Как добавить документ

Документы могут добавляться через:

  • дискуссии – вы обсуждаете с коллегами какой-то документ ⇒ вам нужно добавить его к дискуссии;
  • согласования – нужно согласовать документ(ы);
  • реквизиты – при создании, редактировании объекта вы прикрепляете файл прямо на карточке объекта;
  • документы – закладка «Документы» в объекте.

Рассмотрим подробно добавление файлов через раздел «Документы».

  1. Зайдите в нужный вам объект (задачу или проект).
  2. Слева в меню → «Документы»
  3. Напротив нужного объекта (если зашли в объект с дочерними – здесь отобразятся дочерние) нажмите Добавить, чтобы загрузить документ.
  4. В открывшемся интерфейсе выберите способ, как именно вы хотите добавить документ:
    1. загрузив файл со своего устройства;
    2. добавив http-ссылку на файл;
    3. указав ссылку на документ на ftp-сервере;
    4. указав путь к сетевой папке (например, внутреннее корпоративное дисковое хранилище).
      Способы добавления файла

Кроме загрузки самого файла на этой же странице можно:

  1. внести его название (которое будет отображаться в интерфейсе) – заменит название загруженного файла, можно использовать при поиске по системе;
    Не используйте в поле «Название» двойные кавычки, угловые скобки или запрещенные символы: \ / : * ? | , иначе документ не сохранится.
  2. описание – помощь для однозначной идентификации документа, подсказка по нему, summary;
  3. указать реквизиты.

    Администратору системы

    Реквизиты для документов настраиваются так же, как и для всех остальных типов объектов.
Дополнительные настройки документа

Для загрузки файла из памяти своего компьютера:

  1. кнопка «Выберите файл» → найти нужный файл → «Открыть».
    Выбор файла для добавления в систему
  2. «Сохранить».

В качестве документа вы можете прикрепить к объекту любую ссылку. Это может быть ссылка на раздел сайта или на файл, которые расшарен в облачном хранилище, ссылка для скачивания файла и т.д.

Например, ссылка на Google документы (таблицы, тексты, презентации и т.д.), на любые файлы, хранящиеся в облаке.

Клик на «указать ссылку на файл» → вставить http-ссылку → «сохранить».

  1. Копируйте http-ссылку из адресной строки браузера.
  2. Удостоверьтесь, что материалы по этой ссылке будут доступны не только вам, но и вашим коллегам по проекту.
    Например, откройте эту ссылку в режиме инкогнито в браузере, если нужно, чтобы файл был доступен всем по прямой ссылке, или проверьте, что доступ выдан всем заинтересованным лицам.
  3. В поле «Название» замените значение в виде ссылки на текстовое название, иначе документ в виде ссылки не сохранится.
Копирование http-ссылки на документ

Администратору системы

Возможность добавлять ссылку на документы, размещенные на ftp-сервере, доступна только после настройки доступа к FTP в разделе администрирования системы.
Кнопка-ссылка «Создать ссылку на ftp» без этих настроек также не отображается.
  1. «создать ссылку на ftp» → выберите файл в окне с каталогом папок ftp-ресурса;
    Выбор файла на ftp-сервере
  2. добавьте документ и сохраните его.
  1. Клик на «указать ссылку на сетевую папку» → укажите путь к файлу в сетевой папке.
    Рекомендуем скопировать путь к сетевой папке из проводника или любого другого файлового менеджера.
    Путь к сетевому диску указывается также, как на скриншоте. Путь к сетевой папке должен задаваться следующим образом: \\ИмяСерверногоКомпьютера\ИмяРесурса, например, \\192.168.0.1\Папка с документами\Документ.docx.
  2. Сохраните изменения.
    Копирование ссылки на сетевую папку

Результат добавления документа – это сохранённая ссылка. По клику на документ Advanta предложит пользователю сохранить файл с ссылкой – folder.url, сохранив и открыв который, перейдем к сетевой папке/документу.

Администратору системы

Для возможности добавлять ссылки по нестандартным протоколам необходимо внести соответствующие настройки в client.config - подробнее здесь.
  • product/documents/add.txt
  • Последнее изменение: 09.02.2024 10:33
  • Сердцев Сергей