Wiki [3.x] product:documents

Как добавить документ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 14 Oct 2025 04:39:19 +0000

Как добавить документ

из коробки, настройка

Документы могут добавляться через:

дискуссии – вы обсуждаете с коллегами какой-то документ ⇒ вам нужно добавить его к дискуссии;
согласования – нужно согласовать документ(ы);
реквизиты – при создании, редактировании объекта вы прикрепляете файл прямо на карточке объекта;
документы – закладка «Документы» в объекте.

Рассмотрим подробно добавление файлов через раздел «Документы».

Зайдите в нужный вам объект (задачу или проект).
Справа в меню → «Документы»
Напротив нужного объекта (если зашли в объект с дочерними – здесь отобразятся дочерние) нажмите Добавить, чтобы загрузить документ.
В открывшемся интерфейсе выберите способ, как именно вы хотите добавить документ:
1. загрузив файл со своего устройства;
2. добавив http-ссылку на файл;
3. указав ссылку на документ на ftp-сервере;
4. указав путь к сетевой папке (например, внутреннее корпоративное дисковое хранилище).

Кроме загрузки самого файла на этой же странице можно:

внести его название (которое будет отображаться в интерфейсе) – заменит название загруженного файла, можно использовать при поиске по системе;
Не используйте в поле «Название» двойные кавычки, угловые скобки или запрещенные символы: \ / : * ? | , иначе документ не сохранится.
описание – помощь для однозначной идентификации документа, подсказка по нему, summary;
указать реквизиты.
Администратору системы
Реквизиты для документов настраиваются так же, как и для всех остальных типов объектов.

Способы прикрепить файл

Загрузка файла

Для загрузки файла из памяти своего компьютера:

кнопка «Выберите файл» → найти нужный файл → «Открыть».
«Сохранить».

HTTP-ссылка

В качестве документа вы можете прикрепить к объекту любую ссылку. Это может быть ссылка на раздел сайта или на файл, которые расшарен в облачном хранилище, ссылка для скачивания файла и т.д.

Например, ссылка на Google документы (таблицы, тексты, презентации и т.д.), на любые файлы, хранящиеся в облаке.

Клик на «указать ссылку на файл» → вставить http-ссылку → «сохранить».

Копируйте http-ссылку из адресной строки браузера.
Удостоверьтесь, что материалы по этой ссылке будут доступны не только вам, но и вашим коллегам по проекту.
Например, откройте эту ссылку в режиме инкогнито в браузере, если нужно, чтобы файл был доступен всем по прямой ссылке, или проверьте, что доступ выдан всем заинтересованным лицам.
В поле «Название» замените значение в виде ссылки на текстовое название, иначе документ в виде ссылки не сохранится.

FTP-ссылка

Администратору системы

Возможность добавлять ссылку на документы, размещенные на ftp-сервере, доступна только после настройки доступа к FTP в разделе администрирования системы.
Кнопка-ссылка «Создать ссылку на ftp» без этих настроек также не отображается.

«создать ссылку на ftp» → выберите файл в окне с каталогом папок ftp-ресурса;
добавьте документ и сохраните его.

Ссылка на сетевую папку

Клик на «указать ссылку на сетевую папку» → укажите путь к файлу в сетевой папке.
Рекомендуем скопировать путь к сетевой папке из проводника или любого другого файлового менеджера.
Путь к сетевому диску указывается также, как на скриншоте. Путь к сетевой папке должен задаваться следующим образом: \\ИмяСерверногоКомпьютера\ИмяРесурса, например, \\192.168.0.1\Папка с документами\Документ.docx.
Сохраните изменения.

Результат добавления документа – это сохранённая ссылка. По клику на документ Advanta предложит пользователю сохранить файл с ссылкой – folder.url, сохранив и открыв который, перейдем к сетевой папке/документу.

Нестандартные протоколы для формирования ссылки

Администратору системы

Для возможности добавлять ссылки по нестандартным протоколам необходимо внести соответствующие настройки в client.config - подробнее здесь.

Изменение документа и его версии

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 03 Mar 2026 07:38:18 +0000

Изменение документа и его версии

из коробки

В документе можно изменить все поля, которые существуют при его создании, а также можно загрузить новую версию документа при сохранении старой.

Как изменить документ

Зайдите в объект, к которому прикреплён документ (Или найдите документ другим способом.): меню слева → «Документы» → клик на рядом с названием документа;
клик на «изменить»;
Клик в портлете «Реквизиты» откроет только редактирование реквизитов, а не всех полей документа.

Рисунок 1 – Страница документа
в интерфейсе редактирования внести правки и сохранить изменения.

Версии документов

Храните все версии документа в одном месте, чтобы при необходимости можно было сличить их, но иметь в работе последнюю версию.

Загрузить новую версию документа можно:

из списка документов – клик на напротив документа;
из карточки документа – «Добавить новую версию».

Чтобы удалить одну из версий документа

из списка документов – нажмите ;
из карточки документа – кнопка «Удалить»

Администратору системы

Удалить версию может пользователь, который обладает правом «Удаление документа».
Удалить активную версию может пользователь, который одновременно обладает правами «Активация версии» и «Удаление документа».

Активная версия документа

По умолчанию активной считается последняя добавленная версия. Укажите нужную вам версию, и она станет активной. Новые версии будут размещены ниже активной.

Если вы хотите, чтобы система по умолчанию открывала определённую (не последнюю!) версию документа:

зайдите на карточку документа ;
в портлете «Версии» клик на напротив нужной версии документа.

Аналогично происходит деактивация – клик на .

Администратору системы

Активировать и деактивировать версию может пользователь, обладающий правом «Активация версии», которое необходимо включить в нужной роли.

Активация версии может быть совмещена с процессом согласования документа: например, чтобы активным был последний согласованный файл.

При клике на название документа на:

странице документов в проекте,
странице согласования,
дискуссии,
реквизитов проекта,
справочника – действие будет совершаться с активной версией, той, которая была загружена последней ИЛИ с той, которая выбрана активной вручную.

Исключения: лента событий проекта, лента событий на рабочем столе, системный протокол – здесь действие будет совершаться с версией, которая была активна в момент получения уведомления.

Активируйте версию в графе «Активная» (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Версии документа

Активная версия выделяется жирным шрифтом и помещается в начало списка. При добавлении новой версии она помещается ниже активной, а действия совершаются с активной.

Контрольный документ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Oct 2025 11:07:43 +0000

Контрольный документ

из коробки, настройка

Зачем он нужен

«Контрольный документ» – это «болванка» документа, образ объекта типа «Документ» в системе.

Нужен для того, чтобы в проекте или задаче гарантированно был добавлен необходимый документ.
Один из кейсов использования – в шаблонах объектов. Контрольные документы (как и любые реквизиты-файлы), можно прикреплять к объектам и справочникам.

Если в объекте есть Контрольный документ, то до тех пор, пока к нему не будет прикреплён файл, перевести объект в статус на «Завершено» или «На проверке» невозможно.

Как создать

Зайдите в нужный объект → в меню справа «Документы».
Кнопка Добавить напротив нужного объекта иерархии.
Поставьте чек-бокс «Контрольный документ».
Внесите название документа и сохраните изменения.

Результатом станет создание полноценной страницы документа, в которую будет вложена мнимая (пустая) версия файла.
В разделе «Документы» проекта контрольные документы будут отображаться особым образом. Как только на страницу контрольного документа пользователь прикрепит реальный файл, контрольный документ становится обычным документом.

Проверка на согласование

Можно проверять не только наличие загруженного документа, когда вы меняете в объекте статус на «Завершён» или «На проверке», но и то, был ли этот документ согласован.¹⁾

Как сделать проверку на согласование:

зайти в объект, в который вы хотите добавить контрольный документ → в меню объекта «Документы»;
кнопка Добавить напротив нужного объекта иерархии;
поставьте чек-бокс «Контрольный документ» → чек-бокс «Проверять согласование»;
внесите название документа и сохраните изменения.

Без включенного «Контрольного документа» проверка на согласование не работает.

После сохранения пустого контрольного документа и до того, как первая версия документа загружена, «Проверять согласование» можно выключить в режиме редактирования карточки документа.

Загрузка файла в контрольный документ

Добавление файла в контрольный документ полностью аналогично процессу добавлению новой версии документа.

Есть несколько способов:

зайти на карточку документа → «Добавить новую версию»;
из списка документов или, если документ прикреплён как реквизит на карточке объекта, клик на .

Выберите и загрузите документ как обычно.

¹⁾

Начиная с версии 3.19

Скачивание нескольких документов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 11 Mar 2025 16:25:08 +0000

Скачивание нескольких документов

Если в Системе настроен сервис архивации (должен быть указан ключ активации), и пользователь обладает соответствующим правом, то ему доступно скачивание сразу нескольких документов одним архивом.

Чтобы скачать документы, Пользователю необходимо:
1. Через Левое меню зайти в Дерево проектов и выбрать нужный Объект.
2. На Карточке объекта в правом меню кликнуть на «Документы», чтобы увидеть таблицу со всеми прикрепленными к Объекту файлами.
3. В первой колонке таблицы активировать чекбоксы у тех документов, которые необходимо скачать, либо в шапке таблицы активировать общий чекбокс, который включает чекбоксы у всех документов.

При активировании чекбокса узла выделяются его дочерние объекты и файлы независимо от пейджинга.

4. После активации хотя бы одного чекбокса с файлом появится кнопка «Скачать отмеченные файлы».

Кнопка «Скачать отмеченные файлы» не отображается, если:

отмечен узел, не имеющий ни одного прикрепленного файла;
ни один чекбокс не активен.

5. При нажатии кнопки произойдет проверка установленных лимитов на архивирование, и откроется окно «Архивация файлов». Для начала архивации необходимо нажать кнопку «Запустить».

Лимиты на скачивание файлов:

максимальное количество скачиваемых документов за один раз - 500;
общий максимальный размер скачиваемых документов - 2000 Мб;
максимальное количество одновременных формирований архивов файлов для скачивания - 3.

При нажатии кнопки «Отменить» операция архивирования и скачивания отменится, окно «Архивация файлов» закроется. При этом на странице «Документы» выделение с чекбоксов не сбрасывается.

6. После успешного завершения формирования архива в окне «Архивация файлов» отобразится кнопка «Скачать».

При нажатии кнопки «Закрыть» окно «Архивация файлов» закроется, скачивание архива не произойдет. При этом архив не удалится, а сохранится в Системе на определенное время.

Успешно сформированный архив хранится в Системе 168 часов.

Если после запуска процесса архивации окно «Архивация файлов» было закрыто, то архивация не прекращается. Процесс архивации можно отследить в Панели Администрирования в фоновых процессах , на странице "Процессы архивации файлов".

Как найти документы в Системе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Oct 2025 10:17:18 +0000

Как найти документы в Системе

из коробки, настройка

Любой документ привязан к какому-то объекту системы.

Зайдите в нужный объект из дерева проектов → на карточке объекта справа в меню кликните на «Документы» → вы увидите список всех прикреплённых к объекту файлов.

Так же вы сможете найти документы, прикреплённые к дочерним объектам.

Здесь описано представление документов в виде дерева задач.
Представление документов в виде папки с файлами не поддерживается.

Обозначения интерфейса

– загрузить новую версию документа.

– удалить документ.

– перейти на карточку документа.

Как найти документ

Как быть, если вы не знаете или не помните, к какому именно объекту документ был прикреплен?
Есть несколько способов найти его в системе.

Способ 1. Поиск по всей системе

В горизонтальном меню "лупа" → введите сюда название документа или ключевые слова → «Enter».

В результатах поиска в разделе «Документы» находите «потеряшку».

Способ 2. Создать отчёт по документам проектов

Сделать выборку документов по всей системе с заданными вами требованиями.

Рабочий стол → левое меню → «Мои отчёты» → «+ Добавить отчёт»
В колонке «Отчеты по портфелю проектов» выбрать «Документы проектов».
Воспользоваться фильтрами.
Сохранить отчёт, найти искомое.

Способ 3. Просмотр статистики по документам

Если вы ищите не просто какой-то документ, о котором вы слышали, а тот, который вы сами загружали в систему или с которым работали, то вы можете посмотреть свою статистику («Мой профиль» → портлет «Статистика» → упоминание документов).
Здесь вы сможете увидеть все свои действия по работе с документами в системе за выбранный временной период.

Способ 4. Отфильтровать документы по реквизитам

Возможность отфильтровать документы по реквизитам доступна в Системе версии 3.23 и позднее.

В системе есть механизм, позволяющий фильтровать файлы на вкладке «Документы» по реквизитам как самого документа, так и объектов, в которых они расположены.
Это может быть удобно, если у вас в системе есть несколько проектов с похожей структурой.

Как это использовать:

На странице «Документы» карточки объекта добавлена кнопка «открыть фильтр».

По клику на неё вы можете выбрать реквизиты самого документа и реквизиты объекта, по которым вы хотите настроить поиск.

Обратите внимание, что поддерживаются реквизиты типов «Классификатор» и «Процесс».

По умолчанию в фильтре используются реквизиты документа.
Для возможности фильтрации по реквизитам объекта необходимо произвести соответствующие настройки.

Администратору системы: как настроить фильтрацию документов

Реквизиты документа не должны быть объектными, то есть базовый объект не должен быть указан.

В настройках реквизита необходимо указать один или несколько объектов в портлете «Объекты»;

В портлете «Cвойства реквизита» появится параметр «Использовать реквизит объекта в фильтре по документам».

Теперь в фильтре доступны для выбора все реквизиты, у которых указан нужный параметр.

Перенос документов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 23 Oct 2025 10:33:51 +0000

Перенос документов

из коробки

Вы можете переносить документы из одного объекта в другой.

Чтобы это сделать:

зайдите в объект, к которому прикреплён документ¹⁾: меню справа → «Документы» → клик на рядом с названием документа;
клик на «переместить» → выбрать объект, к которому нужно прикрепить этот документ → сохранить изменения.

¹⁾

Или найдите документ другим способом.

Просмотр и редактирование документов в web-интерфейсе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Wed, 16 Feb 2022 12:54:46 +0000

Просмотр и редактирование документов в web-интерфейсе

Данный функционал больше не поддерживается в связи с закрытием поддержки этого функционала со стороны Microsoft.

Просмотр документов в web-интерфейсе доступен после настройки доступа к Office Web Apps. Для просмотра документа нажмите иконку . В новой вкладке браузера откроется файл в режиме просмотра в одном из приложений MS Office Web Apps.

Рисунок 1 – Открыть документ в web-интерфейсе

Для перехода в режим редактирования нажмите кнопку «EDIT IN BROWSER» (редактировать в браузере).

Кнопка доступна при наличии у пользователя прав на изменение документов

Все изменения, которые пользователь сделал в документе, сохраняются в новой версии документа.

Для сохранения изменений и создания новой версии в Адванте в документе (.docx) в Word Web App нажмите кнопку «Сохранить».

При редактировании электронных таблиц и презентаций в Excel Web App и PowerPoint Web App изменения сохраняются автоматически, при закрытии вкладки с приложением, в этот же момент создается новая версия в Адванте.

Особенности совместной работы над документом и проверка прав доступа.

Приложение Office Web Apps	Особенности совместной работы над документом	Частота проверки прав доступа
Word Web App	Каждый пользователь, открывший документ одновременно с другим пользователем, редактирует свою версию. Изменения, внесенные другими пользователями в его версии не отображаются. Активной будет последняя сохранённая версия.	Каждые 5 мин
Excel Web App	Все изменения, внесенные каждым пользователем, редактирующим документ, отображаются в остальных редактируемых версиях документа в режиме реального времени.	Каждые 15 мин
Power Point Web App	Все изменения, внесенные каждым пользователем, редактирующим документ, отображаются в остальных редактируемых версиях документа при переходе к выбранному слайду. Вновь созданные слайды и изменения в них у других пользователей не отображаются.	Каждые 5 мин

Поддерживаемые расширения

Решение реализовано на базе MS Office Web Apps.

Просмотр в web-интерфейсе

Word Web App	Excel Web App	PowerPoint Web App	Графика

.docx	.xlsx	.pptx	.gif
.pdf	.xls	.ppsx	.jpg
.doc		.ppsm	.jpeg
.dotm		.ppt	.png
.dotx		.pptm	.bmp
.dot		.pot
		.potm
		.potx

Редактирование в web-интерфейсе

Word Web App	Excel Web App	PowerPoint Web App

.docx	.xlsx	.pptx