Wiki [3.x] manual:custdev

Знакомство с ADVANTA

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 14:11:22 +0000

Знакомство с ADVANTA

Привет, друзья!

Нам нужна ваша помощь. Расскажите нам, чего вы хотите от системы управления проектами, и мы сделаем всё, что в наших силах, чтобы обеспечить для вас этот сервис.

План таков:

пошагово познакомиться с этой инструкцией;
воспроизвести предложенные сценарии в прототипе;
дать обратную связь.

После того, как вы пройдёте опрос, мы свяжемся с вами, чтобы уточнить ваше мнение.

Большое спасибо!

Учётные записи

Зайдите с систему по ссылке из письма.

Есть несколько учётных записей, в зависимости от роли, то, что вы увидите в системе будет отличаться:

Роль	Логин	Пароль
Администратор системы	admin	123456
Руководитель проектного офиса	Воронов	123456
Руководитель проекта	Васильев	123456
Технолог	Шилкова	123456

Поехали!

Проекты

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 09:04:49 +0000

Проекты

Все проекты и их содержимое живут в Дереве проектов.

Чтобы создать новый проект → меню слева → «Проекты» → «Дерево проектов» → зайти в каталог, где вы хотите создать новый проект → в блоке «Иерархическая структура» → «Добавить»

Инициация и планирование

На карточке созданного проекта вы увидите разные поля и можете заполнить их данными.

Поля на карточке проекта или задачи – это «реквизиты». Администратор системы может создать/изменить поля и добавить их сюда.

Посмотрите, как может выглядеть уже наполненный содержимым проект:
Проекты → Дерево проектов → ИТ-проекты или Организационные проекты → Зайдите в любой проект.

Справа меню этого проекта:

Обратите внимание на иерархическую структуру (внизу страницы): это содержимое вашего проекта.

Проект можно развернуть из шаблона – и тогда вручную все эти папки и задачи не нужно будет создавать.

Или, если проект уникальный, можно всё самостоятельно, лапками набить. Быстрее всего это сделать в диаграмме Ганта: справа в меню вашего проекта – «Гант».

Задание

Создайте новый проект.
Сформируйте структуру проекта – создайте в нём папки и задачи.
*Настройте связи между задачами в Ганте.

Расскажите, как оно?

Финансовое планирование

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 10:24:49 +0000

Финансовое планирование

В проекте могут быть:

бюджет;
расходы;
акты.

И почему бы их в проект не внести? – На странице проекта есть справочники-«Финансы», которые можно заполнить финансовыми показателями.

Можно привязать сумму расхода к дате начала или окончания задачи. Тогда график планируемых расходов будет автоматически перестраиваться при изменении плановых дат проекта.

Данные в справочник можно импортировать из файла-Excel.

Задание

Внесите любые значения в справочник финансы. В 2-3 проектах.

Что у нас финансами?

Риски

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 14 Oct 2025 04:39:32 +0000

Риски

из коробки, настройка

В проекте можно учитывать риски.

А после смотреть в отчёте, как там с ними дела: меню слева → модуль «Контроль проектов» → «Риски проектов»

Для планирования рисков используется специальный объект (Риск) в каталоге внутри проекта.

Перечень рисков ведется по каждому проекту отдельно.

Каждый риск имеет свою карточку.

Для каждого риска указываются следующие реквизиты:

Жизненный цикл риска - включает стадии:
1. Исследование,
2. Мониторинг,
3. Устранение последствий,
4. Риск не случился,
5. Закрыт.
Вероятность риска – вероятность возникновения рискового события:
1. низкая вероятность возникновения риска,
2. средняя вероятность возникновения риска,
3. высокая вероятность возникновения риска.
Ущерб от риска - степень ущерба при наступлении рискового события:
1. низкий ущерб,
2. средний ущерб,
3. высокий ущерб.
Сумма ущерба, руб.
Область, подверженная риску (это могут быть Сроки, Финансы, Инфраструктура и др.).

Для предотвращения или минимизации рискового события создаются Поручения – как дочерние объекты риска. При старте работ по предотвращению или минимизации рискового события статус риска и поручения указываются как «В работе».

Отчёты по рискам

Отчёты по всем рискам в контексте этого проекта на карточке проекта:

«Риски проекта»;
«Матрица рисков».

Задание

Создайте новый риск в любом уже существующем проекте.
Посмотрите в отчёте «Риски проекта» – новый риск там появился?

А вы используете методологию рисков в УП?

Учёт трудозатрат

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Mar 2020 08:07:03 +0000

Учёт трудозатрат

Для организации контроля отработанного времени используются табели.

Чтобы заполнить табель, пользователь переходит из меню → «Моя работа» → «Учёт времени». Сотрудники указывает, сколько времени потратили на выполнение каждой задачи.

В табель автоматически попадают все текущие и завершенные за период задачи (можно добавить задачи вручную).

Исполнитель отправляет табель на утверждение. Его руководитель (или тот, у кого есть право на утверждение) утверждает табели. Так данные о фактических трудозатратах попадают в отчетность.

Посмотрите на отчёт по ресурсам: меню слева → «Ресурсы» → «Трудозатраты по проектам».

А как вы работаете с учётом времени?

Планирование ресурсов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Mar 2020 08:26:30 +0000

Планирование ресурсов

Проект – это люди, которые над ним работают и тратят на него определенное количество доступного своего рабочего времени.

Назначать ресурсы удобнее в диаграмме Ганта. (Справа в меню проекта → «Гант»).

Посмотреть загрузку ресурсов и понять их доступность на срок выполнения задачи можно через отчет на рабочем столе. (Вы можете настроить этот отчёт так, как вам будет удобно.)

Планируете ли вы ресурсы?

Задачи каждый день

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 09:29:14 +0000

Задачи каждый день

Всё то, что находится непосредственно у вас на исполнении выводится на Рабочем столе в разделе «Список дел» и «Просроченные».

По умолчанию в Списке дел отображаются только актуальные задачи на сегодня, но можно выбрать любую дату.

Все задачи, которые назначены на вас из разных проектов – все они будут у вас перед глазами в одном месте. И то же самое – у любого пользователя системы, на которого делегированы какие-то задачи/проекты.

Список дел на рабочем столе

Рабочий стол: Список дел и Просроченные.

В списке дел можно:

создавать задачи и заметки,
изменять их даты и время,
изменять из приоритет и статус;
выставлять для них напоминания.

Списки задач

Соберите свои задачи в одном месте. Или сформируйте список задач для всей вашей команды.

Меню слева → Списки → Создать список

Список задач позволяет отобрать задачи по нужным вам параметрам и полноценно работать с ними.

автоматически или вручную изменяйте набор задач в списке;
в два клика создавайте новые задачи;
в один клик – редактируйте приоритеты, статусы, значения реквизитов;
двигайте задачи по списку, задавая порядок.

Задание

Создайте пару задач с рабочего стола.
Сформируйте список задач, который будет автоматически обновляться.
Добавьте в него с помощью фильтра все задачи, которые находятся у вас на исполнении.
Выведите в списке задач реквизиты, внесите несколько значений.

Получилось создать задачу из списка дел или сформировать список задач?

Сбор данных у пользователей

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 14:23:18 +0000

Сбор данных у пользователей

В Адванту заложена идеология проактивного контроля – руководитель проекта должен заранее сообщить о проблемах внутри проекта, при этом система сама запросит ввести необходимую информацию по проекту согласно настроенному расписанию.

Руководитель проекта заполняет форму «Еженедельный отчет для контроля сроков», где сообщает:

об общем статусе проекта, контрольных точек, поручений,
что сделано за отчетный период,
какие проблемы/риски существуют или могут возникнуть в ходе реализации проекта;
уточняет статус и сроки.

Форма приходит автоматически на рабочий стол каждому руководителю проекта раз в неделю (по пятницам в 9.00). На заполнение данной отчетной формы выделяется 8 рабочих часов с отсчетом времени до окончания срока заполнения формы. – Всё это можно настроить в зависимости от ваших бизнес-процессов.

Задание

Заполните и сохраните форму, посмотрите на изменения в отчётах.

Как дела с формой?

Отчёты как инструмент

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Mar 2020 07:35:13 +0000

Отчёты как инструмент

Контроль проекта

Всё, что относится к контролю проекта, все отчёты по нему, находятся на карточке проекта (напоминаем, что все проекты лежат в Проекты → Дерево проектов):

Отчет «Бюджет»

Мониторинг выполнения финансовых планов в рамках проекта.

В отчете формируется БДР проекта в разрезе этапов, статей затрат и месяцев по конкретному проекту.

История статусов КТ

Отчет по ключевым событиям проекта.

Показывает, как менялись статусы каждой контрольной точки в проекте.

Позволяет выявлять проблемы, о которых РП сообщил в последний момент.

Отчет о статусе проекта

Это отчет в формате Excel, отображает общую информацию по проекту.

В отчете отображается общая информация по проекту:

РП,
Куратор,
последний статус проекта,
отклонение от сроков по базовому плану.

Также в отчете отображается прогноз выполнения контрольных точек уровня 0 с кратким комментарием о статусе и показаны отклонения от утвержденного базового плана по каждой КТ, что позволяет своевременно выявлять проблемные ключевые события проекта.

Используется руководителем проекта во время совещания.

Контроль поручений

Или контроль выполнения задач проектов для Исполнителей и Руководителей.

При назначении на задачу каждый пользователь становится ответственным за задачу (результат), которую ему поручили.

В прототипе настроено несколько отчетов для мониторинга задач, которые у вас:

на контроле,
на исполнении.

Все эти отчёты лежат в меню → Задачи.

Отчет «Задачи и КТ у меня на исполнении»

Показывает перечень задач и контрольных точек, находящихся на исполнении пользователя. В отчете показаны те задачи, по которым вы назначены на роль Исполнитель.

Отчет «Поручения на исполнении» работает аналогично.

Отчет «Задачи и КТ у меня на контроле»

Показывает перечень задач и контрольных точек, находящихся на контроле пользователя. В отчете показаны те задачи, по которым вы назначены на роль Руководитель.

Отчет «Поручения на контроле» работает аналогично.

Задание

Попробуйте самостоятельно создать новый отчёт по поручениям у вас на контроле (где вы – руководитель): меню → Мои отчёты → Добавить отчёт.

Получилось просмотреть перечисленные отчёты и создать новый отчёт?

Мониторинг портфеля проектов из отчётов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 20 Mar 2020 07:37:23 +0000

Мониторинг портфеля проектов из отчётов

Для мониторинга портфеля проектов настроены различные отчеты. Набор отчетов отображается на рабочем столе. Отчеты сгруппированы по различным функциональным областям.

Отчет «Диаграмма контрольных точек»

Основной отчет для проведения совещаний по портфелю проектов. Содержит реестр проектов, основные данные по проектам (сроки, статус, исполнителя), диаграмму ближайших контрольных точек, а также статус проекта по мнению РП, статус выполнения планов, по мнению системы.

Отчет «Документы проектов»

Отчет дает быстрый доступ к главным документам проектов. Предназначен для руководителей и исполнителей проектов, дает возможность быстрого доступа к документам проектов.

Отчет «Матрица проектов»

Визуализирует портфель проектов в четырех измерениях: Стадия жизненного цикла проекта, размер проекта, бюджет проекта (плановые расходы) и статус проекта. Аналитический отчет является инструментом проектного офиса и руководства для анализа плановых расходов портфеля в разрезе проектов и текущей стадии их реализации.

Отчет «Реестр контрольных точек»

Данный отчет предназначен для контроля сроков по контрольным точкам. Содержит детальную информацию о статусе контрольных точек проектов. Является инструментом контроля ключевых событий проекта для Руководитель проектов на еженедельных совещаниях по статусу проекта.

Отчет «План/факт расходов по проектам»

Формирует планируемый и фактический расход бюджета по портфелю проектов. Оценка расходов компании на текущую дату позволяет понять, насколько эффективно функционирует компания и нуждается ли её деятельность в корректировке; утвержденные планы и сравнение с ними фактических показателей позволяют грамотно распоряжаться финансами компании.

Задание

Найдите и прочитайте перечисленные выше отчёты в главном меню.
Какие выводы как руководитель вы бы могли сделать из этих данных? Они бы помогли принять вам решения?

Как вам отчёты?

Мониторинг портфеля проектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 19 Mar 2020 10:18:51 +0000

Мониторинг портфеля проектов

Для мониторинга состояния проектов есть еще один аналитический инструмент: это дашборды.

Дашборд (информационная панель) – это визуальное представление наиболее важной информации, сгруппированной по смыслу на одном экране так, чтобы ее можно было легко понять.

Все дашборды ищите тут: меню → Дашборды

Финансы

Дашборд по финансовым данным проектов. На дашборд выведены расходы проектов в разрезе план-факт в различном представлении (помесячно, накопительно и др.).

Дашборд является инструментом для анализа плановых и фактических данных по расходам проектов, выявления перерасхода как суммарно по портфелю, так и по каждому проекту в отдельности. Рекомендуется использовать на регулярном совещании по текущей деятельности.

Здоровье портфеля

Показывает качество управления портфелем проектов: наличие устава, базового плана, выполнение планов по срокам для каждого проекта портфеля. Кроме того, позволяет контролировать ключевые контрольные точки для каждого проекта по их статусам.

Рекомендуется использовать на регулярном совещании по проектам (проектном комитете) для оценки качества планирования руководителей проектов и контроля выполнения контрольных точек.
При работе с дашбордом выберите необходимый статус проектов (например, проблемные), выберите интересующий проект – информация о КТ будет отфильтрована (для КТ можно также использовать круговую диаграмму - фильтр «Статус КТ».