «Сбросить плановые даты» в настройках шаблона (Рисунок 5);
  2. всю последовательность работ выстроить с помощью зависимостей (связей) между задачами проекта.

Рисунок 5 – Настройки шаблона проекта в портлете «Шаблоны проектов»

Шаг 4. Делегирование

Может быть 2 варианта настройки:

Назначается создателю

Чтобы проект и его содержимое назначался на того, кто этот проект из шаблона развернёт, надо чтобы в настройках шаблона проекта НЕ стояли чек-боксы:

  • «Назначить на работы исполнителей, указанных в шаблоне»
  • «Назначить на работы руководителей, указанных в шаблоне» (Рисунок 5).

В таком случае после разворачивания проекта тот, кто его создал, вручную может менять назначения руководителей и исполнителей, как в любых других объектах, если у него есть права на делегирование.

Назначается преднастроенным руководителям и/или исполнителям

Чтобы проект и его содержимое назначался на конкретных пользователей системы, надо:

  1. Делегировать объекты проекта в шаблоне ответственным пользователям.
    Процесс делегирования в шаблоне аналогичен обычному процессу делегирования объектов.
  2. В настройках шаблона проекта (Рисунок 5) должен стоять чек-бокс:
    • «Назначить на работы исполнителей, указанных в шаблоне» – если нужно зафиксировать в шаблоне исполнителей;
    • «Назначить на работы руководителей, указанных в шаблоне» – если нужно зафиксировать в шаблоне руководителей.
Например, руководители проекта известны, и понятно, кто будет отвечать за определённые вехи. Однако у каждого руководителя свой штат, и он сам решит после начала проекта, кому именно дать эти поручения в работу. ⇒ Нужно зашить в настройки делегированного руководителя, а исполнителя оставить без настроек.
Если в шаблоне проекта есть преднастроенные в объектах руководители и исполнители, то развернуть такой шаблон сможет только тот, у кого есть системные права на делегирование объектов и лицензия «Руководитель» или «Директор».

Шаг 5. Дополнительные настройки

Имя шаблона

Адмнистрирование → Шаблоны → портлет «Шаблоны проектов» → столбец «Сохранять имя шаблона».

  • Если поставить чек-бокс, название шаблона будет автоматически подставляться в название разворачиваемого проекта.
    Удобно сохранять название, когда из шаблонов формируются отдельные этапы работ.
  • Если чек-бокс снят, то название проекта по умолчанию будет пустым.

Доступность шаблона для разворачивания

«Администрирование» → «Шаблоны» → портлет «Шаблоны проектов» → чек-бокс «Добавить, если в родительском объекте установлен признак».

Можно ограничить доступность шаблона для разворачивания в родительском объекте – указать значение реквизита-классификатора, при котором шаблон станет доступен.

Чтобы это сделать, нужно создать реквизит-классификатор или реквизит-процесс и прикрепить его к тому типу объекта, из которого можно разворачивать этот шаблон.

Условия проверки доступности работают по принципу логического «ИЛИ» – если любое значение в любом из указанных в настройках шаблона реквизитов совпадает со значением такого же реквизита, выбранном в родительском объекте, то шаблон будет доступен для создания.

Документы

Если есть какие-то типовые документы, которые должны быть в проекте на момент его старта, добавьте их в шаблон. Инструмент добавления документов в шаблон аналогичен обычному добавлению документов к объекту.

В шаблонах удобно сохранять контрольные документы на уровне отдельных задач или вех, без прикрепления которых завершить веху или задачу будет невозможно.

В последующем, при реализации проекта, при изменении пользователем статуса вехи или задачи на «Готов к проверке», система проверит наличие необходимых документов, и сигнализирует об ошибке, если они отсутствуют.