Различия

Показаны различия между двумя версиями страницы.

--- opportunities:communications:protocols:cumulative_protocol [16.10.2025 10:25] – создано Москвич Георгий
+++ opportunities:communications:protocols:cumulative_protocol [24.11.2025 22:27] (текущий) – Москвич Георгий
@@ Строка 7: / Строка 7: @@
   - Срыв сроков из-за отсутствия контроля: \\ a. Нет системы отслеживания статусов поручений, что приводит к несвоевременному реагированию на задержки. \\ b. Отсутствие напоминаний о приближающихся сроках выполнения поручений.
   - Неэффективное использование рабочего времени: \\ a. До 30% рабочего времени уходит на поиск информации по прошлым решениям и уточнение статусов поручений. \\ b. Много времени тратится на ручное оформление протоколов совещаний и отчетов. \\ c. Нет возможности быстро подготовить информацию для руководства на основе исторических данных.
+===== Выгоды =====
+  - Повышение прозрачности решений: \\ a. Все поручения видны в едином пространстве с указанием ответственных, сроков и текущего статуса. \\ b. Сокращение на 70% времени, затрачиваемого на поиск информации по прошлым решениям.
+  - Сокращение времени на оформление протоколов: \\ a. Автоматическое формирование специальных и накопительных протоколов за пару кликов. \\ b. Готовые отчеты для руководства вместо ручного оформления и потери информации. \\ c. Снижение времени подготовки отчетов на 60% за счет автоматизации процесса.
+  - Контроль поручениями на разных уровнях управления: \\ a. Регистрация поручений с учетом уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы). \\ b. Автоматические напоминания о просроченных поручениях. \\ c. Возможность отслеживания статуса поручений на всех уровнях управления.
+  - Гарантированное исполнение решений: \\ a. Система автоматически напоминает об окончании сроков и выявляет просроченные поручения. \\ b. Работа в диаграмме Ганта позволяет визуализировать реестр решений и вести протокол в реальном времени. \\ c. Снижение количества неисполненных поручений на 50% за счет автоматизированного контроля.
+===== Назначение =====
+Система управления поручениями и протоколами предназначена для обеспечения эффективной проектной коммуникации и контроля за исполнением решений, принятых на совещаниях. Она позволяет:
+  - Фиксировать решения совещаний прямо в контексте проекта в режиме реального времени в  диаграмме Ганта.
+  - Обеспечивать полную прозрачность всех поручений с контролем статусов и сроков.
+  - Автоматически формировать накопительные протоколы вместо ручного оформления.
+===== Компоненты решения =====
+  - Система управления поручениями: \\ a. Централизованное хранение всех поручений с указанием ответственных, сроков и статусов. \\ b. Поручения разных уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы).
+  - Механизм ведения накопительного протокола: \\ a. Автоматическое формирование протоколов на основе зафиксированных решений. \\ b. Возможность экспорта готовых протоколов в различные форматы (PDF, Excel, DOC).
+  - Работа в диаграмме Ганта: \\ a. Визуализация поручений в режиме реального времени.
+  - Система уведомлений и контроля: \\ a. Автоматические напоминания о приближении срока поручений и просроченных поручениях. \\ b. Формирование отчетов по статусу выполнения поручений для руководства.
+===== Особенности =====
+  - Единое информационное поле - все решения и поручения ведутся в системе на разных уровнях управления.
+  - Цветовая индикация статусов - автоматическое выделение критических поручений (желтый/красный) для оперативного реагирования.
+  - Накопительный протокол -формирование сводного протокола по всем совещаниям проекта.
+  - Открытое ведение протокола в Ганте - редактирование протокола в режиме реального времени.
+===== Автоматизируемые функции и процессы =====
+  - Формирование протоколов: \\ a. формирование протоколов совещаний на основе зафиксированных решений. \\ b. Формирование накопительного протокола по проекту.
+  - Контроль сроков и статусов: \\ a. Напоминание о сроках выполнения поручений. \\ b. Триггеры для фиксации утверждённой даты поручения, подсчет кол-ва переносов сроков.
+  - Формирование отчетности: \\ a. Создание презентационных слайдов для руководства с выделением критических поручений.
+===== Описание решения и иллюстрации =====
+  - Создание и регистрация поручений. Пользователь фиксирует решение совещания и создает поручение с указанием ответственного, срока выполнения.
+  - Ведение накопительного протокола: \\ a. Все решения и поручения автоматически фиксируются в накопительном протоколе. \\ b. Система формирует структурированный протокол с возможностью фильтрации по дате, ответственному и статусу. \\ c. Готовый протокол можно экспортировать в PDF или отправить в Confluence за 1 клик.
+  - Контроль исполнения поручений: \\ a. Система отслеживает статус выполнения поручений и отправляет напоминания за 3 дня до дедлайна. \\ b. При просрочке система автоматически эскалирует поручение вышестоящему руководству. \\ c. Все изменения статуса фиксируются в истории для аудита и отчетности.
+Иллюстрации:
+Скриншот: Интерфейс регистрации поручения с указанием уровня управления и сроков выполнения
+Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов
+Скриншот: Накопительный протокол с возможностью фильтрации и экспорта в различные форматы
+Сценарии использования:
+  - Подготовка к совещанию: \\ a. Администратор проекта просматривает Журнал проблем и открытых вопросов и выделяет пункты для включения в повестку дня. \\ b. Система автоматически формирует черновой протокол на основе выбранных вопросов. \\ c. Участники совещания получают уведомление с повесткой дня и черновым протоколом.
+  - Ведение совещания: \\ a. В ходе совещания решения фиксируются прямо в системе с указанием поручений, ответственных и сроков. \\ b. Поручения автоматически связываются с задачами в диаграмме Ганта. \\ c. Система предлагает добавить связанные документы и задачи для контекстного отображения.
+  - После совещания: \\ a. Система автоматически формирует протокол и отправляет его на утверждение ответственному. \\ b. Утвержденный протокол публикуется в накопительном реестре и становится доступным всем участникам проекта. \\ c. Исполнители получают уведомления о назначенных поручениях с указанием сроков и приоритета.
+Система управления поручениями и протоколами позволяет создать управляемый процесс, где каждое решение фиксируется, каждое поручение отслеживается, а каждый срок контролируется.
+Иллюстрации:
+Скриншот: Интерфейс регистрации поручения в соотв. уровня управления
+\\
+<image shape="thumbnail">{{:opportunities:communications:protocols:1b37.png?800|}}</image>
+\\
+Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов
+Скриншот: Накопительный протокол
+\\
+<image shape="thumbnail">{{:opportunities:communications:protocols:3b37.png?800|}}</image>
+{{page>opportunities:start#обратная_связь}}