Настройка источников данных

Источником данных для дашборда может быть:

• отчет типа «Электронная таблица«,
• ИЛИ любой xls-файл, загруженный с компьютера.

Если вам всё-таки нужно сделать дашборд из внешнего файла, то:

1. создайте отчёт »Электронная таблица«;
2. загрузите в него нужный вам Excel файл;
3. укажите этот отчёт в качестве источника для дашборда.

Так вы можете обновлять данные из статичного файла, загружая их повторно в электронную таблицу, и настроенный дашборд, даже при изменении данных внутри таблицы, не пропадёт.

Дашборд строится по данным с одного листа таблицы – с того, который вы укажете как источник.

Поэтому всё, что нужно для виджетов дашборда, из всех отчётов, справочников и проч. должно оказаться в итоге на одном листе в виде однородных данных.

Сопоставляйте данные с помощью =ВПР() и идентификаторов (ID) объектов, выведенных в отчёты.

1. Первые строки в таблице должны быть заполнены.
2. Названия столбцов не должны повторяться.

НЕ должно быть:

1. объединённых ячеек;
2. макросов;
3. сводных таблиц.

Таблица должна быть простой по структуре – как, например, таблица-источник для сводной таблицы в Excel.

По возможности каждая строка таблицы должна быть заполнена данными. Иначе в таблице на дашборде будут «дырки».

Чтобы заполнить пустые ячейки какими-то значениями, перенесите данные исходного отчёта на новый лист (см. выше рекомендации), используя функцию =ЕСЛИ().

Желательно, чтобы в таблице было не больше 10 000 строк. Если их будет больше, дашборд может открываться несколько минут.

1. Возможно, не всё нужно выводить на один дашборд, и данные таблицы избыточны. Возможно, нужно 2 и более других дашбордов.
2. Включить обновление дашборда по таймеру – тогда обновляться данные будут не в момент открытия дашборда пользователем, а системой в фоновом режиме с заданной вами периодичностью.

Формат ячеек со значениями в таблице должен соответствовать её содержимому:

• текстовые поля – формат «Общий»;
• числовые значения – «Число»;
• даты – «Дата».

Как менять формат на нужный:

1. выделить нужный столбец;
2. клик правой клавишей мыши → Формат;
3. выбрать в списке нужный → ОК.

После того, как дашборд уже построен, не рекомендуется:

1. вносить изменения и сохранять их на странице настроек источника данных;
2. менять порядок столбцов в таблице;
3. переименовывать заголовки столбцов и менять название источника;
4. изменять типа данных ячеек;
5. изменяться формулы.

1. «Администрирование» → «Дополнительные сервисы» → «Конструктор дашбордов» → «Источники данных»
2. На странице «Источники данных» → «Добавить».
   

   
   

   Рисунок 2 – Добавление источника данных

3. Внесите данные:
   1. название источника данных,
   2. выберите тип источника:
      

      
      

      Рисунок 3 – Новый источник данных

      • Отчет «Электронная таблица» – для построения дашборда из отчетов типа «Электронная таблица».
        Можно выбрать один из уже существующих отчётов или создать новый, специально для дашборда.
      • Файл – используйте данные для построения отчета из xls-файлов на компьютере.
   3. «Лист книги» – введите название листа из файла или отчета «Электронная таблица».
   4. «Диапазон ячеек» – укажите, какие ячейки из файла или отчета должны стать источником данных.
      Пример правильного диапазона:

      A3:D10

      Данные в ячейках, не попавших в диапазон, не будут учитываться при построении дашборда.

4. Отметьте необходимые опции:
   • «Использовать первую строку в качестве имен столбцов»
     • Если ВЫКЛ – все данные относятся к строкам таблицы, на основе которых будет построен дашборд.
       Однако в источнике данных может быть первая строка, которая содержит имена столбцов. Чтобы было легче распознать данные, включите опцию.
   • «Пропускать пустые строки»
     • Если ВЫКЛ – данные содержат пустые строки, дашборд будет построен на основе данных с пропусками.
     • Если ВКЛ – пустые строки удалены, дашборд будет построен на основе данных без пропусков.
   • «Пропускать скрытые строки»
     • Если ВЫКЛ – все строки, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда.
     • Если ВКЛ – скрытые строки в данных не учитываются при построении дашборда.
   • «Пропускать скрытые столбцы»
     • Если ВЫКЛ – все столбцы, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда.
     • Если ВКЛ – скрытые столбцы в данных не учитываются при построении дашборда.
5. Сохраните новый источник данных, нажмите «Сохранить».