R02 Проверка доступности ресурсов при планировании задач

При планировании работ решение проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах, а также доступны ли они с учетом отпусков, больничных и других периодов отсутствия. Проектный офис и РП при планировании получают инструмент для проверки доступности и сигнализации ресурсных конфликтов.

Проверка доступности ресурсов полезна, когда:
• задачи планируются, но загрузка ресурсов проверяется вручную или не проверяется вовсе;
• один и тот же ресурс используется в нескольких проектах, и конфликты выявляются с опозданием;
• Проектному офису приходится пересматривать сроки уже после старта проектов.

Решение оценят компании, которым важно чтобы система сама проверяла доступность ресурсов и оповещала в случае конфликтов, не нагружая РП и проектный офис.

• Проверка доступности сотрудников на уровне задачи, проекта или всего портфеля
• Отчеты по загрузке на уровне проекта или портфеля
• Ручной или автоматический запуск проверки доступности ресурсов
• Дискуссии по ресурсным конфликтам
• Расчет доступной мощности сотрудников и расчетной длительности задач
• Отображение загрузки и доступности сотрудников на диаграмме Ганта
• Выявление конфликтов по загрузке сотрудников

1. Руководитель проекта назначает ресурсы на задачу и запускает проверку

Проверка доступности ресурсов используется может быть запущена как по инициативе пользователя, так и автоматически по заданным правилам. Проверка выполняется на уровне отдельной задачи или проекта.

2. Система проверяет занятость сотрудников

Система проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах в тот же период, и учитывает периоды недоступности, зафиксированные в системе. На основе этих данных система определяет возможность привлечения сотрудников к выполнению задачи.

Информация о конфликте фиксируется в специальном справочнике на уровне задачи.

3. Руководители проектов договариваются о занятости

Руководители проектов в рамках дискуссии согласуют распределение занятости сотрудников, объемы участия и периоды выполнения работ. Договоренности фиксируются в системе и используются при дальнейшем планировании.

4. Руководитель проекта вносит корректировки в план-график

После проверки доступности система также подсветит в диаграмме Ганта задачи, где ресурс спланирован неверно. Руководитель проекта вносит изменения в план-график задачи или проекта с учетом достигнутых договоренностей и фактической доступности сотрудников.

Анализ портфеля на загрузку ресурсов используется Проектным офисом для системного контроля реалистичности планов и выявления перегрузки ключевых сотрудников до возникновения отклонений по срокам.

В одном разделе руководитель проектного офиса получает сводную картину загрузки сотрудников по всем проектам портфеля с учетом пересечений задач, параллельных проектов и периодов недоступности. Анализ не требует ручного сбора данных и обновляется на основе текущих планов проектов.

С помощью анализа портфеля Проектный офис:

• видит перегрузку сотрудников и ресурсные конфликты между проектами до запуска работ;
• получает отчеты по загрузке ресурсов и конфликтам для регулярного контроля портфеля;
• настраивает варианты проверки доступности ресурсов: по задаче, проекту или портфелю, вручную или автоматически;

Реализация процесса проверки доступности ресурсов проекта в системе:
1) Инициализация процесса. Руководителем проекта осуществляется распределение ресурсов по проекту с последующим запуском команды расчета продолжительности в карточке проекта/задачи.

Система может самостоятельно проверять доступность ресурса, запуская проверку по таймеру в ночное время.
2) Отбор задач для анализа. Проверке подлежат проектные задачи, у которых реквизит «Доступность ресурсов» имеет значение «Требуется проверка». Данный реквизит может быть изменен как вручную, так и автоматически при изменении продолжительности задачи.
3) Проверка доступности. В ходе проверки анализируется не только текущая загрузка ресурсов на других проектах и задачах, но и их плановая недоступность в соответствии с утвержденными графиками отпусков, командировок, больничных и иных отсутствий (ниже приведена методика расчета продолжительности задачи с учетом доступности ресурса).
4) Действия при положительном результате проверки (ресурсы доступны):
- Реквизиту «Доступность ресурсов» присваивается значение: «Ресурсы доступны».
- Фиксируется дата проведения проверки.
- Значение расчетной продолжительности задачи приравнивается к плановой.

5) Действия при отрицательном результате проверки (выявлена недоступность ресурсов): - Реквизиту «Доступность ресурсов» присваивается значение: «Проблема! Не все ресурсы доступны!». - Фиксируется дата проведения проверки. - Устанавливается расчетная продолжительность задачи, которая определяется как сумма плановой продолжительности и количества недостающих часов самого перегруженного ресурса. - Осуществляется заполнение справочника «Недоступные ресурсы». - Инициируется дискуссия с детализированной информацией о выявленной нехватке ресурсов. 6) Завершение процесса.

По итогам проверки руководитель проекта на основании полученных данных о доступности ресурсов и необходимой продолжительности задач принимает решение о дальнейших действиях по проекту.

7) Отчет по проектам с недоступным ресурсом
Увидеть все проблемные проекты можно в отчёте «Проекты с недоступными ресурсами»

8) Индикация задач в д. Ганта.

Помимо записи в справочник, создания дискуссии в д. Ганта предусмотрена индикация задач в зависимости от результатов проверки.

• Зелёный – ресурсы доступны
• Жёлтый – требуется проверка задачи
• Красный – не все ресурсы доступны

Методика расчета:

Длительность задачи с учётом недоступности ресурса (час.)

Данная схема наглядно демонстрирует, как доступность сотрудника (ресурса) влияет на фактическую длительность выполнения задачи.
Исходные данные (Что нужно для работы):

• Плановая длительность задачи: 24 часа
• Необходимый процент загрузки ресурса: 100%. Это означает, что для выполнения задачи в плановые сроки сотрудник должен быть посвящен ей все свое рабочее время.
• Рабочий день: Стандартная рабочая мощность сотрудника составляет 8 часов в день.

Расчет доступности ресурса (Что есть на самом деле): Ежедневно рассчитывается Свободная мощность — это то время, которое сотрудник может посвятить новой задаче. Она вычисляется по формуле:

Свободная мощность = Мощность – Недоступность – Загруженность

Где:

• Мощность: 8 часов каждый день (идеальный случай).

• Недостаточность: Часы, когда сотрудник отсутствует (отпуск, больничный, командировка) - 0, 0, 8 ч.

• Загруженность: Часы, уже занятые другими задачами - 2, 8 и 0 часов.

Результаты расчета свободной мощности по дням:

• День 1: 8 - 0 - 2 = 6 часов

• День 2: 8 - 0 - 8 = 0 часов

• День n: 8 - 8 - 0 = 0 часов

Выявление проблемы и итоговый расчет:

1. Расчет нехватки мощности: Сравнивается, сколько часов нужно для задачи и сколько часов у сотрудника есть свободных.
   1. Нехватка мощности = Необходимая мощность – Свободная мощность
   2. В «День 1»: 8 - 6 = 2 часа (нехватка)
   3. В «День 2»: 8 - 0 = 8 часов (нехватка)
   4. В «День n»: 8 - 0 = 8 часов (нехватка)
   5. Общая нехватка за весь период: 2 + 8 + 8 = 18 часов.
2. Расчет итоговой длительности:
   1. Расчётная длительность = Плановая длительность + Нехватка мощности
   2. В данном случае: 24 часа (план) + 18 часов (нехватка) = 42 часа