R02 Автоматизированный расчет продолжительности задачи с учетом доступности ресурса

1. Руководители проектов не знают, доступны ли ресурсы, которые он назначает на работы проекта.
2. Руководитель проекта не знает, накладываются ли периоды недоступности ресурсов на сроки работ по проекту.
3. Как следствие возникают ресурсные конфликты, на проектах не хватает ресурсов, что приводит к срыву проектов.

Сокращение потерь времени и срывов проектов, возникающих из-за ресурсных проектов.

Автоматизировать проверку доступности ресурсов в задаче с расчётом продолжительности задачи.

• Настройки ИСУП
• Триггеры

• Разработка расписания

Реализация процесса проверки доступности ресурсов проекта в системе:
1) Инициализация процесса. Руководителем проекта осуществляется распределение ресурсов по проекту с последующим запуском команды расчета продолжительности в карточке проекта/задачи.

Система может самостоятельно проверять доступность ресурса, запуская проверку по таймеру в ночное время.
2) Отбор задач для анализа. Проверке подлежат проектные задачи, у которых реквизит «Доступность ресурсов» имеет значение «Требуется проверка». Данный реквизит может быть изменен как вручную, так и автоматически при изменении продолжительности задачи.
3) Проверка доступности. В ходе проверки анализируется не только текущая загрузка ресурсов на других проектах и задачах, но и их плановая недоступность в соответствии с утвержденными графиками отпусков, командировок, больничных и иных отсутствий (ниже приведена методика расчета продолжительности задачи с учетом доступности ресурса).
4) Действия при положительном результате проверки (ресурсы доступны):
- Реквизиту «Доступность ресурсов» присваивается значение: «Ресурсы доступны».
- Фиксируется дата проведения проверки.
- Значение расчетной продолжительности задачи приравнивается к плановой.

5) Действия при отрицательном результате проверки (выявлена недоступность ресурсов): - Реквизиту «Доступность ресурсов» присваивается значение: «Проблема! Не все ресурсы доступны!». - Фиксируется дата проведения проверки. - Устанавливается расчетная продолжительность задачи, которая определяется как сумма плановой продолжительности и количества недостающих часов самого перегруженного ресурса. - Осуществляется заполнение справочника «Недоступные ресурсы». - Инициируется дискуссия с детализированной информацией о выявленной нехватке ресурсов. 6) Завершение процесса.

По итогам проверки руководитель проекта на основании полученных данных о доступности ресурсов и необходимой продолжительности задач принимает решение о дальнейших действиях по проекту.

7) Отчет по проектам с недоступным ресурсом
Увидеть все проблемные проекты можно в отчёте «Проекты с недоступными ресурсами»

8) Индикация задач в д. Ганта.

Помимо записи в справочник, создания дискуссии в д. Ганта предусмотрена индикация задач в зависимости от результатов проверки.

• Зелёный – ресурсы доступны
• Жёлтый – требуется проверка задачи
• Красный – не все ресурсы доступны

Методика расчета:

Длительность задачи с учётом недоступности ресурса (час.)

Данная схема наглядно демонстрирует, как доступность сотрудника (ресурса) влияет на фактическую длительность выполнения задачи.
Исходные данные (Что нужно для работы):

• Плановая длительность задачи: 24 часа
• Необходимый процент загрузки ресурса: 100%. Это означает, что для выполнения задачи в плановые сроки сотрудник должен быть посвящен ей все свое рабочее время.
• Рабочий день: Стандартная рабочая мощность сотрудника составляет 8 часов в день.

Расчет доступности ресурса (Что есть на самом деле): Ежедневно рассчитывается Свободная мощность — это то время, которое сотрудник может посвятить новой задаче. Она вычисляется по формуле:

Свободная мощность = Мощность – Недоступность – Загруженность

Где:

• Мощность: 8 часов каждый день (идеальный случай).

• Недостаточность: Часы, когда сотрудник отсутствует (отпуск, больничный, командировка) - 0, 0, 8 ч.

• Загруженность: Часы, уже занятые другими задачами - 2, 8 и 0 часов.

Результаты расчета свободной мощности по дням:

• День 1: 8 - 0 - 2 = 6 часов

• День 2: 8 - 0 - 8 = 0 часов

• День n: 8 - 8 - 0 = 0 часов

Выявление проблемы и итоговый расчет:

1. Расчет нехватки мощности: Сравнивается, сколько часов нужно для задачи и сколько часов у сотрудника есть свободных.
   1. Нехватка мощности = Необходимая мощность – Свободная мощность
   2. В «День 1»: 8 - 6 = 2 часа (нехватка)
   3. В «День 2»: 8 - 0 = 8 часов (нехватка)
   4. В «День n»: 8 - 0 = 8 часов (нехватка)
   5. Общая нехватка за весь период: 2 + 8 + 8 = 18 часов.
2. Расчет итоговой длительности:
   1. Расчётная длительность = Плановая длительность + Нехватка мощности
   2. В данном случае: 24 часа (план) + 18 часов (нехватка) = 42 часа