B44 Контроль бюджетов ( финансирования по проектам)

1. Ошибки ручного формирования бюджета
   a. Ручное формирование и утверждение бюджетов проектов приводит к ошибкам и несогласованности данных.
   b. Отсутствие автоматического переноса данных из оценки инициатив в бюджет проекта увеличивает трудозатраты и вероятность ошибок при переносе информации.
   c. Нет четкого процесса утверждения бюджетов, что приводит к использованию несогласованных версий бюджета различными заинтересованными сторонами.
2. Отсутствие процесса утверждения бюджета проекта
   a. Отсутствие детализированной структуры бюджета по фазам финансирования, видам затрат и подразделениям затрудняет контроль за расходами.
   b. Нет возможности автоматической разбивки бюджета по годам и подразделениям.
   c. Отсутствие блокировки утвержденного бюджета приводит к несанкционированным изменениям и потере данных.

1. Сокращение времени
   a. Сокращение времени на формирование бюджетов проектов за счет автоматизации процесса переноса данных из оценки инициатив в бюджет проекта.
   b. Система автоматически суммирует данные по фазам финансирования и видам затрат, формируя структурированный бюджет с детализацией по типам затрат, годам и подразделениям, что повышает точность бюджетного планирования.
2. Повышение прозрачности и контроля за бюджетами проектов
   a. Благодаря четкому процессу утверждения и фиксации изменений повышается прозрачность и контроль за бюджетами.
   b. После утверждения проекта на комитете предварительный бюджет автоматически копируется в справочник «Утвержденный бюджет» и блокируется от изменений, а все последующие изменения фиксируются через вкладку «Изменения бюджета» с указанием даты, основания и проекта, что обеспечивает полную историю изменений.

1. Решение предназначено для автоматизации процесса формирования, утверждения и контроля бюджетов проектов с детализацией по фазам финансирования, видам затрат и подразделениям. Оно позволяет автоматически переносить данные из оценки инициатив в бюджет проекта, утверждать бюджет через процесс согласования, фиксировать все изменения и обеспечивать детальный контроль за соблюдением бюджета.

1. Финансовые объекты и справочники
2. Триггеры для автоматического заполнения данных
3. Отчетность

1. Автоматическое копирование данных из справочника «Оценка инициативы»
2. Формирование объекта «Бюджет» в структуре проекта (1 календарный год = 1 объекту бюджета)
3. Детализация бюджета по типам затрат: основные средства, ПО, эксплуатационные расходы
4. Разбивка бюджета по месяцам (итоги за месяц записываются последним числом месяца)
5. Распределение бюджета по подразделениям на основе реквизита «Ответственное подразделение ЦО»
6. Блокировка утвержденного бюджета от изменений после процесса согласования
7. Фиксация всех изменений бюджета через вкладку «Изменения бюджета» с указанием даты, основания и проекта
8. Отображение данных по бюджетам в отчетах и на карточке проекта

1. Автоматическое формирование предварительного бюджета проекта при завершении оценки инициативы
2. Копирование предварительного бюджета в справочник «Утвержденный бюджет» после утверждения проекта
3. Блокировка утвержденного бюджета от изменений

Решение реализует следующие ключевые процессы: Автоматическое формирование предварительного бюджета:
- При завершении оценки инициативы система автоматически формирует предварительный бюджет проекта
- Суммируются значения из справочника «Оценка инициативы»
- Данные группируются по фазе финансирования проекта и виду затрат.

Создание структуры бюджета:
- В объекте «Паспорт проекта» создается дочерний объект «Бюджет» (1 календарный год = 1 объекту)
- В реквизит «Год бюджета» записывается дата 01.01.хххх (где хххх - год бюджета) с последующей блокировкой реквизита
- В дочерний справочник «Расходы по предварительному бюджету» записываются данные с группировкой по типу затрат

Детализация бюджета:
- Система автоматически разбивает бюджет по месяцам, записывая итоги за месяц последним числом месяца
- Распределение расходов по подразделениям на основе реквизита «Ответственное подразделение ЦО»
- Учет фазы финансирования проекта при распределении расходов

Утверждение и контроль бюджета:
- После утверждения проекта на комитете формируется протокол правления

Предварительный бюджет копируется в справочник «Утвержденный бюджет» и блокируется от изменений
Все изменения в бюджет вносятся через вкладку «Изменения бюджета» с указанием даты, основания и проекта
Все данные по бюджетам фиксируются в отчетах и отображаются на карточке проекта


Отслеживание исполнения бюджета по контрактам:
- После формирования и утверждения бюджета добавляется информация по контрактам
- Система обеспечивает связь между бюджетом проекта и заключенными контрактами