R01 Утверждение фактических трудозатрат в табеле с помощью формы согласования

Решение вводит процесс согласования табеля руководителем с возможностью отклонения поданного отчета. Исключаются лишние списания рабочих часов на проект, правки задним числом, корректировки в уже согласованном табеле.

Автоматизация согласования табелей полезна, когда:

• есть попытка считать загрузку и утилизацию;
• существуют требования к отчетности для руководства;
• накоплена усталость от ручных проверок и пояснений.

Решение оценят компании, которым важно не просто внедрить правила, а закрепить их инструментально.

• Единая форма внесения фактических трудозатрат — табель учета рабочего времени
• Инструмент утверждения данных в табеле
• Процесс открытия и закрытия периода учета рабочего времени
• Расчет фонда оплаты труда проекта по утвержденному факту
• Отчеты по реальной загрузке ресурсов FTE и ККУ

Общая схема работы решения

Табель после отправки на согласование недоступен для редактирования и находится в статусе «На утверждении».

Если часы списаны верно и не противоречат факту исполнения на проекты и административные задачи, создается форма согласования. Система отправляет форму согласования руководителям, ответственным за задачи для подтверждения факта.

Отчет напоминает форму табеля, в котором отражены затраты за текущий и прошлые периоды. Так можно сравнивать показатели понедельно.

☝ Если руководитель не согласен со списанными трудозатратами, он может отклонить списанные часы за день или по выбранной задаче. Для этого согласующий переходит в специальную форму, проставляет галочки в нужных записях и отправляет отчет на доработку.

Если трудозатраты выделены верно, согласующий утверждает поданные данные, после чего те становятся серыми и недоступными для редактирования. В этом случае, изменить данные в отчете можно только после подачи заявки на корректировку.

После согласования трудозатрат данные фиксируются и используются как единый источник для управленческой отчетности.

Коэффициент коммерческой утилизации — это показатель, отражающий, какая доля рабочего времени фактически используется на реализацию коммерческих проектов. ККУ рассчитывается за определенный период времени для конкретного сотрудника, подразделения, группы подразделений или компании в целом.

Коэффициент коммерческой утилизации = Количество часов, отнесенные сотрудником на реализацию коммерческих проектов (за период) / Общее нормативное количество часов по рабочему календарю (за период) * 1

Показатель FTE (Full-time Equivalent) показывает, сколько сотрудников с полной загрузкой потребовалось бы, чтобы выполнить весь объем работ по коммерческим проектам за выбранный период. Речь идет не о фактическом количестве людей, а о реальном объеме затраченного труда. Показатель рассчитывается на основе фактически отработанных и подтвержденных трудозатрат, зафиксированных в табелях. В расчет попадает только то время, которое:

• относится к коммерческим проектам,
• прошло согласование у руководителей,
• зафиксировано в установленном периоде.

Например, если в подразделении работает 18 человек, но показатель FTE за период равен 13, это означает, что весь объем проектных работ мог бы выполнить 13 сотрудников с полной загрузкой. Остальная часть времени была потрачена на непроектную деятельность, простои или распределена неравномерно.

Во всех компаниях решение внедрялось не ради автоматизации табеля как такового, а из-за управленческих ограничений, с которыми проектный офис и руководство сталкивались на практике.