Это старая версия документа!

Импорт записей в справочник из MS Excel

В системе «Адванта» имеется возможность загрузки данных из файлов MS Excel в справочники. Благодаря этому можно легко загружать в систему таблицы контактов, смет, спецификаций и прочей информации.

Импорт записей справочника

Шаг 1. Сохранить шаблон справочника

  1. Зайдите в справочник объекта
  2. Кнопка «загрузить из Excel» → «Скачать файл-шаблон» (Рисунок 1)


    Рисунок 1 – Загрузка данных в справочник

  3. Заполните файл данными и сохраните его

Шаг 2. Загрузить данные в справочник

  1. В справочнике проекта → «загрузить из Excel» → «Загрузить заполненный шаблон» (Рисунок 1)
  2. Прикрепить созданный файл и загрузить его.

В результате в проект будут импортированы данные из файла MS Excel.

Ряд особенностей, связанных с указанием названия файла MS Excel, который будет использоваться для импорта записей в справочник:
  1. Для того, чтобы в скачиваемом шаблоне была доступна иерархическая структура с подчиненными объектами, нужно включить значения параметра «Структура записей справочника» = «Иерархическая» ([страница настроек справочника в Администрировании|Создание справочников и общие свойства справочников.]).
  2. При импорте записей в справочник, в котором даты записей должны вводиться вручную (Опция «Использовать дату» = «Да, ручной ввод») нельзя использовать в названии файла конструкцию с подчеркиванием перед словом – <_любое слово>.
  3. При импорте записей в справочник, в котором даты записей привязаны к плановым датам проекта к названиям файлов (Опция «Использовать дату» = «Да, использовать расчетные даты проекта»), в конце названия файла нужно оставлять выражения <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> (в зависимости от типа дат, к которым привязываются даты записей), перед другими словами в названии символ подчеркивания использовать также нельзя. Также, после конструкций <_BindDateToProjectBegin\_>, либо <_BindDateToProjectEnd\_> можно использовать пробел и уже после него вставлять в название другие необходимые слова и выражения.

Создание новых значений реквизита-классификатора одновременно с импортом записей справочника

В окне выбора файла для импорта записей справочника имеется чек-бокс «Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы» (Рисунок 2).

При неактивном чек-боксе (значение по умолчанию) импорт файла происходит стандартным способом: при отсутствии значений классификаторов, указанных в строках файла, формируются ошибки загрузки. При активации чек-бокса, в процессе импорта, на первом этапе создаются новые значения всех классификаторов, присутствующих в колонках файла. На втором этапе производится собственно импорт строк файла в записи справочника. Чек-бокс «Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы» доступен только для пользователей, обладающих соответствующими правами (право «Импорт значений классификаторов» из группы прав «Операции с импортом»).

Рисунок 2 – Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы

Импорт справочника с пустыми строками задач

С целью удобства заполнения справочников с иерархической структурой реализован импорт данных из строк файла MS Excel с незаполненным кодом проекта (Рисунок 3). В файле-шаблоне пользователь может вставить неограниченное количество строк с незаполненным кодом проекта. Импорт всех таких строк (с незаполненным кодом проекта) осуществляется в записи справочника того проекта, на уровне которого и ниже они расположены, вплоть до следующей строки с не пустым кодом проекта.

Рисунок 3 – Импорт данных из строк файла MS Excel с незаполненным кодом проекта

Импорт справочника с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений

При импорте данных из MS Excel справочника с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений, следует все требуемые для одной строки справочника значения реквизита-классификатора располагать в одной ячейке файла MS Excel, друг под другом. Это можно сделать с помощью сочетания клавиш Alt+Enter: следует ввести первое значение, затем создать следующую строку в ячейке, нажав Alt+Enter, после чего в следующую строку ввести второе значение и т.п.

Рисунок 4 – Справочник с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений