R02 Проверка доступности ресурсов при планировании задач

При планировании работ решение проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах, а также доступны ли они с учетом отпусков, больничных и других периодов отсутствия. Проектный офис и РП при планировании получают инструмент для проверки доступности и сигнализации ресурсных конфликтов.

Проверка доступности ресурсов полезна, когда:

• задачи планируются, но загрузка ресурсов проверяется вручную или не проверяется вовсе;
• один и тот же ресурс используется в нескольких проектах, и конфликты выявляются с опозданием;
• Проектному офису приходится пересматривать сроки уже после старта проектов.

Решение оценят компании, которым важно чтобы система сама проверяла доступность ресурсов и оповещала в случае конфликтов, не нагружая РП и проектный офис.

• Проверка доступности сотрудников на уровне задачи, проекта или всего портфеля;
• Отчеты по загрузке на уровне проекта или портфеля;
• Ручной или автоматический запуск проверки доступности ресурсов;
• Дискуссии по ресурсным конфликтам;
• Расчет доступной мощности сотрудников и расчетной длительности задач;
• Отображение загрузки и доступности сотрудников на диаграмме Ганта;
• Выявление конфликтов по загрузке сотрудников.

1. Руководитель проекта назначает ресурсы на задачу и запускает проверку

Проверка доступности ресурсов используется может быть запущена как по инициативе пользователя, так и автоматически по заданным правилам. Проверка выполняется на уровне отдельной задачи или проекта.

2. Система проверяет занятость сотрудников

Система проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах в тот же период, и учитывает периоды недоступности, зафиксированные в системе. На основе этих данных система определяет возможность привлечения сотрудников к выполнению задачи.

Информация о конфликте фиксируется в специальном справочнике на уровне задачи.

3. Руководители проектов договариваются о занятости

Руководители проектов в рамках дискуссии согласуют распределение занятости сотрудников, объемы участия и периоды выполнения работ. Договоренности фиксируются в системе и используются при дальнейшем планировании.

4. Руководитель проекта вносит корректировки в план-график

После проверки доступности система также подсветит в диаграмме Ганта задачи, где ресурс спланирован неверно. Руководитель проекта вносит изменения в план-график задачи или проекта с учетом достигнутых договоренностей и фактической доступности сотрудников.

Анализ портфеля на загрузку ресурсов используется Проектным офисом для системного контроля реалистичности планов и выявления перегрузки ключевых сотрудников до возникновения отклонений по срокам.

В одном разделе руководитель проектного офиса получает сводную картину загрузки сотрудников по всем проектам портфеля с учетом пересечений задач, параллельных проектов и периодов недоступности. Анализ не требует ручного сбора данных и обновляется на основе текущих планов проектов.

С помощью анализа портфеля Проектный офис:

• видит перегрузку сотрудников и ресурсные конфликты между проектами до запуска работ;
• получает отчеты по загрузке ресурсов и конфликтам для регулярного контроля портфеля;
• настраивает варианты проверки доступности ресурсов: по задаче, проекту или портфелю, вручную или автоматически;

Анализ портфеля используется как рабочий инструмент РПО при запуске новых инициатив, корректировке портфеля и контроле исполнения без увеличения операционной нагрузки.

Используются для анализа загрузки сотрудников и выявления ресурсных ограничений при планировании задач и проектов.

Отчетность формируется на разных уровнях:

• по проектам — для выявления ресурсных конфликтов внутри проекта и между проектами;
• по портфелю — для анализа совокупной загрузки ресурсов и оценки реалистичности портфельных планов.

Скрипт проверки доступности запускается:

• вручную — для точечной проверки отдельных проектов или портфеля;
• автоматически — по заданным правилам и расписанию.

При автоматическом запуске система ежедневно, в ночное время, выполняет проверку доступности ресурсов для проектов, у которых в справочнике «Необходимость регулярной проверки» установлено значение «Проверять по расписанию». Каждый такой проект проверяется по тому же алгоритму, что и при ручном запуске проверки отдельного проекта.