Wiki [3.x] product:triggers:scenarios

Автоматизация отправки уведомлений и предупреждений

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 14 Feb 2022 10:55:10 +0000

Автоматизация отправки уведомлений и предупреждений

Информирование об изменении статуса проектного документа в СЭД

Уведомление заинтересованных лиц о прохождении документом в СЭД определённой стадии

Информирование об изменении статуса при заключении договора

Уведомление и переключение соответствующих статусов/вех при загрузке договора на согласование, добавлении скана договора

Информирование заинтересованных лиц о добавлении версии файла \ документа

Пользователь добавил файл в реквизит / на закладку «Документы» / добавил версию файла
Oб этом событии система рассылает уведомления заинтересованным лицам.

Адаптированное уведомление исполнителя / руководителя задачи о приближении срока ее завершения

Уведомление может приходить по определённым типам событий. Возможна гибкая настройка.

Уведомление пользователям о необходимости ответа в дискуссию

Система высылает уведомления пользователям о необходимости ответа в дискуссии.

В Системе есть обширный перечень событий, на которые может «смотреть» тот или иной триггер для формирования уведомления.
Также можно настроить различные каналы для передачи уведомлений.
Если вас заинтересовало какое-то из этих решений, вы можете обратиться к вашему аккаунт-менеджеру для получения более детальной информации.

Поддержка согласований и принятия решений

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Feb 2022 05:59:30 +0000

Поддержка согласований и принятия решений

Регламентный запрос на внесение изменений

Создаём в проекте дискуссию определённого типа
Запрашиваем в дискуссии какие-либо изменения
Заинтересованные лица - руководитель проекта, владелец портфеля и т.д. - автоматически получают соответствующие уведомления об изменении

Создание регулярного совещания

Как это работает?

В карточке объекта создаём мероприятие, например, координационно совещание по проекту
Указываем нужные атрибуты: время и периодичность совещания, приглашаем участников
После завершения мероприятия триггер создает новое совещание внутри проекта с нужными нам атрибутами
Владелец совещания получает возможность оперативного изменения времени проведения и участников совещания без сдвига остальных мероприятий

Как это поможет?
Триггер экономит время и позволяет оперативно вносить изменения в совещания.

Если вас заинтересовало какое-то из решений, вы можете обратится к вашему аккаунт-менеджеру для получения более подробной информации.

Поддержка работы с документами

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 01 Dec 2023 08:15:28 +0000

Поддержка работы с документами

Уведомление о добавлении\изменении документа

Как это работает?

Пользователь загружает документ или обновляет версию документа, например, вносит правки в техническое задание
Участники проекта сразу получают уведомление в системе

Как это помогает?
Экономит время и позволяет оперативно узнать о внесённых правках

Поддержка управления финансами

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Feb 2022 05:28:44 +0000

Поддержка управления финансами

Создание бюджета проекта

Пользователь завершил последний объект «Оценка инициативы» (в структуре одного проекта)
Происходит создание бюджетов в паспорте и запись туда финансовых данных из оценки

Для топ-менеджера: информирование о статусе проектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 31 Jan 2022 15:28:00 +0000

Для топ-менеджера: информирование о статусе проектов

Регламентный запрос на внесение изменений

Как это работает?

Создаём в проекте дискуссию определённого типа
Запрашиваем в дискуссии какие-либо изменения
Заинтересованные лица - руководитель проекта, владелец портфеля и т.д. - автоматически получают соответствующие уведомления об изменении

Как это помогает?
Триггер экономит временной ресурс и позволяет держать нужные запросы в фокусе

Уведомление о добавлении\изменении документа

Как это работает?

Пользователь загружает документ или обновляет версию документа, например, вносит правки в техническое задание
Участники проекта сразу получают уведомление в системе

Как это помогает?
Экономит время и позволяет оперативно узнать о внесённых правках

Поддержка реализации проектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Feb 2022 05:24:52 +0000

Поддержка реализации проектов

Автоматическое переключение фаз жизненного цикла

Триггер «смотрит» наступление нужного события, например, внесение записи в справочник, переключение статуса и т.д.
Фаза жизненного цикла проекта автоматически переключаются

Автоматический старт задачи по событию

Регламентом установлен срок выполнения задачи, временной промежуток
Происходит указанное событие, от которого должно стартовать выполнение задачи
Система автоматически выставляет нужные статусы и рассчитывает длительность проекта исходя из регламента
Заинтересованные пользователи получают уведомления

Закрытие/изменение статуса КТ по мере согласования проектных документов в СЭД

Проектный документ проходит заданный этап в СЭД (согласование, подписание)
Адванта по этому событию выполняет нужные действия, например, завершение КТ, переключение статусов
Система уведомляет заинтересованных пользователей

Поддержка инициации проектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 14 Feb 2022 07:01:05 +0000

Поддержка инициации проектов

Создание инициативы - ролевые назначения

Пользователь создает объект «Инициатива» из шаблона
Реквизит «Ответственный от бизнес-заказчика» заполняется значением, равным значению в роли «Руководитель» в этом объекте

Уведомление об инициативе

Пользователь изменяет значение реквизита на карточке
Изменяется статус объекта (в реквизите)
Происходит рассылка уведомлений

Автоматическое заполнение карточки инициативы или проекта

Пользователь создает карточку инициативы или проекта, в реквизитах указывает пользователя, который является заказчиком, сохраняет карточку.
По этому событию система автоматически:

заполняет реквизиты: Подразделение заказчика, Руководитель подразделения заказчика, Заместитель генерального директора;
назначает указанного пользователя на роль заказчика и выдает права заказчику на определенные объекты и задачи в структуре инициативы или проекта;
выдает права пользователям, которые являются сотрудниками подразделения заказчика на просмотр определенных объектов в инициативе или проекте (для отслеживания прогресса выполнения).

Отправка инициативы на рассмотрение проектному офису

Заказчик проекта готовит требования, заполняет карточку инициативы.
После того, как карточка заполнена, заказчик переводит карточку в режим редактирования, в реквизите «Направить в проектный офис» указывает значение «Да», сохраняет изменения.
По этому событию система автоматически выполняет действия:

переключает статус на «Отправлено в проектный офис»;
отправляет уведомления сотрудникам проектного офиса;
завершает контрольную точку и записывает причину ее завершения;
добавляет карточку инициативы в реестр инициатив на рассмотрении у проектного офиса.

Автоматизация назначения РП на проект

В проектный офис поступила инициатива выполнить проект.
Проектный офис создает дискуссию, в которую приглашает сотрудников подразделений, уполномоченных принимать решение выделении руководителей проектов из состава своих подразделений.
В дискуссии обсуждается, к зоне ответственности какого подразделения относится реализация инициативы.
По достижению договоренности, уполномоченный от подразделения сотрудник в карточке дискуссии заполняет реквизит «Руководитель проекта».

По этому событию автоматически выполняется:

назначение указанного пользователя на роль РП, ему автоматически предоставляются права,
переключается статус (или фаза ЖЦ) проекта, инициативы, завершается контрольная точка,
выполняется отправка адаптированных уведомлений (руководителю проекта о том, что он назначен и инструкция о дальнейших шагах; заказчику о том, что в проекте появился РП; другим заинтересованным сторонам).

Автоматизация назначения ответственных на объекты

Происходит по перемещению инициативы в паспорт проекта и заполнению заданных реквизитов

Отказ от инициативы со стороны заказчика

Изменение статусов объектов, перенос в архив, уведомления заинтересованных сторон при отказе от инициативы со стороны заказчика

Отказ от инициативы

Автоматическое уведомление заинтересованных лиц при отказе от инициативы, переносе ее из проекта, отклонении со стороны ответственных лиц

Согласование/утверждение инициативы

Автоматическая смена статусов, завершение вехи и уведомление заинтересованных сторон при появлении даты утверждения инициативы в Системе

Создание проекта из шаблона - заполнение и блокировка нужных реквизитов

При создании проекта из шаблона происходит заполнение и блокировка реквизитов

Генерация названия объекта по реквизитам

Пример использования:
Пользователь открывает карточку объекта, обозначающего информационную систему, переводит в режим редактирования,
в реквизите-классификаторе информационных систем выбирает значение с названием системы, сохраняет.
По этому событию автоматически название объекта меняется на такое же название системы, которую пользователь выбрал в реквизите.

Приемка инициативы в работу проектного офиса

Сотрудник проектного офиса перемещает инициативу в структуру будущего проекта.
По этому событию выполняются действия:

переключаются статусы;
завершается контрольная точка и записывается причина ее завершения;
отправляется уведомление в адрес руководителя проекта и заказчика проекта.

Автоматизация совещаний в Системе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 26 Jan 2022 10:00:54 +0000

Автоматизация совещаний в Системе

Создание регулярного совещания

Как настроить регулярное совещание по проекту в Системе?
1. Создать совещание, указать реквизиты и пригласить участников
2. Указать периодичность мероприятия
3. После завершения мероприятия система на базе триггеров создаст новое совещание в нужное нам время со всеми реквизитами и участниками
Как это поможет?
С помощью такого триггера вы легко сможете запланировать координации, привязанные к определённым проектам.

123

456

Поддержка планирования проектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 22 Aug 2022 12:34:10 +0000

Поддержка планирования проектов

Проверка качества базового плана проекта

В проекте создается дискуссия определенного типа с запросом
Триггер проверяет план проекта по заданному сценарию
По итогам проверки триггер в дискуссии отображает результат: рекомендовано ли утверждение базового плана

Смотрите видео тут.

Проверка качества базового плана в ходе согласования Проектным офисом

Проектный офис сохраняет БП, выполняются необходимые проверки.
Если результаты проверок положительные, то - проект переводится в статус «Реализация проекта»; - направляется уведомление руководителю проекта.

Автоматизация процедуры планирования оргструктуры проекта

Карточка проекта (паспорт проекта) был рассмотрен на заседании органа управления, который уполномочен утвердить проект к реализации.
Сотрудник проектного офиса заполняет в системе карточку протокола, в ней указывает решение «Утвердить к реализации».
По этому событию выполняются действия:

производится сравнение стоимости реализации проекта с пороговыми значениями. Например, для дорогих проектов с бюджетом свыше N руб. обязательно должен быть сформирован управляющий комитет проекта; в карточке проекта заполняется соответствующий реквизит;
отправляется уведомление руководителю проекта о необходимости приступить к планированию проекта; в зависимости от бюджета проекта в уведомление добавляется указание о необходимости сформировать управляющий комитет.

Поддержка регулярного менеджмента

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Apr 2025 12:46:07 +0000

Поддержка регулярного менеджмента

Создание регулярного совещания

В карточке объекта создаем мероприятие, например, координационное совещание по проекту
Указываем нужные атрибуты: время и периодичность совещания, приглашаем участников
После завершения мероприятия триггер создает новое совещание внутри проекта с нужными нам атрибутами

Сохранение поручений в проектах

Поручения, сформированные по результатам совещания, сохраняются в специальной корневой директории.
Триггер определяет, в каком проекте находится объект совещание и в этот же проект перемещает создаваемое поручение.

Делегирование поручения группе пользователей

Пользователь отправляет поручение или иной объект в смежное подразделение
Задача назначается на техническую учётную запись «Проектный офис»
Все сотрудники подразделения получают уведомление о новой задаче
Задача добавляется в бэклог проекта
Сотрудник назначает себя на роль руководителя или исполнителя проекта
Задача уходит из бэклога, сотрудники видят, что задача принята в работу

Как это помогает?
Триггер фиксирует процессы и исключает риски, что задача «потеряется».

Блокировка данных от внесения изменений

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 10 Feb 2022 06:17:30 +0000

Блокировка данных от внесения изменений

Блокировка план-графика работ от внесения изменений

На период согласования и утверждения базового плана необходимо заблокировать план-график от несанкционированных изменений.
Это может сделать руководитель проекта с помощью переключателя.

Блокировка финансовых записей по событию

Оценщики и руководитель проекта выполняют оценку позиций (=работ по проекту) и заполняют финансовый справочник (создают записи со стоимостью и прогнозными сроками закрытия актов).
После того, как позиции прошли оценку, руководитель проекта завершает родительский объект (оценка), сотрудник проектного офиса принимает завершение оценки, статус переключается на «Завершен».
По этому событию производится блокировка финансовых записей со стоимостью выполнения работ по проекту.

Ограничение прав на редактирование какого-либо объекта позволяет исключить ошибки при внесении или редактировании данных.
Если вас заинтересовало какое-то из решений, вы можете обратиться к вашему аккаунт-менеджеру для получения более детальной информации.