Wiki [3.x] product:triggers:lib

Блокировка графика проекта руководителем проекта ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 06 Jun 2022 10:21:04 +0000

Блокировка графика проекта руководителем проекта от его случайных изменений пользователями

Описание решения

В ADVANTA есть множество отчётов, которые показывают информацию из разных объектов системы для формирования общей картины по состоянию проектов или портфеля проектов.
Ошибки при внесении данных, даже допущенные случайно, могут влиять на искажение того или иного показателя в отчётах.

В ADVANTA мы предусмотрели такую ситуацию и сделали решение по блокировке некоторых объектов от внесения изменений.
Такое решение прежде всего помогает снизить вероятность ошибочных действий со стороны пользователей и позволяет сократить время на проверку данных в Системе.

На период согласования и утверждения базового плана необходимо заблокировать план-график от несанкционированных изменений.
Это может сделать руководитель проекта с помощью переключателя. Конечно, при необходимости можно снять блокировку.
Так пользователи смогут внести необходимые изменения, и все действия будут согласованы.

Процесс работы в Системе

1. Пользователь создаёт проект, вносит необходимые дочерние объекты.

2. По завершении создания проекта автоматически создается запись в справочнике “Блокировка план-графика от изменений исполнителями”.

3. Руководитель проекта может вносить или удалять записи в справочнике самостоятельно.

Таким образом, любые изменения план-графика теперь должны согласовываться с руководителем проекта.

Блокировка бюджета после согласования

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 06 Jun 2022 10:21:34 +0000

Блокировка бюджета после согласования

Описание решения

Поддержка управления финансами на базе триггеров помогает выполнять корректное финансовое планирование в проекте.
Мы сделали блокировку финансовых записей по событию.

Решение на базе триггеров регулирует выполнение финансовых процедур внутри проекта, снимает риски ошибочных действий в системе.

Оценщики и руководитель проекта выполняют оценку работ по проекту и заполняют финансовый справочник – создают записи со стоимостью и прогнозными сроками закрытия актов.
После того как позиции прошли оценку, руководитель проекта завершает родительский объект “Оценка”, сотрудник проектного офиса принимает завершение оценки, статус переключается на «Завершен».
По этому событию производится блокировка финансовых записей со стоимостью выполнения работ по проекту.

Процесс работы в системе

1. В проекте создается ветка объектов для оценки стоимости выполнения проекта.
Работы могут быть декомпозированы, например: тип затрат, пакеты работ, позиции спецификации.

2. Руководитель проекта и ответственные по нему оценивают работы по проекту и заполняют финансовый справочник: создают записи со стоимостью и прогнозными сроками закрытия актов.

3. После того, как позиции прошли оценку, руководитель проекта завершает родительский объект (оценка), сотрудник проектного офиса принимает завершение оценки, статус переключается на «Завершен».
По этому событию производится блокировка финансовых записей со стоимостью выполнения работ по проекту и смена соответствующих статусов.

Автоматическое формирование бюджета проекта с ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 06 Jun 2022 10:21:18 +0000

Автоматическое формирование бюджета проекта с агрегацией данных по периодам и статьям на основе поданной детальной оценки

Описание решения

Поддержка управления финансами на базе триггеров позволяет автоматизировать трудоемкий процесс планирования бюджета проекта.

Решение устанавливает необходимые формальные процедуры для финансового планирования и автоматически формирует бюджет проекта с агрегацией данных по статьям расходов на основе поданной детальной оценки.
Общая стоимость проекта автоматически рассчитывается как сумма всех затрат по всем этапам, блокируется в Системе от редактирования.

После подтверждения готовности оценки рассылаются уведомления заинтересованным сторонам и членам Проектного офиса.
Статус карточки проекта обновляется: «Оценка ФТ завершена».

Процесс работы в Системе

1. Пользователь вносит данные в справочник «Сметная оценка» и отправляет на согласование записи по планируемым расходам.
Например, формирует сметную оценку, в которой могут быть десятки и сотни записей по планируемым расходам проекта.

2. Сотрудник проектного офиса согласовывают сметную оценку и закрывает согласование в системе.

3. Триггер «видит» закрытие согласования и формирует записи в справочнике «Бюджет проекта» согласно заданному алгоритму.
Например, берет из справочника «Сметная оценка» все расходы, относящиеся к одной статье и одному месяцу, суммирует их и формирует запись в «Бюджете проекта» в виде суммы расходов по статье на месяц.

4. Таким образом, бюджет проекта формируется в системе автоматически, суммы расходов рассчитаны в соответствии с заданным алгоритмом, заинтересованные стороны получают уведомления.

Алгоритм формирования бюджета можно гибко настроить в соответствии с потребностями бизнеса.

Автоматическое заполнение карточки нового проекта, ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 03 Jun 2022 12:13:16 +0000

Автоматическое заполнение карточки нового проекта, раздача прав заинтересованным лицам

Описание решения

Поддержка инициации проектов на базе триггеров в ADVANTA позволяет установить регламентированный порядок действий для сотрудников по формированию инициативы. Решение автоматизирует процесс работы и облегчает деятельность пользователей в Системе.

Пользователь создает карточку инициативы или проекта, в реквизитах указывает пользователя, который является заказчиком, сохраняет карточку.
По этому событию система автоматически:

заполняет реквизиты: Подразделение заказчика, Руководитель подразделения заказчика, Заместитель генерального директора;
назначает указанного пользователя на роль заказчика и выдает права заказчику на определенные объекты и задачи в структуре инициативы или проекта;
выдает права пользователям, которые являются сотрудниками подразделения заказчика на просмотр определенных объектов в инициативе или проекте для отслеживания прогресса выполнения.

Пользователь может сфокусироваться на инициативе, в то время как решение автоматизирует выполнение формальных процедур.

Процесс работы в Системе

1. Пользователь создаёт новую инициативу, интерфейс для создания можно вывести в отдельное меню в вашем экземпляре Системы для удобства.

2. Пользователь вводит данные инициативы: название, описание, вносит ответственного от бизнес-заказчика.

При этом такие данные, как, например, статус инициативы, заполнять не нужно: система показывает подсказку с объяснением.

3. После сохранения инициативы модуль триггеров заполняет данные ответственных лиц: Подразделение заказчика, Руководитель подразделения заказчика, Заместитель генерального директора. Также заполняется и блокирует дата создания инициативы, и происходит делегирование прав ответственным лицам.

Теперь можно дальше работать с инициативой, например, направить её в проектный офис.

Проверка качества базового плана по запросу ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 03 Jun 2022 14:17:56 +0000

Проверка качества базового плана по запросу руководителя проекта

Описание решения

Проверка качества базового плана с помощью триггеров помогает сэкономить время руководителя и избежать возможных ошибок в планировании.
Руководитель создаёт дискуссию определённого типа по обсуждению проекта и добавляет коллег при необходимости.
По этому событию Цифровой Помощник автоматически формирует результаты проверки и высылает в эту же дискуссию, чтобы руководитель проекта и все участники могли ознакомиться с информацией и принять участие в дальнейшем обсуждении.

Механизм триггеров достаточно гибкий и позволяет настроить Цифрового Помощника с учетом бизнес-процессов в вашей компании.
Это дает возможность получать максимально персонализированные рекомендации.

Процесс работы в Системе

1. Пользователь создаёт дискуссию в проекте, выбирает тип дискуссии “Запрос на утверждение БП“

2. Модуль триггеров обрабатывает данные по проекту и формирует рекомендацию о том, стоит ли утверждать данный базовый план.
В случае, если утверждение базового плана не рекомендовано, в ответе также отражаются причины и замечания, которые рекомендовано устранить.

Возможна гибкая настройка решения для корректного анализа и формирования персонализированных рекомендаций с учетом специфики вашего бизнеса.

Отправка инициативы на рассмотрение проектному ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 03 Jun 2022 12:13:45 +0000

Отправка инициативы на рассмотрение проектному офису и заинтересованным лицам

Описание решения

Решение по поддержке инициации проектов на базе триггеров устанавливает четкий порядок действий пользователей при создании проектных инициатив.
Система заполняет нужные статусы и высылает нужные уведомления автоматически. Пользователь может сосредоточиться на цели инициативы и готовить необходимые материалы.
Система подсказывает пользователю, что нужно сделать.
Автоматизация исключает ошибочные действия и помогает в дальнейшем сформировать корректную отчетность.

После заполнения карточки инициативы и запуска процесса отправки в проектный офис Система:

переключает в карточке статус на «Отправлено в проектный офис»;
отправляет уведомления сотрудникам проектного офиса;
завершает контрольную точку и записывает причину ее завершения;
добавляет карточку инициативы в реестр инициатив на рассмотрении у проектного офиса.

Процесс работы в Системе

1. Пользователь заполняет карточку инициативы из шаблона, Заказчик проекта готовит требования, заполняет карточку инициативы в Системе.
После того, как карточка заполнена, заказчик в реквизите «Направить в проектный офис» указывает значение «Да», сохраняет изменения.

2. По этому событию система делает соответствующие изменения в план-графике инициативы:
статус инициативы теперь - “В работе”, а первая контрольная точка завершена.

3. Инициатива делегируется системной группе “Проектный офис”, статус инициативы обновляется и блокируется для пользователей от редактирования, но проектный офис может дальше работать с инициативой в Системе.

4. Интерфейс работы с инициативами, направленными в проектный офис, можно вывести в боковое меню для быстрого доступа.

Сотрудники проектного офиса могут разобрать инициативы и, при необходимости, направить на доработку.

Автоматическое переключение фаз жизненного цикла ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 06 Jun 2022 10:39:57 +0000

Автоматическое переключение фаз жизненного цикла по событию

Описание решения

В ADVANTA возможно настроить визуализацию фаз жизненного цикла на карточке проекта исходя из бизнес-процессов вышей компании.

Решение на базе триггеров позволяет настроить автоматическое переключение фаз жизненного цикла проекта или его статусов по наступлению определенных событий, например: создание записи в справочнике о согласовании проекта, завершение контрольной точки, переключение системного статуса.

В некоторых решениях в проектах применяется «статусная» модель на базе реквизита, в этом случае так же можно настроить переключение статусов при наступлении определенного события в системе.

Это очень гибкое решение, можно построить разнообразную логику, в зависимости от потребностей бизнеса.

Процесс работы в системе

Проект может быть декомпозирован на составляющие – этапы, подзадачи, контрольные точки. Визуализацию жизненного цикла можно вывести на карточку проекта.

Фаза жизненного цикла может переключаться, например,

по завершению контрольной точки в проекте;
по созданию записи справочника;
по факту завершения согласования документа в системе;
по факту события, которое произошло во внешней системе (например, утверждение приказа о старте проекта во внешней СЭД).

Смену фаз жизненного цикла можно настроить исходя из потребностей бизнеса.

Создание регулярных совещаний

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 17 Oct 2025 05:23:21 +0000

Создание регулярных совещаний

настройка

Описание решения

Организация регулярных совещаний по проекту обеспечивает своевременную координацию участников и помогает контролировать ход проекта.
Для создания совещаний в ADVANTA можно использовать тип объекта “Мероприятие”, и сохранять его внутри специальной папки проекта. Но, на текущий момент система не позволяет для совещаний устанавливать регулярность, поэтому руководитель проекта вынужден создавать их каждый раз вручную.

Создание регулярных совещаний на базе триггеров позволяет минимизировать временные затраты и ошибочные действия.
Пользователь создаёт первое совещание с нужным составом участников и указывает периодичность проведения, например, “еженедельно”.
Триггер срабатывает на перевод совещания в статус “Завершен” – копирует созданное пользователем совещание и создает новое через заданный промежуток времени.
Новое совещание встанет в календаре строго на тот же самый день недели и время, согласно исходному совещанию.

После настройки решения пользователи смогут создавать совещания с нужной периодичностью.
При этом автоматически в совещание будут добавляться выбранные участники.

Процесс работы в системе

1. В карточке проекта в папке “Совещания” пользователь создаёт нужное совещание, например, “Координация по проекту”, задаёт нужное время и продолжительность.

2. На карточке “Мероприятия” добавлен реквизит «Периодичность повтора», пользователь выбирает нужную периодичность, например, “Раз в неделю”.

3. После завершения совещания пользователь переводит его статус в системе на “Завершен”.

4. После этого автоматически триггер создает новое совещание по заданным атрибутам.
Оно будет создано в той же папке, что и предыдущее совещание, но появится в расписании на следующей неделе.

Аналогичным образом можно создавать и другие регулярные совещания, необязательно привязанные к конкретному проекту.
Например, Вы можете полностью спланировать все регулярные совещания на неделю, такие как Проектные комитеты, координации по финансам, продажам и другим областям деятельности компании.