Это старая версия документа!

Отчёт "Электронная таблица"

Что такое "Электронная таблица"

Интерфейс электронной таблицы, как привычный MS Excel, встроен в ADVANTA.

Отчёт «Электронная таблица» – это инструмент для сбора информации из других отчётов или из объектов. В нём можно:

  • собирать информацию,
  • делать вычисления,
  • использовать данные для последующего вывода их в дашборды.

Сам по себе отчёт «Электронная таблица» – это пустая таблица с модулем от MS Excel. Вся его сила и функциональность в том, что он умеет:

  • собирать данные из объектов ADVANT'ы;
  • держать в себе константы (см. использование шаблонов в электронной таблице);
  • делать вычисления с помощью формул MS Excel.
Корректная навигация в отчете «Электронная таблица» для масштаба браузера отличного от 100% НЕ гарантируется.

Принцип создания отчёта

  1. Создайте отчёт с типом «Электронная таблица» (модуль на рабочем столе «Мои отчёты» → «Добавить отчёт» или из настроек типа объекта → «Показать отчёт»).
  2. Добавьте в отчет источники данных: объекты, справочники и отчеты других типов.
  3. Сохраните отчёт в системе.
  4. Выгрузите (экспортируйте) отчёт в в формат MS Excel.
  5. В файле MS Excel выполните все необходимые операции с данными и настройки. Воспользуйтесь формулами, расчётами и проч.
  6. В исходный отчет в системе загрузите обновленный файл.

Исходные данные в источнике (объект или отчёт) изменились – они изменятся и в отчёте «Электронная таблица».

⇒ Итоговые данные отчета пересчитаются по заданным в MS Excel формулам.

Если:

Источники отчёта

Файл .xls(x) Данные из системы ADVANTA
Какие данные содержитКоторых может не быть в системе – для подстановки в шаблоне, сопоставления, вычислений и т.п.Данные объектов, справочников, отчётов, системных справочников, – для последующей обработки и вычислений
Как можно добавитьНа втором шаге создания отчёта: загрузить файлМеню → Задать источник данных → указать ID источников
Когда отчёт уже создан: меню → Изменить → Электронная таблица → загрузить файл
Особенность данныхКонстанты или формулы Excel.
Значения, которые не меняются в зависимости от изменений в системе.		Переменные значения, которые таблица собирает из системы.
Для загрузки данных из проекта в отчет необходимо обладать соответствующими правами.

Выгруженные данные из отчетов отфильтрованы в соответствии с правами пользователя.

Файл

Расширение файла -- только маленькими буквами!

Расширение загружаемой таблицы должно быть прописными буквами!

Например, файл с названием REPORT_test_1.XLSX не загрузится. А файл REPORT_test_1.xlsx загрузится нормально.

На втором шаге формирования отчёта

Вторым шагом создания отчёта «Электронная таблица» система предлагает вам загрузить файл – именно это и есть возможный источник для отчёта – файл с расширением .xsl(x) (формат MS Excel).
Если загружать данные из файла на этом этапе вам не нужно, пропустите загрузку.

Рисунок 1A – Выбор файла для загрузки данных в отчет

Из существующего отчёта

На любом этапе жизни отчёта вы можете загрузить файл в отчёт «Электронная таблица».

Важно!

При импорте файла в уже сформированный отчёт, все данные, все вкладки затрутся – они заменятся содержимым загружаемой таблицы.

Это также актуально, если используются данные из системы, затем выгружаются в файл, который вы правите, дополняете расчётами, листами и проч., – и после загружаете обратно.
Т.е. фактически для любого процесса, в котором вы первоначально формируете отчёт нужного вида.

Чтобы загрузить файл:

  1. меню (три точки) → «Изменить»;
  2. поле «Электронная таблица» → «Выберите файл» → выберите файл и загрузите его.

Рисунок 1B – Выбор файла для загрузки данных в отчет

Данные системы

  1. В пустом отчёте «Электронная таблица» → меню (три точки) → «Задать источник данных» (Рисунок 4).


    Рисунок 2 – Задать источник данных для заполнения электронной таблицы

  2. Укажите ID проекта (Рисунок 3:1) и/или отчетов (Рисунок 3:2).


    Рисунок 3 – Указать ID объекта и отчетов

    Как узнать ID объекта или отчёта

    1. Зайдите в нужный проект/отчет.
    2. Из адресной строки браузера скопируйте ID – он указан после знака = и содержит только цифры, буквы и знаки дефиса -. (Рисунок 4).

      Рисунок 4 – Идентификатор проекта

  3. Выберите нужные вам атрибуты объекта чек-боксами.
    Каждая отмеченная группа данных будет загружена на отдельный лист электронной таблицы (Рисунок 5).
  4. После нажатия кнопки «Добавить» (Рисунок 3) появится возможность указать идентификатор еще одного проекта/отчета.
    Каждый отчет будет загружен на отдельный лист электронной таблицы (Рисунок 5).
  5. Сохраните изменения.

Как выгружаются данные в отчёт

Каждый атрибут объекта и каждый отчёт выгружается на отдельную вкладку электронной таблицы.
Название вкладкиОписание содержимого
Атрибуты объектаMainданные по проекту с Главной страницы проекта: тип объекта, название, руководитель, исполнитель, УДН, УДО, ПДН, ПДО, ФДН, ФДО, статус, приоритет, % завершения
Propertiesреквизиты проекта
Membersсписок участников проекта: Имя, Роль
Structureсписок подчиненных задач (уровень – 1, 2, 3, … N), тип объекта, название, руководитель, исполнитель, УДН, УДО, ПДН, ПДО, ФДН, ФДО, статус, приоритет, % завершения)
BasePlans1)Информация обо всех сохранённых базовых планах объектов: ID проекта, уровень в иерархической структуре относительно родительского (родительский = ), тип объекта, название, БН (базовая начало) + полное название последней версии БП, БО (базовая окончание) + полное название последней версии БП, …промежуточные БП…, БН (базовая начало) + полное название первой версии БП, БО (базовая окончание) + полное название первой версии БП
Linksгоризонтальные связи: проекты и их свойства (тип объекта, название, руководитель, исполнитель, УДН, УДО, ПДН, ПДО, ФДН, ФДО, статус, приоритет, % завершения)
Table1…Nданные справочников
ОтчётыReport1…Nданные отчётов

Рисунок 5 – В электронную таблицу загружены данные по проекту и отчетам других типов

Если удалить объект – источник данных (по его ID), связь отчета с удаленным объектом пропадет, но данные в отчете сохраняются.

"Добавить отчёт" → "Фильтровать по объекту"

Функциональность доступна только для администратора. Отображается только при создании отчёта "Электронная таблица" из объекта!

В источниках данных по клику на поле ID отчёта, отображается чек-бокс «Фильтровать по объекту» (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Чек-бокс «Фильтровать по объекту» в «Источнике данных» электронной таблицы объекта

Если эта функция включена в настройках отчёта, то при входе в отчёт со страницы объекта, данные отчёта будут отфильтрованы по тому объекту, из которого вы зашли.

Например, у вас есть 5 проектов, назовём их Проект_1, Проект_2 и т.д. Вы создали через Администрирование → «Объекты» → «Проект» → «Отчёты» новый отчёт, где включили фильтрацию по объекту.

Это значит, что если вы зашли в Проект_3 и выбрали этот отчёт, в содержимом отчёта будут данные только по Проекту_3.

Параметры отчета

Чтобы зайти в параметры отчёта: меню (три точки) → «Изменить».

Рисунок 7 – Параметры отчета

"Использовать шаблон"

Инструмент позволяет добавить в отчёт шаблон для вывода данных или для печати.

Вы можете сделать заготовку, которая будет подтягивать и отображать данные из системы в нужном вам порядке, представлении и проч. – на вашем визуальном шаблоне.

Подробно о том, как настроить шаблон.

"Скрытые вкладки недоступны пользователям"

Отчёт может содержать до нескольких десяток вкладок, причём большая их часть – служебные, а для пользователя представляет ценность одна или две вкладки.

Скройте вспомогательные вкладки в публичном отчёте.

Если "Скрытые вкладки..." включены

  • Пользователю публичного отчета опция не видна и изменить ее значение он не может.
  • При активации опции ранее скрытые в отчете вкладки не видны и их невозможно отобразить, выбрав в меню «Отобразить лист». Справедливо для всех пользователей, включая администратора и автора отчета.
  • При экспорте отчета скрытые вкладки не видны и их невозможно отобразить (для всех пользователей, включая администратора и автора отчета).
  • При копировании отчета владельцу копии отчета опция «Скрытые вкладки недоступны пользователям» доступна и все скрытые вкладки доступны для отображения.

"Включить адрес системы для создания ссылок"

При включении опции в отчёте появляется еще одна вкладка BaseUrl, где в ячейке A1 отображается адрес этой системы ADVANTA.

"Режим расчёта

  • «Рекурсивный» – установлен по умолчанию. Более быстрый способ расчёта. НО может давать сбой в случае сложных вычислений, множества формул на страницах электронной таблицы.
  • «Основанный на цепочках (повышенное потребление памяти)» – способ расчёта для отчёта с большим количеством формул.

Когда надо переключиться с рекурсивного режима? – Только если отчёт работает некорректно и/или файл отчёта не выгружается из системы.

Переключатель доступен только для администратора системы.

Экспорт отчёта в Excel

Чтобы сохранить отчёт в файл:

  1. открыть панель инструментов (если она скрыта);
  2. вкладка «Файл» → «Сохранить как»;
  3. выберите место для сохранение и сохраните файл отчёта.

Расписание обновления данных

Как и зачем настраивать расписание обновления отчёта.

Превью отчёта

Отчёт «Электронная таблица» можно вывести на карточку объекта как ярлык-ссылку или в качестве превью.

Как вывести отчёт на карточку объекта или в модуль на Рабочий стол

См. также по теме «Электронные таблицы»

1)
Доступно с версии 3.17.