Wiki [3.x] product:tables:users

Запись в справочник

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 28 Oct 2025 09:39:50 +0000

Запись в справочник

Чтобы работать с содержимым справочника – добавлять новые записи, редактировать их, удалять, – зайдите в нужный вам справочник.

Возможности работы с каждым отдельным справочником настраиваются правами доступа.

Создание, редактирование записи

Для создания новой записи в справочнике:

откройте справочник (например, со страницы того объекта, к которому этот справочник привязан);
нажмите Добавить (Рисунок 1) или , чтобы отредактировать запись.
Доступно пользователям с правами доступа на «Создание записей справочника» и «Изменение записей справочника».

Рисунок 1 – Кнопки добавления и редактирования записей
сохраните изменения.

Внешний вид справочника, права доступа к нему задаются администратором.

Копирование записей

Вы можете копировать существующие записи и вносить в них правки, чтобы быстрее заполнять справочник.

Все поля новой записи будут идентичны скопированной, кроме поля «Дата» – там будет выставлена текущая дата.

Ограничение на добавление записей справочника

Из-за настроек справочника, ваших прав доступа, возможность добавлять, редактировать, удалять записи справочника может быть ограничена.

Администратору

О том, как ограничить ввод данных в справочник.

Удаление записи

Чтобы удалить запись, нажмите в строке этой записи .

Можно удалить за раз несколько записей из справочника:

выделите чек-боксами записи к удалению;
выберите Удалить → Выполнить (Рисунок 2).

Также вы можете выбрать проект. Автоматически будут отмечены все записи справочников, относящиеся к нему. Удалены будут только записи справочников.

Доступно пользователям с правами доступа на «Удаление записей справочника».

Рисунок 2 – Массовое удаление записей из справочника

Импорт записей из Excel

Зайдите в справочник объекта
Кнопка «загрузить из Excel» → «Скачать файл-шаблон» (Рисунок Imp.1)

Рисунок Imp.1 – Загрузка данных в справочник
Заполните файл данными и сохраните его.
Вернитесь на страницу справочника → «загрузить из Excel» → «Выберите файл» – прикрепите заполненный шаблон
Кнопка «Импортировать».

Подробно обо всех правилах импорта

Утверждение записей справочника

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 15 Aug 2019 13:01:29 +0000

Утверждение записей справочника

Функция ориентирована на согласования данных – записей справочников. Например, может использоваться в справочниках, связанных с бюджетами, учетом времени и т.д.

Например, для закрытия учетного периода: заблокируйте от изменений записи справочников прошлого периода, утвердив их за несколько кликов.

Механизм может работать так:

Руководитель проекта отправляет исполнителю запрос на ввод данных.
Исполнитель вносит данные, и отправляет запрос на утверждение руководителю.
Руководитель получает запрос, затем утверждает внесенные данные, либо отправляет их на доработку.

Администратору системы

Как включить опцию при создании/редактировании в справочника: Администрирование → Справочники → зайти в справочник → портлет «Общие свойства справочника» → «Изменить» → чек-бокс «Использовать процедуру утверждения».

Чтобы утвердить или отправить запись на редактирование, нужно:

Зайти в справочник
Выбрать одну или несколько записей, отметив их галочкой (Рисунок 1:1).
В выпадающем меню над, таблицей справочника, выбрать тип действия – «Утвердить» или «Отправить на доработку» (Рисунок 1:2).
Нажать «Выполнить.

Рисунок 1 – Утверждение данных в справочнике «Учет времени»

Возможность утверждать записи зависит от прав, которые назначены пользователю. Причем для каждого справочника существует отдельное правило, разрешающее, или запрещающее эту операцию.

Утверждение записей справочника за период

Чтобы утвердить записи справочника, которые попадают в определенный период:

нажмите кнопку-ссылку «фильтр по дате»;
выберите нужный период и нажмите кнопку «Сохранить»;
все записи, попадающие в период будут выбраны (активный чек-бокс);
утвердите выбранные записи.

Рисунок 2 – Фильтр по дате

Фильтрация записей справочника

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 19 Jan 2022 12:23:16 +0000

Фильтрация записей справочника

В Системе есть возможность массовой выборки записей справочника по фильтру для для утверждения финансовых и нефинансовых данных справочников.
На данный момент возможна фильтрация только реквизиту «Дата».

По нажатию на кнопку «открыть фильтр» на странице справочника отображается диалоговое окно «Настройки фильтра», в котором вы можете выбрать диапазон дат, по которым возможно сделать выборку.

Импорт записей в справочник из MS Excel

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 25 Sep 2025 07:19:23 +0000

Импорт записей в справочник из MS Excel

Добавляйте записи в справочники из файлов MS Excel.
Легко загружайте в систему: таблицы контактов, смет, спецификаций и проч.

Обратите внимание

Такие компоненты в ADVANTA совместимы только с продуктами Microsoft Office.
Мы не можем дать гарантии совместимости с офисными пакетами других производителей.
Файлы в них могут открываться с искажениями форматирования, либо, в отдельных случаях, могут не открываться вообще.
Это не является ошибкой системы.

Механика импорта

Зайдите в справочник объекта
Кнопка «загрузить из Excel» → «Скачать файл-шаблон» (Рисунок Imp.1)

Рисунок Imp.1 – Загрузка данных в справочник
Заполните файл данными и сохраните его.
Вернитесь на страницу справочника → «загрузить из Excel» → «Выберите файл» – прикрепите заполненный шаблон
Кнопка «Импортировать».

Как заполнять файл

Код объекта в шаблоне

Из необычного, в шаблоне, который нужно заполнить записями, вы увидите поле – Код*. В нём – GUID тех объектов, к которым относится справочник.

Всего один раз заполнив и загрузив шаблон, вы можете внести записи в справочники нескольких объектов.

Чтобы записи разошлись по нужным местам, в шаблоне должны быть указаны объекты и их коды (UID - уникальные идентификаторы объектов), к которым справочники привязаны.

Чтобы колонка Код* отображалась в файле шаблона для экспорта, необходимо в настройках справочника, для параметра Структура записей справочника выбрать значение Иерархическая

Чтобы добавить запись в справочник объекта, добавляйте данные справа от заполненного поля «Код», если необходимо добавить несколько записей в один и тот же объект, следующие записи добавляйте в строки под строкой с заполненным полем «Код». При этом поле «Код» для тех записей, которые нужно добавить в тот же объект, заполнять не нужно.

Новая запись справочника – новая строка в Excel, расположенная под нужным объектом.

Рисунок Imp.2 – Импорт данных из строк файла MS Excel

Даты. Особенности

Если дата вводится вручную

Если в справочник даты должны вводиться вручную¹⁾, нельзя использовать в названии файла конструкцию с подчеркиванием перед словом: _любое слово.

Если дата привязана к плановым датам проекта

При импорте записей в справочник, в котором даты записей привязаны к плановым датам проекта²⁾, в конце названия файла нужно оставлять выражения: _BindDateToProjectBegin\_ либо _BindDateToProjectEnd\_

Перед другими словами в названии символ подчеркивания использовать также нельзя.

Также, после конструкций _BindDateToProjectBegin\_, либо _BindDateToProjectEnd\_ можно использовать пробел и уже после него вставлять в название другие необходимые слова и выражения.

Реквизит-классификатор с несколькими значениями

Как импортировать запись с реквизитом-классификатором, в котором должно быть несколько значений?

В файле-шаблоне MS Excel, в ячейке этого реквизита разделяйте значения разрывом строки – Alt+Enter:

При импорте данных из MS Excel справочника с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений, следует все требуемые для одной строки справочника значения реквизита-классификатора располагать в одной ячейке файла MS Excel, друг под другом. Это можно сделать с помощью сочетания клавиш Alt+Enter: следует ввести первое значение, затем создать следующую строку в ячейке, нажав Alt+Enter, после чего в следующую строку ввести второе значение и т.д.

Рисунок Imp.3 – Справочник с реквизитом-классификатором, у которого разрешен выбор нескольких значений

Новое значение реквизита-классификатора

Одновременно с импортом можно создавать новые значения для реквизитов-классификаторов.

Доступна только для пользователей с правом на «Импорт значений классификаторов» из группы прав «Операции с импортом».

Например, есть реквизит-классификатор «Версия продукта», и у него есть преднастроенные значения: v.1.0, v.1.1, v.1.2
Но запись в справочник касается уже новой версии продукта – v.2.0 ⇒ это значение должно попасть в справочник.

Если чек-бокс включен, в процессе импорта
1. создаются новые значения всех классификаторов, присутствующих в колонках файла;
2. импортируются строки файла в записи справочника.
Если чек-бокс НЕ включен (значение по умолчанию), и в файле есть неопознанные значения реквизита-классификатора, формируются ошибки загрузки.
При активации чек-бокса,

Рисунок Imp.4 – Импортировать новые значения в реквизиты-классификаторы

¹⁾

опция справочника Использовать дату = Да, ручной ввод

²⁾

опция справочника Использовать дату = Да, использовать расчетные даты проекта

Работа со справочником "Ведущий/Подчиненный"

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Mar 2026 07:46:07 +0000

Работа со справочником "Ведущий/Подчиненный"

Для вывода на одной странице несколько связанных между собой справочников поможет конструкция «Ведущий/Подчинённый».

Администратору системы

Как настроить "Ведущий/Подчинённый".

Такое представление упрощает работу с финансовыми процессами:

ведение планового и фактического бюджета закупок,
учет плановых и фактических затрат по проекту,
учет сопоставления актов и оплат,
и т.д.

Все справочники, объединенные «Ведущий/Подчиненный», отображаются на одной странице браузера.

Максимальное количество подчиненных справочников - 6.

Принцип работы

На примере связанных справочников «Финансы».

Создайте запись в ведущем справочнике – верхняя таблица. Например, сумма контракта 30 000 рублей по статье затрат «Транспортные расходы» (Классификатор «Статья затрат» – общий классификатор для всех справочников конструкции.).
Клик на чек-бокс со строкой записи → перейдите на подчинённый справочник и добавьте связанную запись по кнопке Добавить.

Рисунок 1 – Как внести данные в связанную запись в зависимом справочнике

Классификатор уже будет выбран – тот же, что и в ведущей записи. Внесите и сохраните данные.
Сумма значений-чисел автоматически отображается в ведущем справочнике – в колонке ведущего справочника с названием справочника-источника.
Например, введено три записи в подчиненный справочник «План платежей» с суммами 12, 8 и 10 тыс. рублей.
Общая планируемая сумма приходов в 30 000 рублей – в колонке «План платежей» ведущего справочника, классификатор (здесь: «Статья затрат» – «Транспортные расходы») – тот же, что и в подчинённом справочнике.
Обратите внимание
Если в ведущем справочнике создать две или больше записей с одинаковым значением статьи затрат (Общий классификатор), то итоги в Ведущем справочнике будут некорректными - в дублирующие записи попадут те же значения сумм из подчиненных справочников, которые уже есть в первой записи. То есть на уровне одного и того же объекта в ведущем справочнике нужно всегда создавать одну запись на одно уникальное значение статьи затрат (Общего классификатора).

Рисунок 2 – Из чего суммируется значение в ведущий справочник

Особенности интерфейса

Фильтр по записи

Выберите чек-боксом одну запись в ведущем справочнике:

в подчинённых справочниках внизу отобразятся только связанные с выбранной записи;
появится кнопка «Добавить» – в подчиненных справочниках можно будет внести запись.

Выберите чек-боксом несколько записей ведущего справочника:

в подчинённых справочниках отобразятся все подчиненные записи;
кнопка «Добавить» – не отобразится.

Снимите все чек-боксы/Не выделяйте записи в ведущем справочнике:

в подчиненных справочниках выведутся все записи;
кнопка «Добавить» в подчиненном справочнике не отобразится.

Изменения в справочнике

В подчинённом

В подчиненном справочнике, в записи нельзя поменять классификатор, который связывает с ведущим справочником.

Например, нельзя поменять статью расходов с «Прочего» на «Услуги» – потому что этот реквизит был задан из ведущего справочника, и именно он связывает эти два справочника.

В ведущем

Изменить классификатор в родительском справочнике можно.
Все записи в подчинённых справочниках при этом также сменят классификатор на указанный.
Это сделано, чтобы не терялась синхронизация с дочерними справочниками.

Например, изменили в родительском справочнике статью расходов с «Прочего» на «Транспортные расходы» ⇒ Все записи в дочерних, которые относились к этому классификатору, изменились на «Транспортные расходы».

Рисунок 3 – Наследование значений классификатора в ведущего справочника в подчиненные

Обратите внимание

Если вы хотите изменить запись ведущего справочника вместе со связанными дочерними, НО у вас хотя бы в одном из этих справочников нет права на изменение записей, система не позволит внести изменения ни в одну из этих записей.

Удаление записей

В подчинённом

Чтобы удалить запись в подчинённом справочнике – в справочнике. (Если у вас есть право на удаление записей.)

В ведущем

Чтобы удалить запись в родительском:

выделите её чек-боксом → Удалить

или

Если у этой записи есть подчиненные записи, откроется диалоговое окно с выбором – что делать с подчиненными записями:

удалить только эту запись;
удалить эту запись и связанные дочерние – все связанные записи в подчиненных справочниках.
Пользователь этим действием сможет удалить записи только в тех справочниках, где у него есть право на удаление записей.

Рисунок 4 – Диалоговое окно с выбором действия при удалении записи

Из подчиненных справочников удаляются только записи:

с одинаковым значением общего классификатора;
и созданные на одном и том же уровне дерева объектов.

Обратите внимание

Если вы хотите удалить запись ведущего справочника вместе со связанными дочерними, НО у вас хотя бы в одном из этих справочников нет права на удаление записей, система не позволит удалить ни одну из записей.

Рисунок 5 – Диалоговое окно «Удаление записи родительского справочника» с запретом на удаление записей

Дата записи - из дат проекта

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 05 Jul 2019 12:47:13 +0000

Дата записи - из дат проекта

В системе можно создать справочник, чьи записи будут следовать за плановыми датами проектов.
Один из кейсов, где вы можете это использовать – платёжный календарь, где могут быть и фиксированные, и связанные с датами проектов записи. В случае изменения календарного плана проекта автоматически изменится и платежный календарь.

Администратору системы

Чтобы эта функциональность стала доступна в справочнике, в его настройках:

Общие свойства справочника → Использовать дату → Да, использовать расчетные даты проекта
Структура справочника → Форма ввода записи → Всплывающее окно

Пример использования

В момент внесения новой / редактирования записи в справочник, выберите «указать дату задачи». (Рисунок 1)

Рисунок 1 – Ввод записи справочника
Выберите к Плановой дате начала или Плановой дате окончания привязать дату записи (Рисунок 2).
Выберите объект, к которому привязать запись (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Выбор задачи для связи с датой
При необходимости укажите отклонение от выбранной даты (может быть как положительным, так и отрицательным) (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Ввод записи справочника

Можно как связать запись справочника с датой задачи, так и указать календарную дату вручную. Тогда при изменении календарного плана проекта эти записи не сдвинутся по времени.

Визуально в справочнике связь даты с задачей можно отличить следующим образом:

Дата задана вручную (Рисунок 4:1);
Запись привязана к плановой дате начала задачи (Рисунок 4:2);
Запись привязана к плановой дате окончания задачи (Рисунок 4:3).

Рисунок 4 – Список записей справочника

Рассылка запросов на ввод данных

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 15 Aug 2019 13:01:29 +0000

Рассылка запросов на ввод данных

Это устаревшая функциональность.
Используйте формы для запроса данных по справочникам.

Всё равно хочу посмотреть

Типы запросов

Ручной	Может быть создан пользователем – руководителем проекта.
Автоматический	Инициируется системой на основании настроек расписания для автоматических запросов. Получатель запроса – исполнитель объекта, с которым связан справочник. Запрос приходит на его Домашнюю страницу.

Создание ручного запроса

Зайдите в справочник.
Нажмите кнопку «Запросить ввод данных» (Рисунок 1:1).

Рисунок 1 – Страница создания ручного запроса на ввод данных в справочник
Введите текст запроса
Укажите адресатов запроса
Нажать «Отправить».

Адресат по умолчанию – исполнитель проекта. После отправки, запрос придет на Рабочий стол системы всем пользователям, которые были указаны в списке адресатов.

Приглашать в качестве адресатов в запрос на ввод данных в справочники можно любых пользователей, у которых есть права на просмотр и создание записей в справочнике в выбранном проекте.

Настройка автоматического запроса

Автоматический запрос инициируется системой на основании настроек расписания для автоматических запросов.

Получатель запроса – исполнитель проекта, в котором создается запрос со страницы справочника.

Для настройки автоматической рассылки запросов на ввод данных:

нажмите кнопку «Настроить запросы» (Рисунок 1:3). Откроется страница с настройками автоматической рассылки (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Страница настроек автоматической рассылки запросов на ввод данных в справочник
Настройте запрос согласно вашим задачам:
- «Использовать автоматическую рассылку запросов» – поставьте чек-бокс, если хотите включить автозапросы.
- «Использовать даты, определенные в проекте» – использование для рассылки интервала времени, ограниченного датами начала и окончания проекта.
- «Период» – выпадающее меню с заданными временными интервалами, через которые будет производится рассылка запросов (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).
- «Дата начала периода» – задание начальной даты рассылки запросов по данному справочнику.
- «Дата окончания периода» – задание конечной даты рассылки запросов по данному справочнику.
Сохраните изменения.

Администратору системы

Для работы автоматической рассылки на сервер с веб-содержимым установите службу таймера.

Справочники в интерфейсе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Mar 2026 08:03:17 +0000

Справочники в интерфейсе

См. также: Утверждение записей справочника

Где найти справочники

Справочники и закладки (сгруппированные справочники) доступны с карточки объекта, в правом меню.
Цифры в скобках, справа от названия, обозначают:

количество записей – для справочника;
количество справочников – для закладки со справочниками.

Визуально справочники и закладки в меню никак не дифференцируются.

На карточке объекта отображаются только те справочники, которые к нему привязаны.

К разным типам объектов могут быть привязаны разные справочники. ⇒ Набор справочников на карточках объектов может отличаться.

Рисунок 1 – Набор справочников в Главном меню проекта

Чем справочники отличаются друг от друга

Справочники могут визуально отличаться. Но если вы видите в ADVANTA перед собой таблицу, в которую можно внести данные, скорее всего, это – справочник (Рисунок 2).

Есть горизонтальные, вертикальные и иерархические справочники.
Справочники могут быть сгруппированы в конструкцию Ведущий/Подчинённый.

Рисунок 2 – Справочник «Статус поставок»
Справочники могут выводиться на карточку объекта (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Справочник на главной странице проекта

Как добавить запись в справочник

Как добавить запись в справочник

Вы можете работать со справочниками в рамках ваших прав доступа. Причём для разных справочников уровень доступа у вас может быть разным. Доступ настраивается администратором системы.

Закладки

Закладки могут быть двух типов:

«Ведущий/Подчиненный» – тип закладки, который позволяет создавать конструкцию из связанных ведущего и подчинённых справочников. Эта конструкция упрощает работу с такими финансовыми процессами, как ведение планового и фактического бюджета закупок, учет плановых и фактических затрат по проекту, учет сопоставления актов и оплат, и т.п.
«Список» – этот тип закладки используется для простой группировки справочников по какому-либо признаку, например, Финансы или CRM.

Пример "Ведущий/Подчиненный"

Подробно о том:

Закладка «Затраты» (Рисунок 4) – закладка типа «Ведущий/Подчиненный», включает четыре связанных справочника:

Управление затратами (ведущий справочник);
План оплата расход (подчиненный справочник);
Факт оплата расход (подчиненный справочник);
Факт Акты расход (подчиненный справочник).

Вместе они отражают информацию по плановым и фактическим затратами и расходам в рамках выбранного проекта.

Рисунок 4 – Справочник «Затраты»

Пример "Список"

Закладка «Поставки» – закладка типа «Список», включает 2 справочника, содержащих информацию:

о номенклатуре поставляемого оборудования;
о статусе поставок в рамках выбранного проекта.