Показать страницуИстория страницыСсылки сюдаЭкспорт в PDFНаверх Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно. ====== R01 Утверждение фактических трудозатрат в табеле с помощью формы согласования ====== {{tag>Контур:Ресурсный_контур Реализация:через_тсл}} Решение вводит процесс согласования табеля руководителем с возможностью отклонения поданного отчета. Исключаются лишние списания рабочих часов на проект, правки задним числом, корректировки в уже согласованном табеле. Автоматизация согласования табелей полезна, когда: * есть попытка считать загрузку и утилизацию; * существуют требования к отчетности для руководства; * накоплена усталость от ручных проверок и пояснений. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:1.jpg?direct&1200|}} \\ //Решение оценят компании, которым важно не просто внедрить правила, а закрепить их инструментально.// \\ ===== Как решение меняет процесс работы для участников===== ^ Руководитель проектов ^ РПО и Проектный офис ^ Пользователь ^ Руководство компании ^ | \\ • контролирует факт по своим проектам \\ • может отклонять часы по задачам \\ • сравнивает план-факт в момент согласования| \\ • управляет открытием и закрытием периодов \\ • исключает правки задним числом \\ • получает единый стандарт учета по всей компании | \\ • понимает правила списания часов \\ • работает по недельному циклу | \\ • получает подтвержденные коэффициент коммерческой утилизации и FTE по подразделениям| ===== Какие инструменты получает компания и Проектный офис ===== * Единая форма внесения фактических трудозатрат — табель учета рабочего времени * Инструмент утверждения данных в табеле * Процесс открытия и закрытия периода учета рабочего времени * Расчет фонда оплаты труда проекта по утвержденному факту * [[opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:automation_of_approval#согласованные_фактические_трудозатраты_становятся_основой_для_формирования_управленческой_отчетности|Отчеты по реальной загрузке ресурсов FTE и ККУ]] ===== Как работает механизм автоматизации учета фактических трудозатрат ===== {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:2.jpg?direct&1200|}} \\ //Общая схема работы решения// ==== 1. Сотрудник заполняет табель за прошлую неделю и отправляет на согласование ==== Табель после отправки на согласование недоступен для редактирования и находится в статусе «На утверждении». {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:3.jpg?direct&1200|}} ==== 2. Система проверяет трудозатраты и создает форму согласования ==== Если часы списаны верно и не противоречат факту исполнения на проекты и административные задачи, создается форма согласования. Система отправляет форму согласования руководителям, ответственным за задачи для подтверждения факта. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:4.jpg?direct&1200|}} ==== 3. Согласующий переходит в специальный отчет, где отражены только относящиеся к его проекту или задаче трудозатраты ==== Отчет напоминает форму табеля, в котором отражены затраты за текущий и прошлые периоды. Так можно сравнивать показатели понедельно. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:5.jpg?direct&1200|}} ☝ Если руководитель не согласен со списанными трудозатратами, он может отклонить списанные часы за день или по выбранной задаче. Для этого согласующий переходит в специальную форму, проставляет галочки в нужных записях и отправляет отчет на доработку. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:6.jpg?direct&1200|}} ==== 4. После утверждения трудозатрат табель переходит в статус «Утвержден», а данные становятся недоступны для редактирования ==== Если трудозатраты выделены верно, согласующий утверждает поданные данные, после чего те становятся серыми и недоступными для редактирования. В этом случае, изменить данные в отчете можно только после подачи заявки на корректировку. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:7.jpg?direct&1200|}} \\ //После согласования трудозатрат данные фиксируются и используются как единый источник для управленческой отчетности.// \\ ===== Согласованные фактические трудозатраты становятся основой для формирования управленческой отчетности ===== ==== Расчет коэффициента коммерческой утилизации ==== Коэффициент коммерческой утилизации — это показатель, отражающий, какая доля рабочего времени фактически используется на реализацию коммерческих проектов. ККУ рассчитывается за определенный период времени для конкретного сотрудника, подразделения, группы подразделений или компании в целом. {{ :opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:кку.png?direct&600 |}}\\ //Общая схема ККУ// {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:8.jpg?direct&1200|}} ==== Расчет показателя FTE ==== Показатель FTE (Full-time Equivalent) показывает, сколько сотрудников с полной загрузкой потребовалось бы, чтобы выполнить весь объем работ по коммерческим проектам за выбранный период. Речь идет не о фактическом количестве людей, а о реальном объеме затраченного труда. Показатель рассчитывается на основе фактически отработанных и подтвержденных трудозатрат, зафиксированных в табелях. В расчет попадает только то время, которое: * относится к коммерческим проектам, * прошло согласование у руководителей, * зафиксировано в установленном периоде. {{:opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet:9.jpg?direct&1200|}} \\ //Например, если в подразделении работает 18 человек, но показатель FTE за период равен 13, это означает, что весь объем проектных работ мог бы выполнить 13 сотрудников с полной загрузкой. Остальная часть времени была потрачена на непроектную деятельность, простои или распределена неравномерно.// ===== Опыт клиентов, внедривших решение: предпосылки и результаты ===== Во всех компаниях решение внедрялось не ради автоматизации табеля как такового, а из-за управленческих ограничений, с которыми проектный офис и руководство сталкивались на практике. ^ Клиент ^ Управленческий акцент ^ Предпосылки ^ Реализованное решение ^ Результат ^ | ВДГБ | Управляемость периодов и фиксация факта | Трудозатраты можно было корректировать задним числом, периоды учета не управлялись проектным офисом, отчетность по загрузке была нестабильной | Внедрен единый процесс согласования трудозатрат, в котором руководитель управляет открытием и закрытием периодов. В отчетность попадает только утвержденный факт | Сформирована стабильная отчетность по ККУ и FTE. Данные стали сопоставимыми между периодами и пригодными для анализа загрузки ресурсов | |Крупный интегратор ИТ-решений| Распределенная ответственность за подтверждение трудозатрат | Отсутствовало формальное подтверждение трудозатрат со стороны руководителей проектов и подразделений, данные не вызывали доверия | Настроен сценарий согласования табеля с разделением ответственности: проектные трудозатраты подтверждают РП, административные — руководители подразделений | Получена управленческая отчетность по фактической утилизации и FTE на основе подтвержденных данных. Повысилось качество анализа загрузки команд | <html> <center> **Чтобы применить решение в своей компании, оставьте заявку на внедрение** </center> </html> <grid> <col lg="4" sm="1"></col> <col lg="4" sm="10"><btn type="success" size="lg" block="true" id="req_oppo_btn">[[https://promo.advanta-group.ru/formasolutionlibrary?utm_channel=social&utm_medium=opportunities&utm_source=wikiA2&utm_term=R01|Хочу так же]]</btn></col> <col lg="4" sm="1"></col> </grid>