F04 Согласование бюджета проекта

1. Отсутствие прозрачного процесса согласования бюджетов проектов. Неуправляемое финансирование проектов.

1. Прозрачный процесс согласования бюджетов проектов в единой среде ИСУП.

1. Создать в ИСУП процедуру согласования бюджета проекта. Единое пространство в ИСУП для планирования проектов.

• настройки ИСУП;
• триггер.

• Формирование бюджета;
• Отправка сформированного бюджета на согласование.

Руководителю проекта необходимо внести данные по бюджету проекта и согласовать его с руководителем портфеля, финансовой службой и руководством. Данный процесс может быть реализован в ADVANTA следующим образом:

Шаг 1
В структуре плана-графика проекта создаются специальные «объекты-затраты», на уровне которых фиксируется необходимая информация для будущего расчета бюджета.
Бюджет проекта складывается из:
1) ФОТ-затрат (Трудозатраты ресурса, умноженные на его ставку. Источником таких затрат являются задачи проекта);
2) не ФОТ затрат, к которым относятся: работы подрядчика, закупка оборудования, риски, командировки.
Таким образом данные первоначально записываются в карточку объекта.

Шаг 2
Переходим в карточку проекта и нажимаем на команду «Сформировать бюджет».

Запускается триггер со необходимыми проверками корректности заполненных данных. После их успешного выполнения система записывает данные из карточки объекта в справочник «Оперативный бюджет».
Данный справочник заполняется исключительно триггером и необходим для того, чтобы зафиксировать версию бюджета перед ее отправкой на согласование.
В случае, если необходимо поменять оперативный бюджет, то требуется изменить информацию в карточке объекта и снова «Сформировать бюджет»

В справочник записываются множество параметров, которые необходимы формирования бюджета и отправки его на согласование:

Шаг 3
Руководитель проекта просматривает через специальный отчет оперативный бюджет в карточке проекта для проверки корректности сформированных данных.

Шаг 4
Если все корректно, то Руководитель проекта отправляет его на согласование. Согласование создается триггером и наполняет его необходимыми согласующими. Причем состав согласующих может быть разным в зависимости, например, от стоимости бюджета.
Запрос на создание согласования запускается из карточки проекта.

Карточка созданного согласования бюджета проекта.

Шаг 5 После успешного согласования система сохраняет ранее отправленную версию как утвержденную (-Сохранение базового плана по ранее отправленному на согласование бюджету проекта подробно описано в решении F05 Сохранение базового плана по стоимости проекта (бюджет проекта).
Шаг 6 Система сохраняет ранее утвержденный бюджет как версию (Сохранение версии бюджета подробно описано в решении F06 Версионность бюджета проекта).