Согласование данных проекта

Зачем согласовывать данные проекта

Предположим, у вас есть в системе огромный проект, к нему есть доступ у нескольких десятков пользователей, и, как минимум, несколько из них могут его редактировать.
Но! Каждая запятая в каждом реквизите этого проекта – согласованные данные, и меняться без ведома не должны.
Как с этим быть?

Так выглядят реквизиты в объекте по умолчанию, кнопка «Изменить» доступна многим:
Рисунок 1 – Реквизит «Цель/Описание»

В ADVANTA есть отдельные инструменты:

Инструмент согласования данных проекта объединяет в себе эти инструменты.

  • Вы прямо из проекта создаёте согласование1), внутри которого уже есть форма, где вы вносите данные – те самые, которые потом окажутся в полях реквизитов в проекте.
По необходимости, эти данные могут быть заблокированы от изменения в объекте.
Для этого в настройках шаблона нужно включить опцию «Заблокировать реквизиты объекта после согласования».

Администратору системы

Как создать шаблон согласования формы

Как инициировать запрос на изменение в проекте

  1. Перейдите в «Меню проекта» → «Согласовать» и выберите необходимые данные, например «Паспорт проекта»


    Название вкладки может отличаться, в зависимости от того, как настроит шаблон согласования формы администратор системы.
  2. На открывшейся странице согласования нажмите на прикрепленную к нему форму.
  3. Заполните форму и сохраните изменения
  4. На странице согласования нажмите «Начать согласование»


    Пока идет согласование, в проекте остаются старые данные и только после положительного решения и закрытия согласования изменения вступят в силу.
  5. После согласования реквизит проекта «Цель/Описание» будет выглядеть следующим образом

Результат согласования формы

После успешного завершения согласования2):

  • реквизиты проекта заблокированы от изменений;
  • записи справочников утверждены;
  • базовый план сохранен.
Если согласование не пройдено, запрос на изменение сохраняется в истории и в силу не вступает.

Отслеживание результатов согласования формы

Анализируйте статус согласований для каждого проекта в отчетах «Проекты и работы» (Рисунок 6) и «Согласования документов» (Рисунок 7).

Рисунок 6 – Статусы согласований в отчете «Проекты и работы»

Рисунок 7 – Статусы согласований в отчете «Согласования документов»

1)
Согласование данных проекта - рассмотрение данных проекта уполномоченными сотрудниками организации и, выражение ими своего мнения относительно условий, бюджета, сроков проекта и рисков для организации в части своей компетенции.
2)
Если в настройках шаблона согласования формы включены опции «Сохранить базовый план», «Утвердить записи справочника после согласования», «Заблокировать реквизиты объекта после согласования».