Содержание

Вехи (контрольные точки) проекта

Что такое веха проекта

Что такое веха

Веха (milestone, майлстоун) проекта — контрольная точка, значимый, ключевой момент (например, переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта). Как правило, с этим моментом связано завершение какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные планом проекта. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.

В дополнение к сигнализации о завершении некого ключевого этапа, веха употребляется в значении принятие важного, ключевого решения, способного изменить весь ход проекта. В этом смысле вехи отмечают не только контрольные точки процесса, но и указывают направление движения.

Веха на диаграмме Ганта

На диаграмме Ганта веха проекта – это задача с длительностью, равной нулю. При этом длительность у вехи, так же как у задач, может быть изменена.
  1. Веха в графической части диаграммы Ганта отображается ровно в тот момент времени, когда заканчиваются или начинаются связанные с ней задачи.
  2. Если предшествующей связи нет, то веха располагается в начале дня. В этом случае последующая связанная задача начинается в один день с вехой.
  3. При изменении одной из плановых дат (начало или окончание) у задач с нулевой длительностью (вех), вторая дата автоматически изменяется на ту же дату.
    • Если задача перестает быть вехой (длительность становится больше 0), то данное правило отменяется.
Вехи на диаграмме Ганта

Чтобы обнулить длительность задачи, надо:

  • ИЛИ изменить ее продолжительность на 0,
  • ИЛИ клик по объекту правой клавишей мыши → «Обнулить длительность».
Обнулить длительность задачи

При обнулении длительности:

  • задача отображается на диаграмме как веха (ромбик);
  • если начало задачи приходилось на начало рабочего дня, согласно производственному календарю, то при обнулении длительности:
    • задача-веха будет перенесена на окончание предыдущего рабочего дня (задача начинается 25.06 в 09:00, при нажатии на кнопку «Обнулить длительность» дата задачи изменяется на 24.06, в 18:00), если у нее нет фиксированных дат начала и окончания и есть задача-предшественник (есть входящая связь типа Окончание-Начало);
    • задача-веха сохранит дату, если у неё были заданы фиксированные ограничение по дате начала или окончания.

Если веху с временем, равными окончанию рабочего дня, преобразовать в задачу, то задача будет перенесена на начало следующего рабочего дня.

Планирование контрольных точек

Контрольные точки – это значимые моменты, связанные, как правило, с выполнением промежуточных этапов проекта. При достижении контрольных точек сравнивают плановые и фактические показатели.
На основе контрольных точек производится мониторинг фактического прогресса проектов. Контрольная точка (КТ) является отражением результата проекта.

КТ фиксирует:

  • срок – когда должен быть получен результат;
  • ответственного – кто ответственен за получение результата;
  • приёмщика – кто подтвердит, что результат соответствует требованиям.

Контрольные точки устанавливают соответствие текущих действий составленному плану. В этом случае контрольная точка позволит проанализировать, насколько эффективно выбран путь реализации конкретного пункта плана. Отсюда еще одна дополнительная функция контрольной точки – корректировка плана.

Идея метода контрольных точек в Адванте в том, что вместо контроля исполнения проекта руководство компании концентрируется на контроле своевременного получения ключевых результатов. Таким образом, в фокусе остается требуемый результат, успех выполнения оценивается на основании отклонения сроков его получения, а приемка качества делегируется специалисту или непосредственно оценивается заказчиком.

Конкретные результаты, которые формулируются для контрольных точек, могут быть разного уровня: от завершения согласования рабочего документа до заключения миллионного контракта. В зависимости от уровня результатов выделим следующие КТ.

Уровни КТ

**0. Вехи**

КТ, результаты которых критически важны для продолжения работы над проектом.

Например, заключение контрактов с основными поставщиками, получение результатов исследований, факты поставки по внешним контрактам, приемка в эксплуатацию ключевых продуктов.

Контроль таких результатов выполняет сотрудник высокого уровня (Генеральный директор, заместитель Генерального директора) или специальное подразделение (Проектный офис).

**1. Критические**

Промежуточные результаты и события, которые критически важны для заказчика проекта.

На этом уровне могут находиться результаты, приемку которых производит непосредственно заказчик (отбор поставщиков, принятие решений по разработкам) или события, срок наступления которых является критичным с экономической точки зрения (конкурентная борьба, требования законодательства).

Контроль получения этих результатов выполняется на высоком уровне.
Отклонение сроков достижения таких результатов рассматривается первым лицом или специальным органом – проектным комитетом.

**2. Ключевые**

Промежуточные результаты, необходимые для получения критических результатов:

  • завершение подготовки конкурсных процедур,
  • завершение разработки отдельных элементов,
  • создание отдельных макетов.

Такие контрольные точки зафиксированы базовым планом работ, который утверждается для проекта и контролируется проектным офисом.

Базовый план – рабочий документ руководителя проекта, а на основании его отклонений проектный офис определяет риски отклонения контрольных точек более высокого уровня и предупреждает заинтересованных сторон.

**3. Оперативные**

На нижних уровнях расположены оперативные результаты.

Результаты, которые определил руководитель проекта в рамка ежедневных, еженедельных планов – завершение разработки какого-то модуля, согласование документа, наладка конкретного механизма. Для масштабных проектов такие контрольные точки помогают Руководителю проекта сконцентрироваться на управлении результатами и экономить время на управлении.


Разделение уровней позволит каждому руководителю сосредоточиться на контроле важного дня него результата, не погружаться в тонкости более низкого управления. Для исполнителей работ разделение на уровни гарантирует политику невмешательства в ход работ до момента сдачи плановых результатов, что предоставляет определенную свободу действий, а не расстрельный контроль за каждый неверный шаг.

Роли

Генеральный директор контролирует ход выполнения, отклонения от планов, и для этого не нужно разбираться в диаграммах с большим количеством работ и этапов проектов.
За счет постоянной актуализации планов и перепланирования директор получает надежную информацию о выполнении проектных работ.

Руководителю планирование контрольных точек помогает видеть, кто из сотрудников за какую контрольную точку отвечает, быстро понимать состояние дел в проекте и принимать управленческие решения, анализировать, как отклонения одних КТ повлияли на другие, и принимать решения.
Даёт максимально прозрачную отчётность, которая не требует изучения лишней информации.
Контроль получения плановых результатов дает понимание движения проекта и не позволяет откладывать проблемы «на потом».

Аналитик, который организует запуск процесса управления проектом по контрольным точкам, получит инструменты создания и редактирования объектов на каждом этапе текущего процесса.

Для исполнителя планирование КТ – инструмент мотивации.
На диаграмме Ганта чётко отображено, на каком этапе произошли отклонения от плана, и какая контрольная точка повлияла на ход других. В случае успешного выполнения у сотрудника будет осознание того, что в назначенный срок удалось достичь то, что планировалось. Это дает новые силы шагать дальше, помогает почувствовать себя увереннее.

Диаграмма контрольных точек

Что такое "контрольная точка"

Контрольная точка (веха проекта) – это значимый, ключевой момент (например, переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта). Как правило, с этим моментом связано завершение какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные планом проекта. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.

С т.зр. системы ADVANTA контрольная точка – это объект с нулевой длительностью.

Что такое диаграмма контрольных точек

Диаграмма контрольных точек в отчёте "Проекты и работы" – это визуальное представление прохождения, выполнения задач в рамках проекта.

Диаграмма строится на основе данных "Дочерние объекты".

Столбец с текущим периодом на диаграмме подкрашен светло-голубым цветом. Беглый взгляд на диаграмму позволит оценить аналитику по отклонению фактической даты от плановой/утвержденной.

Отображение диаграммы контрольных точек

Как добавить Диаграмму контрольных точек в отчёт

Настройка диаграммы КТ
  1. Создайте новый отчёт «Проекты и работы» или зайдите в уже существующий, где хотите добавить диаграмму контрольных точек.
  2. Меню «три точки» → «Изменить»
  3. В поле «Дочерние объекты»:
    1. выберите в выпадающем меню «Диаграмма контрольных точек»;
    2. задайте выборку дочерних объектов;
    3. укажите типы объектов, которые будут использоваться для выборки в диаграмме контрольных точек;
      В качестве контрольной точки могут использоваться любые типы объектов. С т.зр. классической методологии проектного управления это должны быть контрольные точки (вехи), которые имеют нулевую длительность и фиксируют завершение конкретных этапов работ внутри проекта.
    4. сохраните изменения.
      Если выборка дочерних объектов не задана, то на диаграмме отображаются только полоски проектов, без иконок контрольных точек.

Принципы формирования диаграммы

Цвета
  • Цвет полосок проектов определяется цветом текущего статуса проекта.
  • Цвет ромбиков определяется статусом объектов, выбранных для отображения.
Цвета можно изменить в настройках диаграммы контрольных точек: отчет «Проекты и работы» → меню «три точки» → раздел «Дочерние объекты»:
  • кнопка Задать цвет иконок КТ
  • и кнопка Задать цвет полос проектов соответственно
Ромбы
  • Если в шаг периода входят два и более дочерних объекта, то в указанном шаге периода отображаются в виде ромбиков только два объекта: самый ранний и самый поздний, за исключением описанных ниже случаев.
  • Слева отображается ромбик контрольной точки, расположенной ближе к началу периода, а справа – ближе к концу периода.
Название объектов

Если поставить в настройках чек-бокс Показывать названия объектов, то в ячейке списком под полоской с ромбиками будут отображаться все объекты, попавшие под фильтр дочерних объектов.
Причём количество ромбиков остаётся неизменным – не более 2-х, даже если объектов в ячейке на самом деле больше.

Особенность отображения ромбов-объектов "Не начатых" и "Завершённых" в рамках одного периода
Есть и то, и то

Если в выборке присутствуют контрольные точки со статусами «Завершен» и «Не начат», то выбираются и отображаются как ромбики:

  • контрольная точка со статусом «Завершен» с самой поздней датой
  • И контрольная точка со статусом «Не начат» с самой ранней датой.
    В таком случае контрольные точки с прочими статусами на отображение ромбиков не влияют.
Есть КТ с одним из этих статусов

Если в выборке присутствует хотя бы одна контрольная точка со статусом «Не начат» или «Завершен», то:

  • В диаграмму обязательно попадет эта контрольная точка и одна из контрольных точек с другим статусом.
    • Если контрольных точек со статусом «Не начат» две и более, то для отображения на диаграмме будет выбрана точка с самой ранней датой.
    • Если контрольных точек со статусом «Завершен» две и более, то для отображения на диаграмме будет выбрана точка с самой поздней датой.
  • Сначала будет выбрано место для отображения контрольной точки со статусом «Не начат» или «Завершен»: выбор происходит на основе даты контрольной точки (если она приходится на первую половину шага периода, то соответствующий ромбик будет отображен слева, в противном случае - справа).
  • Выбор второй контрольной точки будет осуществлен в зависимости от не занятой в предыдущем пункте половины шага периода.
    • Если свободна первая половина шага периода, то будет выбрана контрольная точка с самой ранней датой.
    • Если свободна вторая половина шага периода, то будет выбрана контрольная точка с самой поздней датой в рамках шага периода.
Логика расчета отклонения

Отклонение указано в днях, причем, положительные значения говорят о просроченной задаче, отрицательные - задача выполнена с опережением.

В качестве «Даты дочерних объектов» выбрано значение:

«Плановая дата окончания» «Утвержденная дата окончания»
Фактическая дата заполнена фактическая дата объекта минус плановая дата объекта фактическая дата объекта минус дата базового плана для указанного объекта
Фактическая дата НЕ заполнена расчет не производится плановая дата объекта минус дата базового плана для указанного объекта

Настройка диаграммы

Настройки диаграммы расположены всё там же – в настройках отчёта (меню три точки → Изменить) → раздел «Дочерние объекты».

Шаг отображения периода

Выберите шаг отображения периода (месяц, квартал или год):

  • при выборе «Месяц» возможно дополнить уровнями: «Год» и «Квартал»;
  • при выборе «Квартал» – доступен только уровень «Год».
    При выборе дополнительных уровней отображения шапка отчета станет многоуровневой.
Скрыть объекты без КТ в выбранном периоде

Если в отчете не должно отображаться проектов, у которых в выбранном вами периоде нет контрольных точек, поставьте этот чек-бокс.
Если нужно, чтобы отображались все проекты, вне зависимости от наличия контрольных точек, чек-бокс не ставьте.

Период
  1. Выберите временной период для отображения диаграммы.
    • Для выбора доступны стандартные для фильтров периоды, а также «Период проектов».
    • При выборе значения «Период проектов» начало периода диаграммы определяется по наименьшей из плановых (расчетных) дат проектов, входящих в выборку отчета, а окончание периода – по наибольшей из плановых (расчетных) дат проектов.
Даты дочерних объектов

Выберите даты окончания дочерних объектов, которые будут использоваться при включении дочернего объекта в шаг периода:

  • «Плановая дата окончания»
  • или «Утвержденная дата окончания» (дата из последнего базового плана).

По умолчанию при выборе «Утверждённой даты окончания», все объекты, в которых нет утверждённой даты базового плана, не попадают в диаграмму контрольных точек. Поставьте чек-бокс Отображать объекты без базового плана – так все объекты попадут в диаграмму КТ, однако:

  • объекты с утверждёнными датами будут отображаться как обычно;
  • объекты БЕЗ утверждённых дат будут:
    • выводиться по своим плановым датам
    • с дополнительным обозначением:
Показать названия объектов

Если хотите, чтобы названия объектов отобразились в диаграмме.

Названия контрольных точек (они же ссылки на объекты) будут отображаться под точками на диаграмме. Если опция выключена, то названия объектов доступны по клику на точке диаграммы.
Показать исполнителей

Добавляет имена исполнителей в диаграмму.

Если полномочия исполнителя делегированы, то на диаграмме отображается делегированный исполнитель с иконкой «часики», до тех пор, пока он не примет полномочия.
Показать даты завершения

Включает отображение дат завершения дочерних объектов.

Визуальное оформление диаграммы

Можно изменить:

  • Размер шрифта контрольных точек
  • Отображение легенды – соответствие размеров и цветов иконок для контрольных точек в диаграмме.
    Легенда появится под таблицей отчета.
  • Размер и цвет иконок: «Задать размер иконок КТ» и «Задать цвет иконок КТ» соответственно.
  • Цвет статуса проекта: «Задать цвет полос проектов».
Особенности экспорта отчета с диаграммой
Выгрузка типовых отчетов (кроме отчета «Электронная таблица») в форматы .xls, .xlsx, .rtf не предусматривает сохранение их визуального форматирования - обеспечивается только экспорт основных табличных данных.
В отчете «Проекты и работы», детальная информация по вложенной «Диаграмме КТ», построенной на основе выборки дочерних объектов, не выгружается во внешние файловые форматы (за исключением форматов .pdf и .png) - выгружаются только графические индикаторы дочерних КТ.