R01 Утверждение фактических трудозатрат в табеле с ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Feb 2026 08:44:18 +0000

R01 Утверждение фактических трудозатрат в табеле с помощью формы согласования

Решение вводит процесс согласования табеля руководителем с возможностью отклонения поданного отчета. Исключаются лишние списания рабочих часов на проект, правки задним числом, корректировки в уже согласованном табеле.

Автоматизация согласования табелей полезна, когда:

есть попытка считать загрузку и утилизацию;
существуют требования к отчетности для руководства;
накоплена усталость от ручных проверок и пояснений.

Решение оценят компании, которым важно не просто внедрить правила, а закрепить их инструментально.

Как решение меняет процесс работы для участников

Руководитель проектов	РПО и Проектный офис	Пользователь	Руководство компании
• контролирует факт по своим проектам • может отклонять часы по задачам • сравнивает план-факт в момент согласования	• управляет открытием и закрытием периодов • исключает правки задним числом • получает единый стандарт учета по всей компании	• понимает правила списания часов • работает по недельному циклу	• получает подтвержденные коэффициент коммерческой утилизации и FTE по подразделениям

Какие инструменты получает компания и Проектный офис

Единая форма внесения фактических трудозатрат — табель учета рабочего времени
Инструмент утверждения данных в табеле
Процесс открытия и закрытия периода учета рабочего времени
Расчет фонда оплаты труда проекта по утвержденному факту
Отчеты по реальной загрузке ресурсов FTE и ККУ

Как работает механизм автоматизации учета фактических трудозатрат

Общая схема работы решения

1. Сотрудник заполняет табель за прошлую неделю и отправляет на согласование

Табель после отправки на согласование недоступен для редактирования и находится в статусе «На утверждении».

2. Система проверяет трудозатраты и создает форму согласования

Если часы списаны верно и не противоречат факту исполнения на проекты и административные задачи, создается форма согласования. Система отправляет форму согласования руководителям, ответственным за задачи для подтверждения факта.

3. Согласующий переходит в специальный отчет, где отражены только относящиеся к его проекту или задаче трудозатраты

Отчет напоминает форму табеля, в котором отражены затраты за текущий и прошлые периоды. Так можно сравнивать показатели понедельно.

☝ Если руководитель не согласен со списанными трудозатратами, он может отклонить списанные часы за день или по выбранной задаче. Для этого согласующий переходит в специальную форму, проставляет галочки в нужных записях и отправляет отчет на доработку.

4. После утверждения трудозатрат табель переходит в статус «Утвержден», а данные становятся недоступны для редактирования

Если трудозатраты выделены верно, согласующий утверждает поданные данные, после чего те становятся серыми и недоступными для редактирования. В этом случае, изменить данные в отчете можно только после подачи заявки на корректировку.

После согласования трудозатрат данные фиксируются и используются как единый источник для управленческой отчетности.

Согласованные фактические трудозатраты становятся основой для формирования управленческой отчетности

Расчет коэффициента коммерческой утилизации

Коэффициент коммерческой утилизации — это показатель, отражающий, какая доля рабочего времени фактически используется на реализацию коммерческих проектов. ККУ рассчитывается за определенный период времени для конкретного сотрудника, подразделения, группы подразделений или компании в целом.

Общая схема ККУ

Расчет показателя FTE

Показатель FTE (Full-time Equivalent) показывает, сколько сотрудников с полной загрузкой потребовалось бы, чтобы выполнить весь объем работ по коммерческим проектам за выбранный период. Речь идет не о фактическом количестве людей, а о реальном объеме затраченного труда. Показатель рассчитывается на основе фактически отработанных и подтвержденных трудозатрат, зафиксированных в табелях. В расчет попадает только то время, которое:

относится к коммерческим проектам,
прошло согласование у руководителей,
зафиксировано в установленном периоде.

Например, если в подразделении работает 18 человек, но показатель FTE за период равен 13, это означает, что весь объем проектных работ мог бы выполнить 13 сотрудников с полной загрузкой. Остальная часть времени была потрачена на непроектную деятельность, простои или распределена неравномерно.

Опыт клиентов, внедривших решение: предпосылки и результаты

Во всех компаниях решение внедрялось не ради автоматизации табеля как такового, а из-за управленческих ограничений, с которыми проектный офис и руководство сталкивались на практике.

Клиент	Управленческий акцент	Предпосылки	Реализованное решение	Результат
ВДГБ	Управляемость периодов и фиксация факта	Трудозатраты можно было корректировать задним числом, периоды учета не управлялись проектным офисом, отчетность по загрузке была нестабильной	Внедрен единый процесс согласования трудозатрат, в котором руководитель управляет открытием и закрытием периодов. В отчетность попадает только утвержденный факт	Сформирована стабильная отчетность по ККУ и FTE. Данные стали сопоставимыми между периодами и пригодными для анализа загрузки ресурсов
Крупный интегратор ИТ-решений	Распределенная ответственность за подтверждение трудозатрат	Отсутствовало формальное подтверждение трудозатрат со стороны руководителей проектов и подразделений, данные не вызывали доверия	Настроен сценарий согласования табеля с разделением ответственности: проектные трудозатраты подтверждают РП, административные — руководители подразделений	Получена управленческая отчетность по фактической утилизации и FTE на основе подтвержденных данных. Повысилось качество анализа загрузки команд

**Чтобы применить решение в своей компании, оставьте заявку на внедрение**

Хочу так же

Wiki [3.x] opportunities:resource_management:time_managment:approval_timesheet