Wiki [3.x] manual:advanta_online:integration

Об ADVANTA

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 06:02:02 +0000

Об ADVANTA

ADVANTA – это продукт для управления проектами.

Что значит «управлять проектом»? – Знать о проекте достаточно, чтобы принимать адекватные решения.

Конечная цель продукта: дать управленцу самого высокого уровня очень много аналитической информации в удобном представлении.

Как нам это удаётся?

Продукт умеет адаптироваться почти под любые бизнес-процессы.
Можно создавать любые конфигурации настроек без программирования.
Да, бизнес-аналитику придётся приложить голову и погрузиться в настройки, но никаких специальных знаний для этого не нужно.

ADVANTA даёт инструмент для сотрудников всех уровней в компании.
Они генерируют свои задачи и проекты, отчитываются по ним, обсуждают рабочие вопросы и согласовывают документы.
Так формируется колоссальный объём данных.

Эти данные используются в вычислениях, формируют отчёты.
И эти же отчёты – источник для визуализации, дашбордов. Того, ради чего управленцу и нужна ADVANTA.

К оглавлению

Вперёд

Типы объектов. Фундамент системы

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 28 Feb 2020 12:32:08 +0000

Типы объектов. Фундамент системы

Только администратор системы может настроить типы объектов.

Обычные пользователи могут только использовать эти типы объектов при создании своих директорий, проектов и задач в дереве проектов.

Формальное отражение реальной структуры

Объекты – это основа системы ADVANTA. Тот скелет, на который всё завязано.

Из объектов создаётся дерево проектов, и оно должно хоть и формально, но точно отображать реальную структуру компании, проектов. Оно должно быть слепком реальных бизнес-процессов.

Чтобы можно было создавать объекты в дереве, нужно сначала настроить типы объектов.

В стандартной поставке ADVANTA уже есть набор наиболее популярных типов объектов.

Конечная цель настройки типов объектов – чтобы руководитель проекта смог выстроить нужное ему Дерево проектов.

Чтобы итоговая картинка была максимально приближена к реальности, те «кирпичики», из которых дерево будет выстроено, должны отражать особенности каждого типа проектов, мероприятий, задач и проч.

Разбейте объекты по видам

Нарисуйте схему вашего бизнеса до того, как приступать к настройке ADVANTA, начинать настраивать типы объектов.

Выделите «константы» – объекты без привязки ко времени.
Может быть компания, проектный офис, направление работ и т.п. – это будут директории.
Выделите долгосрочные контракты, комплексные, продолжительные работы – но у которых есть начало и конец, понятный результат.
Всё то, что вовлекает в себя ряд ресурсов и имеет конечную цель, сроки реализации – это проекты.
Как сильно будут декомпозированы (детализированы) задачи в каждом проекте?
Какие есть типы работ в вашей компании, какие из них должны быть обязательно отражены в ADVANTA как часть крупных проектов. Вот это – задачи.

Подробно о видах объектов.

Объекты и Типы объектов. В чём разница?

Из объектов можно выстроить Дерево проектов.

Объекты – это ветви и листья дерева проектов.

Дерево проектов формируют все участники команды: они создают проекты и задачи, подзадачи, ставят себе в календаре совещания – каждый этот объект становится частью дерева.

А вот то, какой формы, размера и цвета будет выбранный «лист» дерева определяет тип объекта.

Это можно сравнить с рисованием в Paint.
У вас есть набор примитивов и то, как вы ими рисуете. Инструменты рисования – это типы объектов, а то, что и где вы нарисовали – это объект в дереве проектов.

Подумайте и решите:

Одинаково или по-разному (и если по-разному, то велико ли отличие) описываются, оцениваются, контролируются:

задача для производственного отдела и задача для бухгалтерии?
контракт на строительство и контракт на поставку ПО?
проект внедрения оборудования и проект поставки техники?
компания, здание, проектный офис, подрядчики, клиенты?

Но с другой стороны...

Не делайте новые типы объектов на каждый «чих». Не создавайте новые типы объектов только из-за того, что можете.

Чем больше типов объектов:

тем сложнее пользователю выбрать нужный и не ошибиться;
тем больше настроек и тем сложнее поддерживать систему;
тем сложнее формировать отчёты.

Соблюдайте баланс. Создавайте новые типы объектов, когда для этого есть объективная необходимость и они действительно чем-то отличаются.

По умолчанию в ADVANTA есть преднастроенные типы объектов.
Но точно ли этих деталей будет достаточно, чтобы наиболее точно описать вашу систему и учесть все нюансы?

Чтобы ответить на этот вопрос, можно для начала пожить с тем, что есть, выявить закономерности, найти «где мешает» и дополнить перечень типов объектов при необходимости.

Что внутри объекта

Объект характеризуется огромным перечнем значений, потому что именно объект и является основной единицей системы.

Реквизиты (поля) характеризуют, описывают каждый объект.

К объекту могут быть привязаны справочники (таблицы).
Например, к объекту «Контракт с заказчиком» привязаны справочник «Приходы», где бухгалтер отмечает поступления средств по договору, и «Расходы», где руководитель проекта списывает расходы на выполнение проекта.
Или может быть таблица с комментариями к задаче.

Каждый объект занимает своё положение в иерархии дерева проектов. Он не может висеть сам по себе в системе – любой созданный объект будет включен в иерархию.

За каждый проект и задачу отвечают конкретные люди: руководитель и исполнитель. Также могут быть участники проекта/задачи – те, кто вовлечён в работу над этим проектом или задачей.

Из всего этого массива данных вы можете формировать отчёты в том разрезе, который вам нужен для конкретных задач, ответов на конкретные вопросы. Например, какие просроченные задачи есть в вашем отделе или сколько средств поступило по договорам за квартал.

Чем объекты отличаются в зависимости от типа

Разные типы объектов:

визуально отличаются друг от друга в дереве проектов, и их карточки могут отображаться для пользователей по-разному:
- по-разному описываться (реквизиты);
- быть привязанными к разным справочникам;
- на их страницы могут быть выведены разные формы и отчёты и т.д.
могут по-разному вести себя в системе (например, автоматически попадать в календарь или нет).

Вперёд

Создать типы объектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 06:12:28 +0000

Создать типы объектов

В вашей поставке ADVANTA уже настроены наиболее популярные типы объектов.
Создавайте новые типы объекты, только если вам не хватает набора уже существующих.

Где создавать

Чтобы создать новый тип объектов, зайдите в «Администрирование» (навести на своё имя наверху справа → «Администрирование») → «Объекты» → «Добавить».

Обратите внимание!

Только администратор может создавать новые типы объектов в системе.
Например, объект вида «Проект» – «Строительство подстанции», или вида «Задача» – «Совещание отдела продаж».
Позже пользователи смогут воспользоваться ими, чтобы выстраивать иерархию – дерево проектов.

В этой статье мы рассмотрим именно создание новых типов объектов в системе, то, как новые объекты становятся доступными пользователям для выбора.

Правильно определите вид объекта

Есть три вида объектов:

Директории – объекты без привязки ко времени. Например «Каталог», отвечающий за направление бизнеса, или «Контрагент». Только этот вид объекта может быть корневым.
Проекты – комплексные проекты, продолжительные работы, которые детализируются на задачи и подзадачи.
Задачи – детализация работ по проекту, а также совещания, контрольные точки, группы задач и подзадачи и т.д.

	Директория	Проект	Задача
Для чего подходит	Направление бизнеса, предприятие, группа компаний, зданий, средства производства Папка, основа группировки дерева проектов.	Комплексные проекты. Подходит для крупного проекта или объёмной, растянутой во времени задачи. Что-то, что решается многими ресурсами.	Конкретные задачи по проекту, а также совещания, встречи, вехи и т.д.
Могут быть включены в список дел и календарь
Может быть корневым объектом в системе
Есть привязка ко времени (дата начала и конца действия)
Есть по умолчанию Руководитель и Исполнитель	¹⁾
Какие виды объектов может содержать в себе	Директории Проекты Задачи	Проекты Задачи	Задачи

Чем отличается создание объектов?

Прежде чем создавать новые типы объектов, ознакомьтесь с их отличиями и назначением.

Параметры объектов

Доступные поля настройки	Описание
Вид объекта		Директория	Проект	Задача
Название
Описание	Отображается в списке объектов, а также в момент его создания в дереве. Ответ на вопрос: зачем этот тип объекта нужен.
Может быть корневым	Включает/отключает возможность быть объекту корневым (верхним по иерархии в дереве проектов).
Автозаполнение трудозатрат	Если вкл, то при создании дочерних задач на странице диаграммы Ганта будет автоматически назначаться ресурс (исполнитель) и будет автоматически выставляться значение, равное 8 часам, в колонке «Трудозатраты».
Добавлять в календарь исполнителю и участникам	Если вкл, то при делегировании пользователю роли исполнителя или руководителя в задаче, эта задача автоматически добавляется в календарь и Список дел пользователя. Также эта опция работает и при добавлении участников в проекты и работы.
Продолжительность по умолчанию	Можно указать значение длительности задачи, которое будет выставляться по умолчанию в момент ее создания. Так можно создавать объекты-вехи – выставляя нулевую длительность.
Запретить менять продолжительность по умолчанию	Запрещает устанавливать длительность больше указанного в поле «Продолжительность по умолчанию» числа дней.
Показывать руководителя и исполнителя	Чтобы объект больше напоминал папку, можно скрыть этот раздел для типа объектов.
Календарь по умолчанию²⁾	Для выбора производственного календаря для этого типа объектов. Например, круглосуточный для назначения совещаний в нерабочее время.
Название роли "Руководитель"/"Исполнитель" на главной странице проекта	Позволяет задать пользовательское название роли, например «Куратор проекта»/«Руководитель проекта».
Проверять на идентичные объекты	Механизм проверки уникальности названия для создаваемого, или редактируемого объекта. См. подробно.
Связать с процессом	Добавляет к редактируемому типу объекта этапы (фазы). См. реквизит-процесс.
Иконка
Номер в структуре	Позволит активировать номер на карточке для иерархической нумерации объектов в рамках проекта.

Вперёд

¹⁾

Но можно настроить в отдельном объекте вида «Директория».

²⁾

Доступно с версии 3.17.

Опишите типы объектов

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Tue, 17 Sep 2019 05:12:50 +0000

Опишите типы объектов

Где настройки типа объекта

Часть настроек типа объекта вы делаете в момент его создания.

Чтобы изменить любые параметры объекта: Администрирование → Объекты → клик на нужный объект в списке.

Исключение

Единственная настройка, которая делается из списка объектов – это выбор типа объекта по умолчанию для импорта из MS Project.

«Задача в MSP»
«Веха в MSP»

Настройки разнесены по блокам (портлетам) в карточке типа объекта.

Большая часть настроек – это то, как взаимодействует этот тип объекта с другими элементами системы, какие из них содержит.

Рассмотрим в типах объектов сейчас то, что можно настроить на самом старте.

Реквизиты

Реквизиты (или поля) объекта – это то, как он описывается в системе, чем характеризуется.

Подробно о том, как добавлять реквизиты и какие у них есть опции.

Данные, которые будут вводить пользователи в значения реквизитов, можно будет выводить в отчёт "Проекты и работы" и OLAP-кубы.

Реквизиты можно сделать:

условными (чтобы поле для заполнения появлялось при выполнении определённого условия);
обязательными для заполнения;
блокируемыми и т.д.

См. полный перечень всех доступных опций.

Как добавить реквизит к объекту

Администрирование → Объекты → зайти в нужный тип объектов → блок «Реквизиты» → «Добавить» → Выбрать реквизит из списка.

Прямо из этого окна можно создать новый реквизит:

кнопка Создать новый реквизит;
на страницу создания реквизита внесите нужные параметры и сохраните его;
произойдет обратный переход к странице объекта с загруженным блоком «Список реквизитов», а сохраненный реквизит появится в списке.

«Цель/Описание» является системным реквизитом, который автоматически добавляется к объекту при его создании. В настройках типа объектов его можно удалить.

В правом верхнем углу есть два фильтра: «Группы реквизитов» и «Типы реквизитов» – так можно быстро отобрать нужные реквизиты из общей массы. Подробно их механизм работы описан в разделе «Список реквизитов».

Родительские объекты / Дочерние объекты

Определите ограничения для типа объектов: в какие другие типы он сможет быть вложен (Родительские), а какие будут вложены в него (Дочерние).

С помощью этих ограничений + выбранного вида объекта при его создании вы выстроите для пользователей рамки, в которых они будут создавать дерево проектов.

Как настроить дочерние/родительские

Чтобы определить, какие объекты могут быть родительскими, а какие – дочерними, для конкретного типа объектов:

зайдите в тип объектов («Администрирование» → «Объекты» → клик на нужный тип объектов);
в портлете «Родительские объекты» и «Дочерние объекты» выберите нужные объекты (Рис.1);

Рисунок 1 – Связи с объектами системы

Например, у объекта «Проект для заказчика» дочерним может являться объект «Задача». Таким образом, проекты можно детализировать на задачи.

Учитывайте ограничения системы

Вид объекта	Какие объекты могут быть в дереве проектов:
Вид объекта	родительскими	дочерними
Директория	Директория	Директория Проект Задача
Проект	Директория Проект	Проект Задача
Задача	Директория Проект Задача	Задача

Вперёд

Справочник

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:12:34 +0000

Справочник

Что такое "Справочник"

Справочник – это таблица, которая связана с объектами системы.

Справочники отражают ту динамику, которая происходит по проектам и задачам. Это может быть:

отчёт о статусе работ;
комментарии;
финансовые справочники:
- приходы;
- расходы;
- акты;
журнал событий и т.д.

Если в реквизитах объекта вы можете внести только какое-то постоянное описание объекта (исключение – значение реквизита-процесса), то в справочнике может отражаться изменение ситуации по задаче/проекту.

Как создать новый справочник

Справочник и объекты

Один справочник может быть привязан ко множеству типов объектов.

К одному типу объектов может быть привязано несколько справочников.

Структура справочника

Колонки

Настраиваемые колонки – это реквизиты, которые указал в настройках этого справочника администратор.

Также всегда фиксируется автор записи – какой пользователь системы внёс её.

Как правило, всегда записывается дата. Есть несколько способов внесения даты в запись справочника.

Поскольку справочник – это таблица, которая связана с объектами, то каждая запись справочника содержит информацию о том, к какому объекту она относится.

Когда вы смотрите на справочник в контексте конкретного объекта вы этого не замечаете. Но если просмотреть этот же справочник из объекта, который находится выше по иерархии дерева проектов или создать отчёт по этому справочнику, вы сразу же увидите в таблице еще одну колонку – объекты, к которым относятся эти записи справочника.

Строки

Строки справочника (таблицы) – это записи, которые вносят пользователи.

Записи в справочнике могут появляться глобально из двух источников:
• пользователь зашёл на карточку своей задачу/проекта → в нужный справочник, который с этим объектом связан → добавил запись;
• пользователь получил запрос на заполнение формы → заполнил форму → данные из формы сохранились в виде новой записи в нужном справочнике.

Записи справочников – это основа OLAP-кубов ⇒ ряда отчетов в системе.

Вперёд

Кейс: создание справочника "Статус работы"

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:17:00 +0000

Кейс: создание справочника "Статус работы"

Каждый шаг описывается здесь так, будто у вас под руками голая система.
В реальности у вас уже может быть и похожий справочник.
Для практики мы советуем вручную, самостоятельно пройти этот путь настройки, а не адаптировать уже созданные сущности.

Справочник «Статус работ» – основа для отчётов о работе, для более полного формирования картины по проектам, прогноза отклонений.
Именно в него пользователи будут записывать данные напрямую или через форму.

Шаг 1. Создать заготовку

Администрирование → Структура базы данных → Справочники → Добавить.
Заполните поля:
1. «Название» – «Статус работ»;
2. «Описание» – факультативно; Поможет, когда (если) справочников будет целый список.
3. «Использовать дату» – «Да, по факту ввода»;
4. все чек-боксы оставить пустыми;
5. выбрать иконку – по желанию;
6. «Структура записей справочника» – «Горизонтальный список»;
7. «Место отображения списка записей» – «На Главной проекта»; Так справочник будет отображаться в виде таблицы под реквизитами на карточке объекта.
8. «Форма ввода записи» – «Строка ввода» или «Всплывающее окно» – на ваш выбор.
Сохраните.

Шаг 2. Добавить реквизиты

Сразу после создания справочника в нём уже будет один реквизит – Дата.

Реквизиты – это колонки создаваемой таблицы.

Добавьте реквизиты в справочник:

статус задачи – реквизит-классификатор «Статус» со значениями:
- «1. Проблем нет»
- «2. Могу решить сам»
- «3. Требуется помощь»
комментарий – реквизит-строка «Комментарий, причины отклонений, принятые меры»

Как это сделать

В блоке «Реквизиты» → Добавить → Выбрать нужный реквизит из списка.

Если нужных реквизитов нет:

создать их тут же – Создать новый реквизит;
Подробно:
- как создать реквизит-классификатор
- как создать реквизит-строку.
последовательно выбрать новые реквизиты в списке;
зайти в реквизит-классификатор «Статус», создать в нём значения.

Шаг 3. Привязать к типам объектов

В блоке «Родительские объекты» → Изменить → чек-боксами выбрать те типы объектов, к которым которых должен быть привязан этот справочник.

Шаг 4. Проверить, что получилось

Зайдите через дерево проектов в объект одного из тех типов, к которых вы только привязали этот справочник.

Под реквизитами должен появиться этот справочник. Пока в нём нет записей.

Чтобы записи там появились, их туда должны внести пользователи через карточку объекта или из формы.

Вперёд

Создание нового пользователя вручную

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:36:39 +0000

Создание нового пользователя вручную

Если администратор системы вручную создаёт пользователя, тот сразу получает статус «Активирован».
См. все способы добавить пользователей.

Вертикальное меню → «Команда» → «Лица» (или «Список») → «Создать нового пользователя»

После нажатия кнопки откроется страница создания пользователя.

Заполните обязательные поля (отмечены звездочкой):

Фамилия
Имя
Организация
Должность
Рабочий телефон
E-mail – адрес электронной почты
Указывайте реально существующий и работающий почтовый ящик, иначе пользователь не сможет получать уведомления из системы, а также не сможет воспользоваться функцией восстановления пароля.
Имя пользователя – логин, который будет использоваться для входа в систему
Пароль
Подтверждения пароля

Сохраните изменения.

Подробно о том, как настроить пользователя см. в статье Настройка пользователя.

Вперёд

Группы пользователей

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:45:34 +0000

Группы пользователей

Пользователи системы могут быть объединены в группы пользователей.

Один и тот же пользователь может входить в любое число групп.

По умолчанию в системе уже создана группа «Все пользователи». В эту группу автоматически попадает каждый вновь добавленный в систему пользователь.

Зачем нужны группы

Пользователю – для удобства работы:

в списках делегирования;
Так можно быстрее находить пользователя для делегирования роли исполнителя/руководителя в проекте.
в списках для добавления запроса на ответ в дискуссиях;
Список пользователей для отправки запроса содержит в себе группы, в которых находятся пользователи.
для быстрого добавления в участники проекта нескольких пользователей, объединенных по определенному признаку;
для расшаривания списков задач.

Администратору – для быстрого разграничения ролей безопасности.

Как создать группу

Для создания группы пользователей:

вертикальное меню → «Команда» → «Группы» → «Добавить группу»;
на странице создания группы введите ее название;
нажмите «Сохранить».

Когда группа создана, добавьте в неё пользователей. Для этого:

перейдите на страницу группы (клик на название группы) → «Добавить пользователя».
выберите галочками нужных пользователей;
нажмите «Выбрать».

Если пользователи ещё не созданы, вы можете импортировать их в эту группу из файла Excel.

Особенности групп

Иерархичность

Группы пользователей могут быть иерархическими. Для добавления дочерней группы нажмите кнопку «Добавить подгруппу», либо кнопку-ссылку «переместить группу».

Дочерние группы наследуют все разрешения и запреты на права, которые указаны для родительской группы.

Роли безопасности

В группе пользователей есть настройка системных ролей безопасности.

Как связать группу с ролью безопасности:

перейдите на карточку группы (вертикальное меню → Команда → Группы → клик на нужную группу)
вкладка «Системные роли безопасности» → «Изменить»;
выберите из списка системную роль безопасности для связывания.
Можно выбрать несколько ролей.

Что это даёт

Вы можете быстро назначать системные роли пользователям через группы.
В противном случае придётся каждому пользователю назначать системную роль вручную через редактирование карточки пользователя.

Статистика

На странице группы пользователей, в области «Лента событий» отображается суммарная статистика по всем участникам группы.

Вперёд

Права пользователей

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Thu, 15 Aug 2019 13:01:25 +0000

Права пользователей

Возможности пользователя в системе регулируются:

лицензией его учётной записи;
системной ролью;
«проектной ролью» (роль проекта/дискуссии/согласования).

	Лицензии	Cистемные роли	Роли проекта
Что регулируют	Доступ к отдельным разделам системы (в т.ч. Администрирование) Возможность делегировать объекты	Работают в одной плоскости: регулируют возможности пользователя в рамках работы с объектами, отчётами, дискуссиями и согласованиями. Например, дают или отнимают право на изменения в проекте.
Что регулируют		Доступ ко всем объектам системы и диапазон возможностей по работе с ними	Диапазон возможностей по работе с теми объектами, которые делегированы пользователю
Как назначаются пользователю	Карточка пользователя → поле «Лицензия»	Карточка пользователя → «Системная роль» Или/и через настройку групп (группе присваивается системная(ые) роль(и) ) и включение пользователя в группу	Пользователю делегириуется объект или его приглашают участником, или его добавляет администратор, или пользователь создаёт объект. ⇒ Получает права в рамках этого объекта согласно той роли, которую он в нем играет.
Где настраиваются	Диапазон возможностей лицензий и их набор не настраивается. Администратор может только выбрать тип лицензии по умолчанию для новых пользователей.	Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность → клик по нужной роли → Изменить
Где создаются новые		Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность → портлет «Системные роли» → Создать новую роль. См. подробно здесь.	Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность → портлет «Роли проекта» → Создать новую роль. Можно добавлять только Роли проекта. Роли дискуссий и Роли согласований добавлять нельзя.

У пользователя может не быть никакой системной роли, и в этом нет проблемы.
Пользователь может получать необходимый для работы доступ через делегированные ему проекты и задачи. Т.е. через «проектные» роли.

Лицензия регулирует другие функциональные возможности пользователя, которые с объектами не связаны (кроме возможности делегировать).

Роли безопасности

Все настройки безопасности в системе находятся тут:

Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность.

См. описание всего перечня прав.

Чтобы увидеть перечень того, что разрешено или запрещено:

клик на название роли;
в блоке «Права» развернуть разделы – отобразятся все текущие разрешения.

Чтобы изменить настройки роли:

клик на название роли;
Изменить;
поменять чек-боксы;
сохранить изменения.

«Я руководитель, но не могу делегировать задачи!»

Проверить, что у пользователя лицензия «Руководитель» или «Директор» (в карточке пользователя → Изменить).
Проверить, что у него в системной/проектной роли в блоке «Операции с объектами (директориями, проектами и задачами)» разрешено:
- Делегирование руководителя
- Делегирование исполнителя

Отчёты по правам безопасности

Чтобы посмотреть, что получается в итоге:

Системные роли и "проектные" роли

	Системная роль	Роль проекта	Роль дискуссии
Распространяется на все объекты системы	да (Если общесистемная роль разрешает пользователю создание дочерних проектов и задач, то он сможет создавать их во всех ветках дерева проектов, в которые имеет доступ.)	нет (Действуют на права пользователя только тогда, когда он автоматически или вручную становится участником роли в определенных проектах, дискуссиях или согласованиях.)
Можно создавать свои роли	да	да	нет
Как назначается пользователю	Через настройки пользователя (напрямую или через группы).	Через назначение пользователю роли в проекте/дискуссии/согласовании. Делегирование объекта пользователю как руководителю или исполнителю, приглашение его участником или согласующим – это и есть назначение ему соответствующей проектной роли.

Пользователь может являться участником сразу нескольких ролей безопасности, как системных, так и проектных.
Итоговый набор разрешений формируется совокупностью разрешений в этих ролях.

Чтобы увидеть полный актуальный список прав, зайдите в Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность → клик на любую системную роль → Изменить.

Описание этого списка.

Вперёд

Пробные шаги в системе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 09:34:55 +0000

Пробные шаги в системе

Чтобы процесс пошёл, нужно, чтобы:

появились ваши проекты и задачи → надо создать объекты в дереве проектов;
в системе были все, кто за эти проекты отвечает → создать/пригласить пользователей;
назначить людей на проекты и задачи.

Я уже разобрался с основами, покажите мне проектное управление в диаграмме Ганта.

Как создать новый объект

Через Дерево проектов или Иерархическую структуру в карточке объекта

Объект любого типа (в рамках ограничения настроек родительского типа объектов) через «Иерархическую структуру» в карточке родительского объекта.
Вертикальное меню → «Дерево проектов» → клик на нужный объект → в карточке проекта на портлете «Иерархическая структура» → «Добавить».
Корневую директорию можно создать через дерево проектов.
Вертикальное меню → «Дерево проектов» → «Добавить направление»).
Внимание!
Кнопка Добавить направление создаёт КОРНЕВОЙ объект в дереве проектов. Корневым объектом может быть только объект типа директория.

Копированием существующего объекта

Копировать уже существующий объект.
Карточка объекта → Меню «три точки» → Копировать.

Через диаграмму Ганта

Можно добавить объект любого типа из диаграммы Ганта.

Зайти в родительский объект → в меню справа «Гант» → клик на название объекта, в котором надо добавить объект, в списке → в блоке «Редактирование» выбрать тип объекта → «Добавить элемент с типом».

Через "Мастер создания объектов"

На почти любой странице системы оранжевая метка в нижнем правом углу → выбрать объект нужного типа для создания.

C Рабочего стола

Задачу можно создать через «Список дел» на Рабочем столе → «Создать».

Из Списка задач

Задачу – через интерфейс «Списка задач» → «Создать объект».

Из Календаря

Добавление события в Календаре.

Вертикальное меню → Календарь → выделить время под задачу → правый клик мыши → выбрать нужный тип задачи.

Из Дискуссии

Добавление «решения» из Дискуссии.

Зайдите в дискуссию (Например, из карточки объекта → в правом меню «Дискуссии» → клик на нужную) → «Создать решение».

Через Импорт Excel-файла

Обратите внимание

Такие компоненты в ADVANTA совместимы только с продуктами Microsoft Office.
Мы не можем дать гарантии совместимости с офисными пакетами других производителей.
Файлы в них могут открываться с искажениями форматирования, либо, в отдельных случаях, могут не открываться вообще.
Это не является ошибкой системы.

Импорт Excel файла со списком задач.
На карточке родительского объекта → портлет «Иерархическая структура» → «загрузить из excel».

Через Импорт из MS Project

Импорт проектов из MS Project со списком задач.
Чтобы импорт стал доступен, установите надстройку Advanta для MS Project.

Как назначить человека на проект/задачу

Назначение пользователей на конкретные проекты и задачи системы в ADVANTA называется делегированием.

Делегировать объект может только пользователь

с лицензией Универсальная, Директор, Руководитель или Администратор
и включенными правами на делегирование.

В интерфейсе системы делегировать роли Руководителя или Исполнителя можно

со страницы карточки объекта
со страницы диаграммы Ганта
со страницы списка задач

Также вы можете выполнять делегирование с помощью API-методов

На один объект (проект или задачу) можно назначить только одного руководителя и одного исполнителя.

Если в решении конкретной задачи в реальности участвует больше людей, есть два варианта.

ИЛИ Создать подзадачи: столько задач, сколько реальных исполнителей. Если такая задача – периодическая, используйте шаблоны проектов. В шаблонах можно задать исполнителей по умолчанию.
ИЛИ Оставаться в рамках одной задачи, но
1. добавить в пользователей в задачу в качестве участников;
2. создать справочник «Отчет о статусе» и запрашивать статус у фактических исполнителей.
  Физически это одна задача, но по ней можно организовать сбор отчетности от нескольких человек.

Как делегировать из карточки объекта

Зайдите на карточку проекта или задачи (например, из дерева проектов).
В меню делегирования – портлет с названием проекта или задачи, где отображаются фото и имена руководителя и исполнителя, – наведите на значок .
В выпадающем меню выберите, какие именно объекты нужно делегировать:
Перечень в выпадающем списке меняется в зависимости от роли пользователя и расположения объекта по иерархии.
- Текущий объект – делегируются полномочия только для текущего объекта;
- Всю иерархию – делегируются полномочия этого объекта и всех дочерних (всех в этой ветке ниже по иерархии);
- Объекты пользователя:
  - Только мои – делегируются полномочия только для тех объектов, в которых инициатор делегирования является Руководителем/Исполнителем. Остальные объекты остаются с прежними Руководителями/Исполнителями.
    Пункт доступен, если инициатор делегирования является Руководителем/Исполнителем по крайней мере в одном объекте иерархии (сам объект и его дочерние).
  - Выбрать пользователя – делегируются полномочия только для тех объектов, в которых выбранный пользователь – Руководитель/Исполнитель. Остальные объекты остаются с прежними Руководителями/Исполнителями.

В зависимости от типа делегирования, интерфейс отличается.

В окне со списком групп пользователей выберите нужного пользователя:

найдите его по структуре – как правило, группы являются отделами или схожими структурными единицами:
1. раскройте группу с пользователем;
2. напротив его имени нажмите «Выбрать».
или воспользуйтесь поиском: укажите в строке поиска часть имени или фамилии пользователя → «Enter» или кнопку → выберите пользователя из результатов поиска.

Про количество запросов пользователю

Если была делегирована вся иерархия, то пользователь получит один запрос на принятие полномочий, и в тексте запроса будет отражено, что делегирован проект с подпроектами.

В остальных случаях по каждому объекту делегирования пользователь получит отдельный запрос.

Обратите внимание!

Через этот инструмент вы можете массово менять исполнителя/руководителя по всей ветке, причём выборочно – только те объекты, где какого-то одного пользователя нужно заменить на другого.

В окне для выбора пользователей (кому объекты делегированы сейчас → кому надо делегировать) выберите нужных пользователей.
Кнопка «Выбрать» → найдите нужных пользователей.
По умолчанию и справа, и слева здесь отображается ваша учётная запись – того, кто инициирует делегирование.

В окне со списком групп пользователей выберите пользователя:
1. найдите его по структуре – как правило, группы являются отделами или схожими структурными единицами:
2. раскройте группу с пользователем;
3. напротив его имени нажмите «Выбрать».
или воспользуйтесь поиском: укажите в строке поиска часть имени или фамилии пользователя → «Enter» или кнопку → выберите пользователя из результатов поиска.

Когда оба пользователя выбраны, нажмите «Делегировать».

Выбранный в качестве получателя прав пользователь получит запрос на Рабочем столе о передаче ему полномочий руководителя или исполнителя на проект или группу проектов.

Зачем это нужно?

Например, есть большой проект по развитию инфраструктуры. Он делится на множество составляющих и подпроектов.
И тут увольняется сотрудник, который несколько лет работал в этом проекте, причём занимался разноплановыми задачами ⇒ он может быть как руководителем, так и исполнителем по самым разным веткам этого проекта.

Чтобы в несколько кликов перекинуть все его проекты и задачи из этой ветки на другого сотрудника, зайдите в самый высокоуровневый проект, в корень этой ветки → Делегировать (Руководитель/Исполнитель – по ситуации) → Объекты пользователя → Выбрать пользователя

Причём неважно, что именно тот проект, из которого вы делегируете проекты и задачи ниже по иерархии, делегирован с этой же ролью другому пользователю!

Слева выберите того, кто уволился, и чьи проекты надо перенести.
Справа – на кого вы хотите их перенести.

Если разноплановые проекты и задачи с одного человека нужно перенести разным пользователям, выбирайте последовательно другие проекты, ниже по иерархии, делайте это в несколько итераций.

Вперёд

Кейс: создание формы для сбора статуса работ

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:49:57 +0000

Кейс: создание формы для сбора статуса работ

Типичный кейс: нужно узнать, как двигается работа по определённым задачам.

Каждый шаг описывается здесь так, будто у вас под руками голая система.
В реальности у вас уже могут быть и похожие справочники, и формы.
Для практики мы советуем вручную, самостоятельно пройти этот путь настройки, а не адаптировать уже созданные сущности.

О логике создания формы см. тут.

Шаг 1. Создать справочник

Это то место, куда пользователи будут вносить данные.

Создайте справочник "Статус работ".

Администрирование → Структура базы данных → Справочники → создать новый справочник.
Добавить реквизиты «статус» (классификатор) и «комментарий» (строка).
Привязать к типам объектов, из которого будет доступна запись в этот справочник.

Шаг 2. Создать новую форму

2.1 Создать болванку

Администрирование → Общие настройки → Конструктор форм → Добавить.

Внесите название.
«Вид представления объектов» – «Иерархический».
«Использовать процедуру запросов» – «Да».

2.2 Настроить связь с объектами

В блоке «Возможность запроса из объектов» → Изменить → выберите чек-боксами типы объектов, где будет в меню ссылка «на форму».

Выбирайте те объекты, к которым привязан ваш справочник "Статусы работ".

В блоке «Параметры выборки объектов» – фильтрами отберите те объекты, куда из формы можно будет вносить данные.

2.3 Выбрать справочник и объекты, куда писать

Собирайте из формы не только записи в справочник, но и закрывайте задачи, если работа выполнена.

Блок «Реквизиты объектов» → Добавить системный реквизит.
Добавьте «Расчётную дату завершения» и «Фактическую дату завершения».
В поле с «Фактической датой завершения» → Изменить → внесите название реквизита на форме.
Например, «Если работы завершены, то когда это было? (Не заполнять, если задача в работе.)»

О датах в системе.

В блоке «Справочники объектов» → Изменить → выбрать чек-боксом справочник «Статус работ» – «Новая запись» → Сохранить.

Шаг 3. Проверить, как выглядит форма

Через дерево проектов зайдите в один из тех объектов, тип которых был отмечен в блоке «Возможность запроса из объектов».

Справа в меню → «Формы» → «Заполнить форму».

Выглядит, как и предполагалось?

Шаг 4. Настроить автозапрос

Вернитесь в настройку формы: Администрирование → Конструктор форм → Клик на нужную форму.

В блоке «Автоматические рассылки запросов» → Добавить.

Выберите, по каким объектам пользователи будут получать запрос на рабочий стол и по почте (при выполнении каких условий).

Вариант настройки см. ниже:

Протестируйте автозапрос после его сохранения: зайдите в него еще раз → Тестировать.

Вперёд

Отчёт по справочнику

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Mon, 27 Oct 2025 07:50:54 +0000

Отчёт по справочнику

Отчёт по справочнику – это способ увидеть все записи (или все нужные записи) справочника в одном месте.

Обычно вы видите справочник только в контексте конкретного объекта в дереве проектов.

Как создать отчёт

На рабочем столе в меню слева → модуль «Мои отчёты» → «Добавить отчёт».
Вы попадёте в интерфейс выбора отчётов. Выберите нужный вам тип.
Воспользуйтесь фильтрами.
Настройте отчёт, его отображение и содержание.
Сохраните отчёт
Если вы администратор, вы можете дать доступ к отчёту коллегам и партнёрам.

Общая информация

Отчет по справочникам показывает записи по справочнику в разрезе выбранных проектов.

При формировании выборки объектов система предлагает выбрать те объекты системы, которые являются родительскими для выбранного в отчет справочника.

Так может выглядеть отчёт по справочнику с контактами:

Настройка отчёта

Чтобы изменить набор колонок: меню (три точки) → «Изменить».

Настройки отображения

Фиксированная ширина отчёта – чек-бокс по умолчанию активирован; при выключении отчет теряет ограничение по ширине, можно задавать нужный размер отчета.

Источник

В зависимости от задач отчёта источником могут выступать разные объекты по иерархии.

Например, есть два проекта, оба с разветвлённой структурой. И в отчёте нужно отметить принадлежность отдельных задач к этим высокоуровневым объектам.
Решением для такого кейса будет выбрать «Самый дальний источник с типом», указать вид объекта «проект».

Или другой кейс.
Есть два проекта, тоже с разветвлённой структурой. Но цель отчёта – показать, к каким ключевым задачам относятся все прочие.
Решением будет «Ближайший источник с типом» – «задача» и поставить галку «Включая сам объект» (чтобы ключевые задачи не оказались вне этой структуры).

Расположение источника

Ближайший источник с типом – ближайший вышестоящий по иерархии объект с выбранным типом.
Самый дальний источник с типом – самый высокий по иерархии объект с указанным типом.
Ближайший проект – ближайший объект с типом «Проект».
Ближайшая директория – ближайший объект с типом «Директория».
Прямой источник – ближайший вышестоящий по иерархии объект (с любым типом).

"Включая сам объект"

Чтобы в список источников попадал и сам родительский объект, поставьте здесь галку.

Смысл этой функции в том, чтобы в отчёте не оказалось полей без источника – тех, которые как будто бы никуда не относятся, когда на самом деле и являются тем самым родителем, который указан в полях объектов как «источник».

Если галку «Включая сам объект не поставить», то у объектов, которые сами являются источниками и у которых выше по иерархии нет объектов, которые удовлетворяют условию, – поле будет пустым.

Название колонки

Можно указать пользовательское название колонки-источника. Если название колонки не указано, по умолчанию отображается название выбранного типа объекта-источника.

Роли объектов

В зависимости от активированных чек-боксов в отчет будут добавлены колонки со списком пользователей, которые имеют соответствующую роль в объектах, включенных в отчет: «Руководитель», «Исполнитель», «Участник» и «Инициатор».

Опции объектов

Можно вывести отдельной колонкой значения из тех объектов, к которым относятся эти записи справочника.

Даты объектов

Можно вывести все типы дат.

Даты относятся не к дате записи справочника, а к тому объекту, из которого запись была сделана!

Реквизиты проектов

Выводит реквизиты объектов, из которых были сделаны записи справочника.

Опции записей

Дата записи;
Автор записи.

Реквизиты

Это то, какие колонки справочника отображаются в отчёте. По умолчанию выводятся все реквизиты справочника.

Реквизиты в этом контексте – это колонки справочника, то, из чего он состоит.

из коробки

Вперёд

Отчёт "Проекты и работы"

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 12:58:18 +0000

Отчёт "Проекты и работы"

Как создать отчёт

На рабочем столе в меню слева → модуль «Мои отчёты» → «Добавить отчёт».
Вы попадёте в интерфейс выбора отчётов. Выберите нужный вам тип.
Воспользуйтесь фильтрами.
Настройте отчёт, его отображение и содержание.
Сохраните отчёт
Если вы администратор, вы можете дать доступ к отчёту коллегам и партнёрам.

Об отчёте

Отчёт «Проекты и работы» отбирает из дерева проектов объекты (директории, проекты, задачи) и выводит их в табличный вид.

Отчёт позволяет вывести:

сам перечень объектов;
все данные, касающиеся этого объекта (реквизиты, даты);
показать взаимосвязи (родительские и дочерние, горизонтальные);
вывести связанные с объектом записи справочников и т.д.

Объекты в отчёте можно cгруппировать по одинаковым признакам, дополнительно отфильтровать, менять местами колонки.

Вновь созданный отчёт доступен по прямой ссылке для любого пользователя системы. Но каждый в нём увидит только те объекты, к которым у него есть доступ.

Отчёт для контроля за поручениями

Например, вы можете отобрать те объекты, которые:

назначены на конкретных исполнителей;
находятся в открытых статусах;
должны быть начаты или выполнены в определённый срок.

О правилах выделения дат.

Параметры отчета. Настройка колонок отчёта

Настройте представление отчёта. Выберите те колонки, которые должны выводиться в отчёт.

Каждый объект хранит в себе колоссальное количество данных. Это даты, реквизиты, связанные записи справочников, пользователи и т.д. По умолчанию большая часть всех этих полей в отчёте скрыта. Но вы можете вывести их, поменять поля местами и даже сгруппировать по полям.

Чтобы вывести дополнительные поля в отчёт:

зайдите в меню отчёта (три точки) → «Изменить»;
отобразится поп-ап с настройками.

Выберите здесь нужные вам параметры для отображения чек-боксами и переименуйте названия полей при необходимости.

Выводимые поля можно скрывать в блоке «Вывести список скрытых колонок».

Название отчёта и его полей

Измените название отчёта на нужное вам.

Также вы можете изменить стандартные названия полей на те, которые приняты в вашей компании (Доступно с версии 3.21).

Изменённые поля подсвечиваются в настройках жирным шрифтом.
Чтобы вернуть название поля к дефолтному (системному, по умолчанию), удалите содержимое поля и нажмите Enter на клавиатуре, сохраните изменения. Название вернётся к системному.

Настройки отображения

Фиксированный заголовок отчёта

Доступно с версии 3.19.

По аналогии с тем, как можно закрепить первые строки в MS Excel или Google Таблицах, вы можете закреплять в отчёте «Проекты и работы» его шапку.

При скролле таблицы заголовки будут оставаться перед глазами.

Фиксированная ширина отчета

Управляйте отображением отчета: установите фиксированную ширину отчета (фиксируется по ширине экрана) или снимите ограничение на ширину отчета. Ширину колонок отрегулируйте вручную. Параметр «Фиксированная ширина отчета» по умолчанию активирован. При деактивации отчет потеряет ограничение по ширине, регулируя ширину колонок, задайте нужный размер отчета.

Запомнить уровни сворачивания данных

В отчёте вы можете:

сгруппировать данные;
свернуть ненужные данные;
сохранить уровни сворачивания сгруппированных данных в отчете.

Чтобы сохранить отображение свернутых данных включите «*Запомнить уровни сворачивания данных*» в настройках и сохраните отчет. При следующем обращении к отчету данные отобразятся с нужным уровнем сворачивания.

Роли объектов

Опции объектов

Позволяет отобразить в отчете основные опции объектов, включенных в отчет.

Название.
Тип объекта – в отчет будут выведены названия типов объектов, используемых для выборки (указанная опция позволит определить тип объекта после выгрузки отчета во внешние форматы).
Статус («Не начат», «В Работе», «Готов к проверке», «Завершен», «Отменен», «Отложен»).
Процент завершения.
Приоритет («По умолчанию», «Требует внимания», «Наивысший»).
ID проекта – идентификатор объекта в системе.
Используется для построения отчетов с типом «Электронная таблица». Также он необходим для интеграции с другими системами. Получив набор идентификаторов объектов, которые массово требуется изменить, можно выгрузить его в MS Excel и использовать в скрипте, который внесет изменения во все требуемые объекты.
Календарная шкала – визуализирует временные отрезки длительностей работ (отображение аналогично графической части диаграммы Ганта).
Дискуссия – та дискуссия, из которой был создан этот объект как решение. (Дискуссия – инструмент для обсуждения проблемы участниками проекта, каких-то работ. И из дискуссии можно создать задачу-решение возникшего вопроса.)
Номер в структуре (Доступно с версии 3.17) – в отчет выводится колонка «Номер в структуре» со значением атрибута "Номер в структуре" для объектов, у которых он включен.
По умолчанию колонка «Номер в структуре» отображается первой колонкой отчета, за ней следует колонка «Название» объекта.

Целевые планы

Доступно с версии 3.19.

Выводит до трёх сохранённых в проекте базовых планов.

Чтобы вывести базовый план в отчёт как целевой:

сохраните базовый план в диаграмме Ганта;
зайдите на карточку проекта;
меню «…» → «Назначить целевые планы»;
Изменить → выберите нужные вам базовые планы для отображения в отчёте.

Теперь можно в отчёте «Проекты и работы» → меню «три точки» → «Изменить» → в поле «Целевые планы» отметить чек-боксами нужные вам планы для отображения в отчёте.

Даты объектов

В отчет попадут колонки с отмеченными датами.

Системные показатели

Выводите дополнительные колонки с результатами вычислений:

Фактическая длительность – время в рабочих днях, между датой фактического окончания и фактического начала.
Плановая длительность – время в рабочих днях, между датой окончания и начала (расчетные).
Плановый процент выполнения – процент выполнения объекта по плановым датам, на текущую дату.
Для объектов с другими дочерними объектами считается как доля должных быть выполненными по плану объектов из иерархии.
Для объектов без дочерних объектов:
- Если текущая дата < дата начала (выполнение по плану еще не должно начаться), то 0.
- Если дата окончания < текущая дата (должно уже закончиться), то 100.
- Если дата начала ≤ текущая дата ≤ дата окончания (должно быть в процессе выполнения), то считается как пропорция = (текущая дата – дата начала) / плановая длительность, с учетом рабочих часов.
Отклонение окончания – на сколько рабочих дней просрочена дата окончания.
Время до планового завершения – сколько рабочих дней осталось до даты завершения.
Отклонение от базового плана – разница в рабочих днях между датой окончания по оперативному плану (расчетной) и датой окончания по последнему базовому плану.

Укажите число цифр после запятой: до какого значения округлять значение. (По умолчанию 0 – округлять до целых.)

Источник

В зависимости от задач отчёта источником могут выступать разные объекты по иерархии.

Расположение источника

Ближайший источник с типом – ближайший вышестоящий по иерархии объект с выбранным типом.
Самый дальний источник с типом – самый высокий по иерархии объект с указанным типом.
Ближайший проект – ближайший объект с типом «Проект».
Ближайшая директория – ближайший объект с типом «Директория».
Прямой источник – ближайший вышестоящий по иерархии объект (с любым типом).

"Включая сам объект"

Чтобы в список источников попадал и сам родительский объект, поставьте здесь галку.

Название колонки

Реквизиты

Можно вывести в отчет реквизиты объектов.

Перечень доступных реквизитов зависит от выбранных объектов. По умолчанию добавленные колонки попадают в список скрытых колонок.

Связи

Если в отчёте участвуют объекты с настроенными связями, то эти связи можно вывести в виде полей отчёта.

Список доступных для отображения связей зависит от участвующих в выборке для отчета объектов.

Можно вывести не только названия полей, но и их ID (GUID) – которые можно использовать, например, в качестве источника для отчёта – электронной таблицы.

Временной интервал

Разбивает длительности работ по проектам кратно заданному временному интервалу.

Например, Задача «А» имеет длительность 1 месяц. При активировании чек-бокса временного интервала «Неделя», в отчет попадут 4 строки с указанной задачей, при этом в отчет будет добавлена колонка с соответствующим названием («Неделя», «Месяц», «Год»), в которой будут указаны даты временного промежутка для каждой строки задачи.

Дочерние объекты

Отображает список дочерних объектов в одной ячейке отчета. По умолчанию дочерние объекты не отображаются.

В отчете можно настраивать и отображать «сложные ячейки», значения в которых являются отдельной настраиваемой выборкой.

Выводите в список дочерние объекты для каждого объекта выборки, а также стройте диаграмму контрольных точек.

Отображение дочерних объектов в сложной ячейке

Задать выборку дочерних объектов: указать типы объекта, которые будут использоваться для выборки в значения сложной ячейки, при необходимости указать фильтры и нажать кнопку «Сохранить».
При необходимости откорректировать название колонки.
Уточнить вид отображения: списком, либо с группировкой по статусу объекта.

В данной ячейке не доступна сортировка. Список объектов отображается в том же порядке, что и в дереве проектов (по WBS).

Отображение дочерних объектов в виде диаграммы контрольных точек

Подробно о том, как построить в отчёте "Проекты и работы" диаграмму контрольных точек.

Показатели OLAP-кубов

Можно вывести показатели OLAP-кубов отдельной колонкой.
Например, вывести показатель-индикатор:

О том, что такое OLAP-кубы и как их настраивать.

Чтобы это сделать:

в отчёте Проекты и работы → меню (три точки) → Изменить;
в блоке показатели OLAP-кубов → Добавить;
выберите:
1. нужный OLAP-куб;
2. тот показатель, который должен отображаться в колонке;
напишите желаемое название колонки;
выберите при необходимости период, за который должны отображаться значения OLAP-а.
Возможность указать период полезна в случаях, когда общий итог по OLAP-показателю не дает требуемой картины в отчете. Например, в ряде случаев для анализа нужны данные на текущую дату.
включите отображение промежуточных и/или общих итогов при необходимости (Доступно с версии 3.19).

Настройки справочников

Позволяет вывести в отчет значение последней записи из любых справочников, прикрепленных к объектам выборки. Указанная возможность полезна, например, для построения отчета о статусе портфеля проектов.

Шаблоны согласований форм

Позволяет настроить колонки с шаблонами согласований форм. Для каждого шаблона согласований форм настройте отдельную колонку. Названия согласований в колонках – гиперссылки, по которым можно перейти к согласованиям. Можно указать пользовательское название колонки с шаблоном согласования формы. Если название колонки не указано, ей присваивается название шаблона согласования формы.

Создание отчета с типом «Проекты и работы» в свойствах объекта

Как добавить отчёт на карточку объекта.

Так вы можете держать под рукой актуальный отчёт «Проекты и работы» на странице любого объекта в том представлении, которое нужно именно для этого типа объекта и в один клик переходить к диаграмме контрольных точек текущего проекта.

В меню действий отчета, открытого с карточки объекта, доступен только один пункт «Скопировать отчет» (при этом отчет будет скопирован в модуль «Мои отчеты» на домашней странице пользователя).

Вперёд

Диаграмма контрольных точек

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 11:32:13 +0000

Диаграмма контрольных точек

Что такое "контрольная точка"

Контрольная точка (веха проекта) – это значимый, ключевой момент (например, переход на новую стадию, новый этап в ходе выполнения проекта). Как правило, с этим моментом связано завершение какого-либо ключевого мероприятия, подписание важных документов или любые другие значительные действия, предусмотренные планом проекта. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта.

С т.зр. системы ADVANTA контрольная точка – это объект с нулевой длительностью.

Что такое диаграмма контрольных точек

Диаграмма контрольных точек в отчёте "Проекты и работы" – это визуальное представление прохождения, выполнения задач в рамках проекта.

Диаграмма строится на основе данных "Дочерние объекты".

Столбец с текущим периодом на диаграмме подкрашен светло-голубым цветом. Беглый взгляд на диаграмму позволит оценить аналитику по отклонению фактической даты от плановой/утвержденной.

Как добавить Диаграмму контрольных точек в отчёт

Создайте новый отчёт «Проекты и работы» или зайдите в уже существующий, где хотите добавить диаграмму контрольных точек.
Меню «три точки» → «Изменить»
В поле «Дочерние объекты»:
1. выберите в выпадающем меню «Диаграмма контрольных точек»;
2. задайте выборку дочерних объектов;
3. укажите типы объектов, которые будут использоваться для выборки в диаграмме контрольных точек;
  
  В качестве контрольной точки могут использоваться любые типы объектов. С т.зр. классической методологии проектного управления это должны быть контрольные точки (вехи), которые имеют нулевую длительность и фиксируют завершение конкретных этапов работ внутри проекта.
4. сохраните изменения.
  
  Если выборка дочерних объектов не задана, то на диаграмме отображаются только полоски проектов, без иконок контрольных точек.

Принципы формирования диаграммы

Цвета

Цвет полосок проектов определяется цветом текущего статуса проекта.
Цвет ромбиков определяется статусом объектов, выбранных для отображения.

Цвета можно изменить в настройках диаграммы контрольных точек: отчет «Проекты и работы» → меню «три точки» → раздел «Дочерние объекты»:

кнопка Задать цвет иконок КТ
и кнопка Задать цвет полос проектов соответственно

Ромбы

Если в шаг периода входят два и более дочерних объекта, то в указанном шаге периода отображаются в виде ромбиков только два объекта: самый ранний и самый поздний, за исключением описанных ниже случаев.
Слева отображается ромбик контрольной точки, расположенной ближе к началу периода, а справа – ближе к концу периода.

Название объектов

Если поставить в настройках чек-бокс Показывать названия объектов, то в ячейке списком под полоской с ромбиками будут отображаться все объекты, попавшие под фильтр дочерних объектов.
Причём количество ромбиков остаётся неизменным – не более 2-х, даже если объектов в ячейке на самом деле больше.

Особенность отображения ромбов-объектов "Не начатых" и "Завершённых" в рамках одного периода

Есть и то, и то

Если в выборке присутствуют контрольные точки со статусами «Завершен» и «Не начат», то выбираются и отображаются как ромбики:

контрольная точка со статусом «Завершен» с самой поздней датой
И контрольная точка со статусом «Не начат» с самой ранней датой.
В таком случае контрольные точки с прочими статусами на отображение ромбиков не влияют.

Есть КТ с одним из этих статусов

Если в выборке присутствует хотя бы одна контрольная точка со статусом «Не начат» или «Завершен», то:

В диаграмму обязательно попадет эта контрольная точка и одна из контрольных точек с другим статусом.
- Если контрольных точек со статусом «Не начат» две и более, то для отображения на диаграмме будет выбрана точка с самой ранней датой.
- Если контрольных точек со статусом «Завершен» две и более, то для отображения на диаграмме будет выбрана точка с самой поздней датой.
Сначала будет выбрано место для отображения контрольной точки со статусом «Не начат» или «Завершен»: выбор происходит на основе даты контрольной точки (если она приходится на первую половину шага периода, то соответствующий ромбик будет отображен слева, в противном случае - справа).
Выбор второй контрольной точки будет осуществлен в зависимости от не занятой в предыдущем пункте половины шага периода.
- Если свободна первая половина шага периода, то будет выбрана контрольная точка с самой ранней датой.
- Если свободна вторая половина шага периода, то будет выбрана контрольная точка с самой поздней датой в рамках шага периода.

Логика расчета отклонения

Отклонение указано в днях, причем, положительные значения говорят о просроченной задаче, отрицательные - задача выполнена с опережением.

В качестве «Даты дочерних объектов» выбрано значение:

	«Плановая дата окончания»	«Утвержденная дата окончания»
Фактическая дата заполнена	фактическая дата объекта минус плановая дата объекта	фактическая дата объекта минус дата базового плана для указанного объекта
Фактическая дата НЕ заполнена	расчет не производится	плановая дата объекта минус дата базового плана для указанного объекта

Настройка диаграммы

Настройки диаграммы расположены всё там же – в настройках отчёта (меню три точки → Изменить) → раздел «Дочерние объекты».

Шаг отображения периода

Выберите шаг отображения периода (месяц, квартал или год):

при выборе «Месяц» возможно дополнить уровнями: «Год» и «Квартал»;
при выборе «Квартал» – доступен только уровень «Год».

При выборе дополнительных уровней отображения шапка отчета станет многоуровневой.

Скрыть объекты без КТ в выбранном периоде

Если в отчете не должно отображаться проектов, у которых в выбранном вами периоде нет контрольных точек, поставьте этот чек-бокс.
Если нужно, чтобы отображались все проекты, вне зависимости от наличия контрольных точек, чек-бокс не ставьте.

Период

Выберите временной период для отображения диаграммы.
- Для выбора доступны стандартные для фильтров периоды, а также «Период проектов».
- При выборе значения «Период проектов» начало периода диаграммы определяется по наименьшей из плановых (расчетных) дат проектов, входящих в выборку отчета, а окончание периода – по наибольшей из плановых (расчетных) дат проектов.

Даты дочерних объектов

Выберите даты окончания дочерних объектов, которые будут использоваться при включении дочернего объекта в шаг периода:

«Плановая дата окончания»
или «Утвержденная дата окончания» (дата из последнего базового плана).

По умолчанию при выборе «Утверждённой даты окончания», все объекты, в которых нет утверждённой даты базового плана, не попадают в диаграмму контрольных точек. Поставьте чек-бокс Отображать объекты без базового плана – так все объекты попадут в диаграмму КТ, однако:

объекты с утверждёнными датами будут отображаться как обычно;
объекты БЕЗ утверждённых дат будут:
- выводиться по своим плановым датам
- с дополнительным обозначением:

Показать названия объектов

Если хотите, чтобы названия объектов отобразились в диаграмме.

Названия контрольных точек (они же ссылки на объекты) будут отображаться под точками на диаграмме. Если опция выключена, то названия объектов доступны по клику на точке диаграммы.

Показать исполнителей

Добавляет имена исполнителей в диаграмму.

Если полномочия исполнителя делегированы, то на диаграмме отображается делегированный исполнитель с иконкой «часики», до тех пор, пока он не примет полномочия.

Показать даты завершения

Включает отображение дат завершения дочерних объектов.

Визуальное оформление диаграммы

Можно изменить:

Размер шрифта контрольных точек
Отображение легенды – соответствие размеров и цветов иконок для контрольных точек в диаграмме.

Легенда появится под таблицей отчета.
Размер и цвет иконок: «Задать размер иконок КТ» и «Задать цвет иконок КТ» соответственно.
Цвет статуса проекта: «Задать цвет полос проектов».

Особенности экспорта отчета с диаграммой

Выгрузка типовых отчетов (кроме отчета «Электронная таблица») в форматы .xls, .xlsx, .rtf не предусматривает сохранение их визуального форматирования - обеспечивается только экспорт основных табличных данных.
В отчете «Проекты и работы», детальная информация по вложенной «Диаграмме КТ», построенной на основе выборки дочерних объектов, не выгружается во внешние файловые форматы (за исключением форматов .pdf и .png) - выгружаются только графические индикаторы дочерних КТ.

Вперёд

Горизонтальные связи в системе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 10:06:36 +0000

Горизонтальные связи в системе

В Advanta есть 2 типа связей между объектами
Первый (и основной) – это дерево проектов, иерархическая структура объектов.
Второй (и необязательный) – связи между объектами, которые могут быть никак иерархией не связаны.

Связи позволяют соотносить объекты друг с другом, по смыслу их значение очень близко к реквизитам.

В интерфейсе пользователя связи отображаются как гиперссылки на карточке объекта.

Создавая связь одного объекта с другим, вы одновременно установите и обратную связь между этими объектами.

В системе есть два типа горизонтальной связи:

«Объект-Объект» – для связывания разных типов объектов
«Объект-Контакт» для связывания контактов с задачами.

Например, вы можете связать проекты с заказчиками, при этом после связывания проекта с заказчиком связь появится сразу в двух объектах (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Горизонтальная связь на странице проекта

Как создать/изменить связь

Для создания связи зайдите в «Администрирование» → в горизонтальном меню «Свойства объектов» → «Связи» (или через навигационную карту → «Связи»)

Рисунок 3 – Страница списка горизонтальных связей

Для создания связи нажмите кнопку «Добавить» (Рисунок 3:1), для перехода к настройкам уже созданной связи нажмите по ссылке с ее названием (Рисунок 3:3).

Подробно о создании связи:

типа «Объект-Объект»;
типа «Объект-Контакт».

Вперёд

Жизненный цикл проекта или Как настроить ...

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 05 Feb 2021 10:47:11 +0000

Жизненный цикл проекта или Как настроить реквизит-процесс

Что такое реквизит-процесс

Этот тип реквизитов нужен для создания в проекте наглядной шкалы жизненного цикла, текущего этапа работ и т.п. Значение этого реквизита аналогично реквизиту-классификатору выгружается в отчёты.

Смена этапа по условию

Смена этапа на шкале процесса может быть как вручную, так и по условию. Например, по заполнению заданных реквизитов. Для этого включите обязательность заполнения реквизитов в настройках объекта.

Также и сам реквизит-процесс может быть условным. На каждом этапе проекта будет разные наборы реквизитов, причём значения реквизитов с предыдущих этапов сохраняются. Подробно о том, как работать на карточке проекта с реквизитом-процессом.

Как создать шкалу процесса

1. Создать реквизит-процесс

Зайдите в «Администрирование» → «Реквизиты» → «Создать новый реквизит».
На открывшейся странице введите название нового реквизита и выберите его тип – «Процесс».
Сохраните изменения.
В портлете «Значения реквизита» последовательно добавьте несколько значений – те этапы жизненного цикла проекта или этапы работ, которые должны быть в вашей шкале.
При создании сразу нумеруйте этапы – это поможет восприятию этих показателей в отчётах. Например, «1. Идея», «2. Планирование», «3. Согласование» и т.д.
Расположите этапы в правильном порядке (для этого воспользуйтесь стрелочками).
В портлете «Объекты» укажите все те объекты, в которых этот реквизит должен быть доступен.

См. также как настроить наследование реквизитов.

2. Связать с процессом

Реквизит-процесс мало создать и привязать к объекту – по умолчанию он не будет отображаться на карточке объекта.

Для этого нужно сделать еще один шаг – «связать с процессом».

Зайдите в «Администрирование» → тот тип объектов, где должна отображаться шкала реквизита-процесса
Портлет «Свойства объекта» → «Изменить»
В поле «Связать с процессом» выберите нужный реквизит-процесс.

Настройки выполнены. Проверьте, что ваш жизненный цикл или этапы работ отображается в карточке объекта.

Особенности

Любой реквизит-классификатор можно преобразовать в реквизит-процесс, при этом в объектах текущее значение классификатора становится активным этапом процесса.
Реквизит-процесс можно преобразовать в реквизит-классификатор, при этом в объектах активный этап процесса становится текущим значением классификатора.
Процессы могут быть использованы в качестве измерений в OLAP-кубах, аналогично тому, как и реквизиты-классификаторы в объектах.
В типовых отчетах значения этапов будут выводиться в отчет аналогично с реквизитами-классификаторами.

Настройка условного реквизита-процесса

Шаг 1. Создать условный реквизит

Администрирование → Объекты → зайти в нужный тип объектов
Портлет «Реквизиты» → «Изменить» в строке реквизита, который будет условным – того, от значения которого будет зависеть отображение других реквизитов на карточке объекта, → поставить чек-бокс в поле «Условный».

Шаг 2. Настроить зависимый реквизит(ы)

«Изменить» в строке реквизита, который должен стать зависимым.
В колонке «Условие» → «Задать».
Выбрать в выпадающем меню название условного реквизита и его значение, которое будет включать отображение зависимого реквизита.
Сохранить изменения настроек.

Если нужно задать несколько зависимых реквизитов – процедуру повторить.

Вперёд

Шаблон проекта

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 10:21:07 +0000

Шаблон проекта

Зачем нужны шаблоны

Чтобы вручную, раз за разом, не создавать однотипные структуры из объектов – а разворачивать их в несколько кликов.

Шаблон – иерархичная структура объектов (или всего один преднастроенный объект), которую вы можете развернуть в новый проект, включить в нужное место уже существующей иерархии.

Ограничения

Правила создания объектов - в силе

Не в любом родительском объекте вы сможете развернуть объекты из шаблона: все ограничения, которые действуют на обычное создание объектов, распространяются так же и на шаблоны.

Право создавать объекты - в любой из ролей безопасности

Также, чтобы создать объекты из шаблона, у вас должно быть право на создание объектов в этой ветке.
Это право может быть как системным, так и "проектным".

Делегирование - в системной роли безопасности

Чтобы успешно делегировать полномочия на объекты из шаблона, у вас должны быть соответствующие права: системная роль, которая позволяет делегировать, и лицензия Руководителя или Директора.
Права в рамках "проектной" роли не работают, т.к. де-факто проектные роли еще не возникли про разворачивании проекта из шаблона.

Особенности

Обязательные реквизиты в шаблоне игнорируются.

Записи справочников, сохраненные в шаблоне, копируются в создаваемом из него проекте.

Можно настроить шаблон так, чтобы в разворачиваемом проекте:

название шаблона копировалось в название проекта ИЛИ оставалось пустым;
даты выполнения были зафиксированы ИЛИ были настроены зависимостями через диаграмму Ганта;
руководитель и исполнитель в объектах проекта уже были преднастроены ИЛИ руководителем и исполнителем вставал создатель проекта из шаблона.

Как создать шаблон проекта

Шаг 1. Создание нового шаблона

Чтобы создать шаблон проекта:

зайдите в раздел «Администрирование» → «Свойства объектов» → «Шаблоны»;
в портлете «Шаблоны проектов» нажмите «Создать шаблон»;
выберите тип родительского объекта в шаблоне (Рисунок 1).
Можно построить новый шаблон на основании уже существующих шаблонов в системе. Это может быть полезным, когда нужно создать несколько дополнительных шаблонов проектов, которые незначительно отличаются от уже созданных.

Рисунок 1 – Выбор типа объекта для создания шаблона
на открывшейся карточке создания шаблона укажите необходимые реквизиты и свойства;
сохраните изменения (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Страница создания родительского объекта в шаблоне

Шаг 2. Иерархия шаблонов объектов

Важное преимущество шаблонов проектов – в том, что пользователь сможет в пару кликов развернуть целый преднастроенный проект. ⇒ Нужно в новом шаблоне проекта создать ту иерархию, которая развернётся у пользователя.

Мы рекомендуем опираться на уже существующие проекты, обкатанные на практике. Отталкивайтесь от того, как оно бывает в жизни + добавляйте щепотку той стройности, структурности, которую нужно привнести.
Не стоит рисовать идеальную картину в шаблоне, которую пользователи выдержать в рабочем процессе не смогут. Например, закладывать нереалистичные сроки или добавлять те задачи, ценность которых сомнительна или значение которых пользователи не поймут без дополнительных пояснений.

Чтобы в шаблоне добавить иерархическую структуру объектов, у вас есть 2 равноценных инструмента:

через раздел «Иерархическая структура» на карточке шаблона, процесс добавления объектов полностью аналогичен обычному добавлению новых объектов в Дереве проектов;
Здесь вы в том числе сможете воспользоваться импортом объектов, чтобы ускорить процесс, если нужно загрузить много однотипных объектов.

Рисунок 3 – Добавление нового объекта в шаблон из иерархии
через «Диаграмму Ганта» – создавая записи прямо в диаграмме.
Меню слева на карточке шаблона → Гант → клик на объект в списке → «Добавить элемент с типом».

Рисунок 4 – Добавление нового объекта в шаблон из диаграммы Ганта

Для сохранения любых изменений, сделанных на диаграмме, нужно нажать кнопку «Сохранить изменения» . В противном случае, при переходе на другую страницу без этого действия, все изменения будут утеряны!
Также при добавлении объектов в шаблон через диаграмму Ганта вы можете сразу же настроить временные связи между работами.

Шаг 3. Даты

По умолчанию даты при создании шаблона полностью копируются.

Определите, в зависимости от типа проекта, какие даты в нём должны быть:

фиксированные – когда бы вы ни создали проект, там будут «гвоздями прибитые» конкретные даты;
относительные – когда проект создан – от такой даты он и начинается.

Фиксированные даты

С помощью Ганта или через карточки объектов настройте время начала и окончания работ.

Относительные даты

Чтобы проект, развернутый из шаблона, начинался с текущей даты и имел корректную дату завершения, нужно:

поставить чек-бокс «Сбросить плановые даты» в настройках шаблона (Рисунок 5);
всю последовательность работ выстроить с помощью зависимостей (связей) между задачами проекта.

Рисунок 5 – Настройки шаблона проекта в портлете «Шаблоны проектов»

Шаг 4. Делегирование

Может быть 2 варианта настройки:

Назначается создателю

Чтобы проект и его содержимое назначался на того, кто этот проект из шаблона развернёт, надо чтобы в настройках шаблона проекта НЕ стояли чек-боксы:

«Назначить на работы исполнителей, указанных в шаблоне»
«Назначить на работы руководителей, указанных в шаблоне» (Рисунок 5).

В таком случае после разворачивания проекта тот, кто его создал, вручную может менять назначения руководителей и исполнителей, как в любых других объектах, если у него есть права на делегирование.

Назначается преднастроенным руководителям и/или исполнителям

Чтобы проект и его содержимое назначался на конкретных пользователей системы, надо:

Делегировать объекты проекта в шаблоне ответственным пользователям.
Процесс делегирования в шаблоне аналогичен обычному процессу делегирования объектов.
В настройках шаблона проекта (Рисунок 5) должен стоять чек-бокс:
- «Назначить на работы исполнителей, указанных в шаблоне» – если нужно зафиксировать в шаблоне исполнителей;
- «Назначить на работы руководителей, указанных в шаблоне» – если нужно зафиксировать в шаблоне руководителей.

Например, руководители проекта известны, и понятно, кто будет отвечать за определённые вехи. Однако у каждого руководителя свой штат, и он сам решит после начала проекта, кому именно дать эти поручения в работу. ⇒ Нужно зашить в настройки делегированного руководителя, а исполнителя оставить без настроек.

Если в шаблоне проекта есть преднастроенные в объектах руководители и исполнители, то развернуть такой шаблон сможет только тот, у кого есть системные права на делегирование объектов и лицензия «Руководитель» или «Директор».

Шаг 5. Дополнительные настройки

Имя шаблона

Адмнистрирование → Шаблоны → портлет «Шаблоны проектов» → столбец «Сохранять имя шаблона».

Если поставить чек-бокс, название шаблона будет автоматически подставляться в название разворачиваемого проекта.
Удобно сохранять название, когда из шаблонов формируются отдельные этапы работ.
Если чек-бокс снят, то название проекта по умолчанию будет пустым.

Доступность шаблона для разворачивания

«Администрирование» → «Шаблоны» → портлет «Шаблоны проектов» → чек-бокс «Добавить, если в родительском объекте установлен признак».

Можно ограничить доступность шаблона для разворачивания в родительском объекте – указать значение реквизита-классификатора, при котором шаблон станет доступен.

Чтобы это сделать, нужно создать реквизит-классификатор или реквизит-процесс и прикрепить его к тому типу объекта, из которого можно разворачивать этот шаблон.

Условия проверки доступности работают по принципу логического «ИЛИ» – если любое значение в любом из указанных в настройках шаблона реквизитов совпадает со значением такого же реквизита, выбранном в родительском объекте, то шаблон будет доступен для создания.

Документы

Если есть какие-то типовые документы, которые должны быть в проекте на момент его старта, добавьте их в шаблон. Инструмент добавления документов в шаблон аналогичен обычному добавлению документов к объекту.

В шаблонах удобно сохранять контрольные документы на уровне отдельных задач или вех, без прикрепления которых завершить веху или задачу будет невозможно.

В последующем, при реализации проекта, при изменении пользователем статуса вехи или задачи на «Готов к проверке», система проверит наличие необходимых документов, и сигнализирует об ошибке, если они отсутствуют.

Вперёд

Что такое OLAP-куб и принцип его настройки

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:51:32 +0000

Что такое OLAP-куб и принцип его настройки

OLAP-куб – это инструмент, который напоминает сводную таблицу в Excel.

Принцип работы примерно тот же: сгруппировать по одинаковому признаку числа или даты – и далее делать с ними дополнительные действия или вычисления.

Всё начинается с того, что нужно вытащить числа по каким-то критериям.

Какие есть числа про проект? – Реквизиты-числа в объектах (задачах, например) и в справочниках.

Но нужно не просто взять и всё сложить, а вычленить по какому-то признаку. Этим признаком может быть:

реквизит-классификатор (выбор из преднастроенного списка);
реквизит-процесс (тот же классификатор, только с заданной последовательностью выбора значений);
дата.

OLAP на яблоках

Возьмём такую исходную таблицу (в терминологии ADVANTA – справочник):

Фрукт	Количество
Яблоко	2
Груша	3
Апельсин	1
Яблоко	2
Груша	4
Апельсин	1
Яблоко	7
Груша	4
Апельсин	2

Первый этап преобразования – создать показатель-запрос, агрегировать (суммировать) данные по признаку:

Фрукт	Количество
Яблоко	11
Груша	11
Апельсин	4

Усложним задачу. Предположим, что есть два разных проекта – проект Маши и проект Васи.

Проект	Фрукт	Количество
Маши	Яблоко	2
Васи	Груша	3
Маши	Апельсин	1
Васи	Яблоко	2
Маши	Груша	4
Васи	Апельсин	1
Маши	Яблоко	7
Васи	Груша	4
Маши	Апельсин	2

Когда этот куб выстроится в виде OLAP-отчёта, получится:

Проект	Фрукт	Количество
Маши	Яблоко	9
	Груша	4
	Апельсин	3
Васи	Яблоко	2
	Груша	7
	Апельсин	1

Теперь представим, что измерений стало еще больше. Добавили критерий свежести.

Проект	Фрукт	Свежий	Количество
Маши	Яблоко	да	2
Васи	Груша	да	3
Маши	Апельсин	нет	1
Васи	Яблоко	да	2
Маши	Груша	да	4
Васи	Апельсин	нет	1
Маши	Яблоко	да	7
Васи	Груша	да	4
Маши	Апельсин	нет	2
Маши	Яблоко	да	2
Васи	Груша	да	3
Маши	Апельсин	нет	1
Васи	Яблоко	да	2
Маши	Груша	да	4
Васи	Апельсин	да	1
Маши	Яблоко	нет	7
Васи	Груша	да	4
Маши	Апельсин	да	2

Но в OLAP-отчёте (или сводной таблице) просто появился еще один маркер «Свежесть»:

Проект	Фрукт	Свежий?	Количество
Васи	Апельсин	да	1
	Апельсин	нет	1
	Груша	да	14
	Яблоко	да	4
Маши	Апельсин	да	2
	Апельсин	нет	4
	Груша	да	8
	Яблоко	да	11
	Яблоко	нет	7

А можно показатели поменять местами…

Свежий?	Фрукт	Проект	Количество
да	Апельсин	Васи	1
	Апельсин	Маши	2
	Груша	Васи	14
	Груша	Маши	8
	Яблоко	Васи	4
	Яблоко	Маши	11
нет	Апельсин	Васи	1
	Апельсин	Маши	4
	Яблоко	Маши	7

И так далее. Можно добавлять всё новые и новые измерения, по которым будет проводиться расчёт.
Измерений может быть не 2, как в обычной таблице, а не ограниченное количество:

От яблок к ADVANTA

«Какой фрукт», «Свежий?» и «Чей проект» – это измерения OLAP-куба;
то, что содержится в ячейках – результат вычислений по правилам из показателя.
В примере выше самый простой вариант – показатель-запрос с агрегированием… причём, судя по контексту, скорее всего, из справочника.
Этот же показатель-запрос – основа для всех последующих сложных вычислений.

Подробно о том, как создать новый OLAP-куб.

OLAP-куб в ADVANTA – это заготовка вычислений.

Чтобы увидеть результат, нужно на основе созданного OLAP-куба создать OLAP-отчёт. И/или использовать этот OLAP-куб как источник для дальнейших вычислений.

Вперёд

Новый OLAP-куб

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:54:14 +0000

Новый OLAP-куб

OLAP-куб – это инструмент для вычислений, сравнения, сопоставления, визуализации числовых значений.

Чтобы OLAP-куб «получился», прежде продумайте, какой результат вы хотите получить и есть ли данные в системе для этого.

Любой OLAP-куб опирается ТОЛЬКО на данные, которые есть в ADVANTA.

О том, что такое вообще OLAP-кубы, и в чём принцип их работы.

Принцип создания OLAP-куба

Чтобы создать OLAP-куб, надо:

создать шаблон куба;
создать в нём измерения – дата + все нужные классификаторы, какие есть в источниках для OLAP-куба;
создать показатель(и)-запросы – вытащить значения числовых реквизитов из справочников, объектов или уже созданных OLAP-кубов;
создать системные показатели (при необходимости) – чтобы вытащить системные значения из объектов (даты и статусы);

OLAP - это про посчитать!

В источнике OLAP-а (справочнике или объектах) всегда должны быть заполненные значениями 1. реквизиты-классификаторы и 2. реквизиты-числа.
Реквизиты-классификаторы (и реквизиты-процессы), даты – это измерения.
Реквизиты-числа – основа для будущих показателей, что будет в таблице как результат вычислений.
создать другие показатели – сделать вычисления и другие манипуляции на основании показателей-запросов;

Как создать шаблон OLAP-куба

Администрирование → Структура базы данных → OLAP-кубы → Создать.
Заполните поля формы:
- Название;
- Описание – не обязательное поле, может помочь для поиска нужного OLAP-куба при дальнейших настройках;
- Иконка – кроме отображения в списке кубов, она будет использоваться при создании отчетов;
- Число цифр после запятой – укажите количество знаков, до которого будут округляться значения показателей в отчетах; по умолчанию значение «2».
- чек-бокс Показывать только одну (последнюю по времени) запись по проекту – делает выборку только из последних записей справочников, используемых в показателях-запросах;
- Режим обновления:
  - Онлайн
  - Один раз в сутки
  - По таймеру

Удалить куб, на основании которого в системе есть отчёты, нельзя. Сначала удалите все отчёты – а только потом куб.

Вперёд

Кейс: Использование константы из справочника в OLAP-кубе

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:55:10 +0000

Кейс: Использование константы из справочника в OLAP-кубе

Частый кейс: нужно сопоставить (перемножить, поделить, сравнить) одни значения с другими.

Предположим, мы хотим посчитать цену отгруженного товара. Или посчитать ставку сотрудников по трудозатратам.
Разберемся на яблоках.

Чтобы всё получилось как надо, нам нужно 2 справочника:

системный справочник
и обычный.

Системный справочник содержит какие-то константы или, по крайней мере, значения, актуальные на протяжении какого-то времени.
Например:

Дата записи	Фрукты	Цена за ед.
01.01.2010	Яблоки	10
01.01.2018	Яблоки	50

И обычный справочник, с информацией об объёмах проданного товара:

Дата записи	Фрукты	Единиц
01.06.2013	Яблоки	2
02.03.2015	Яблоки	3
30.12.2017	Яблоки	1
10.02.2018	Яблоки	4
29.10.2018	Яблоки	2
16.07.2019	Яблоки	1

Предположим, надо узнать, сколько всего мы заработали на всех поставках суммарно. Для этого перемножим цену яблок, актуальную на определённые даты, на объём проданных яблок.

Как это сделать в ADVANTA?

Шаг 1. Создать и заполнить системный справочник

Создайте системный справочник «Цена на фрукты».

Администрирование → Структура базы данных → Справочники → создать новый справочник.
1. Использовать дату – Да, ручной ввод.
2. Структура записей справочника – Горизонтальный список.
3. Остальные значения – оставить по умолчанию.
Привязать этот справочник к объекту «Система в целом».
Добавить в справочник реквизит-классификатор, который будет однозначно связывать его с другими справочниками.
В «яблочном» примере – это реквизит-классификатор «Фрукты».
Заполнить значения этого справочника:
1. Администрирование → Структура базы данных → Справочники → напротив нужного справочника
2. Добавить/изменить необходимые записи.

Важно!

Даты в этом справочнике должны быть более ранними, чем те, которые будут в обычном, куда пользователи будут делать записи. В противном случае, даты друг друга «не найдут».

Шаг 2. Создать и заполнить обычный справочник

Создайте справочник «Продажа фруктов».

Администрирование → Структура базы данных → Справочники → создать новый справочник.
В настройках справочника ориентируйтесь на свои бизнес-процессы и удобство пользователей.
Настроить справочник по всем стандартным канонам.
Добавить в справочник реквизит-классификатор, который будет однозначно связывать его с системным справочником.
В «яблочном» примере – это реквизит-классификатор «Фрукты».
Заполнить значения этого справочника:
1. пригласить пользователей заполнить значения справочника;
2. импортировать записи справочника;
3. настроить форму и собирать данные от пользователей.

Шаг 3. Создать OLAP-куб и настроить его

3.1 Новый шаблон куба

Создайте новый OLAP-куб «Цена сделок по фруктам».

Администрирование → Структура базы данных → OLAP-кубы → Создать.
Заполните поля формы:
- Название – Цена сделок по фруктам;
- Описание – может помочь для поиска нужного OLAP-куба при дальнейших настройках;
- выберите иконку, чтобы было проще ориентироваться;
- Число цифр после запятой – укажите количество знаков, до которого будут округляться значения показателей в отчетах; по умолчанию значение «2».
- чек-бокс Показывать только одну (последнюю по времени) запись по проекту оставить пустым.
- Режим обновления – выберите в зависимости от общей нагруженности системы и размеров данных, с которыми куб будет работать.
  Чтобы данные для пользователей в отчётах открывались быстро, выберите «Один раз в сутки» или «По таймеру».
  Настройки таймера.

3.2 Создать измерения

В созданном шаблоне OLAP-куба в блоке «Измерения» → Создать.
Создайте измерение-дату:
Создайте измерение-связь между справочниками – это реквизит-классификатор «Фрукты»:

Если у вас есть другие реквизиты-классификаторы в справочниках, добавьте их в измерения. Вдруг пригодятся. ;)

Так будет выглядеть блок с измерениями в примере с яблоками:

3.3 Показатель-запрос из обычного справочника

Создайте показатель-запрос «Фруктов продано всего».

В блоке «Показатели» → Создать.
Блок «Свойства показателя OLAP-куба»:
1. введите название измерения – Фруктов продано всего;
2. «Тип показателя» – Запрос;
3. «Свойства» – поставить чек-бокс на Агрегация.
Блок «Настройки запроса»:
1. «Источник» – Справочник → выберите из списка справочник «Продажа фруктов» (название того справочника в который пользователи вносят информацию);
2. «Реквизит» – выберите тот числовой реквизит, в который пользователи вносят количество проданных фруктов.
  Если числовой реквизит в справочнике один, то и выбора не будет. Он встанет сюда сам.
3. «Параметры»:
  1. «Измерение OLAP-куба» – выберите измерение-связующее между справочниками – Фрукты;
  2. «Дата источника» – все даты, кроме «Системной» – это даты, которые относятся к объекту, из которого была сделана запись в справочник; чтобы получить дату именно записи в справочник, выбирайте Системный;
  3. «Дата OLAP-куба» – Дата (точный).
Сохраните изменения.

3.4 Показатель-запрос из системного справочника

Создайте показатель-запрос «Актуальная цена на дату».

В блоке «Показатели» → Создать.
Блок «Свойства показателя OLAP-куба»:
1. введите название измерения – Актуальная цена на дату;
2. «Тип показателя» – Запрос;
3. «Свойства» – поставить чек-бокс на Скрытый.
Блок «Настройки запроса»:
1. «Источник» – Справочник → выберите из списка справочник «Цена на фрукты» (название системного справочника);
2. «Реквизит» – выберите тот числовой реквизит, куда внесена цена на фрукты.
  Если числовой реквизит в справочнике один, то и выбора не будет. Он встанет сюда сам.
3. «Параметры»:
  1. «Измерение OLAP-куба» – выберите измерение-связующее между справочниками – Фрукты;
  2. «Дата источника» – Системный;
  3. «Дата OLAP-куба» – Дата (относительный).
Сохраните изменения.

3.5 Показатель-формула, чтобы посчитать

Создайте показатель-формулу «Цена сделки».

В блоке «Показатели» → Создать.
Блок «Свойства показателя OLAP-куба»:
1. введите название измерения – Цена сделки;
2. «Тип показателя» – Формула;
3. «Свойства» – поставить чек-бокс на Агрегация.
Блок «Формула» → последовательно Добавить показатель Актуальная цена на дату, знак *, показатель Фруктов продано всего.
Сохраните изменения.

Шаг 4. Проверить, что получилось

Создайте OLAP-отчёт, чтобы проверить, что получилось.

Рабочий стол ADVANTA (Главная страница) → в модуле слева «Мои отчёты» → «+ Добавить отчёт».
Выберите в блоке с отчётами OLAP-куб с «Цена сделок по фруктам».
Выберите в фильтре те объекты, к которым привязан справочник, куда пользователи вносят данные.
Посмотрите, что получилось.

Вероятно, у вас возникнет вопрос, как вытащить, поменять поля, которые формируются показателями OLAP-куба.
Они находятся не в блоке «Вывести список скрытых колонок», а прячутся в «Заголовках полей данных»:

См. также:

Вперёд

OLAP-отчёт

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:56:25 +0000

OLAP-отчёт

Что такое OLAP-отчёт

OLAP-отчёт содержит в себе данные, которые считает OLAP-куб.

Подробно о том, что такое OLAP-кубы и как их настраивать.

OLAP-отчёт напоминает по своей структуре и внешнему виду сводные таблицы в Excel.

OLAP-куб может настроить только администратор системы.

Как создать отчёт

На рабочем столе в меню слева → модуль «Мои отчёты» → «Добавить отчёт».
Вы попадёте в интерфейс выбора отчётов. Выберите нужный вам тип.
Воспользуйтесь фильтрами.
Настройте отчёт, его отображение и содержание.
Сохраните отчёт
Если вы администратор, вы можете дать доступ к отчёту коллегам и партнёрам.

О том, как создать отчёт, привязанный к типу объектов (чтобы при создании нового объекта этого типа в дереве проектов, в нём автоматически формировался шаблонный отчёт) – см. здесь.

Настройка содержимого отчёта

Исходные данные для отчёта – OLAP-куб, в котором есть конкретные измерения и показатели. Перемещая их по полям отчёта, можно формировать разное представление одних и тех же значений.

Вывод скрытых полей - Измерений

В скрытых полях отчёта целая Нарния.

Там вы найдёте перечень системных реквизитов (даты, статус, исполнитель и проч.) и измерения из OLAP-куба

Вывести их можно в одно из трёх мест:

использовать как фильтр для всего содержимого отчёта;
вывести как группировку для проектов и других измерений;
вывести как группировку для показателей (результатов вычислений) OLAP-куба.

Скрывать иерархию проектов

Можно убрать стандартный блок с отображением ветки проектов, а вместо этого выводить только конечные объекты, по которым идёт вычисление в OLAP-кубе.

Это поле называется «Список проектов» и находится в списке скрытых полей.

«Список проектов» формируется по самому нижележащему объекту выборки, например:

если в выборке объектов для отчета указан «Каталог», то в «Списке проектов» будут перечислены все каталоги с самым большим уровнем вложенности;
если в выборке объектов для отчета указаны «Проект» и «Задача», то в «Списке проектов» будут перечислены все задачи с самым большим уровнем вложенности, сформулированные в рамках выбранных проектов.

Узловой объект в список проектов не добавляется, только подчиненные ему, с максимальным уровнем вложенности. Т.е. если у задачи есть подзадача_1 и подзадача_2, то в «Список проектов» попадут объекты подзадача_1 и подзадача_2.

При этом все числовые данные агрегируются до уровня объекта с самым большим уровнем вложенности, по которому формируется выборка.

Вывод скрытых полей - Показателей

Если OLAP-отчёт создан после последних правок в OLAP-кубе, то в нём по умолчанию отображаются все нескрытые показатели.

Однако если отчёт уже существует, а показатели у куба добавились, то эти поля-показатели автоматически в отчёте не появляются.
Чтобы добавить их в отчёт нужно сделать простое, но не очевидное:

вывести список скрытых полей;
навести на «Заголовки полей данных»;
перетащить нужный показатель в «Скрытые поля».

Чтобы показатель скрыть – сделать то же самое. Просто, но не очевидно.

Фильтры и сортировка

Фильтр по ресурсам при создании отчета

В момент создания OLAP-отчета на втором шаге, после выборки объектов, которые должны попадать в отчет, в портлете «Используйте дополнительные фильтры (необязательно)» можно выбрать «Фильтр по ресурсам».

По кнопке «Включить» открывается стандартное окно «Выбор пользователей». Необходимо отметить нужных пользователей в списке и нажать «Выбрать».

Список выбранных пользователей отобразится в таблице. Можно удалить одно значение фильтра или сбросить фильтр полностью.

Фильтр по дате

Выводить можно не все записи подряд, а только за выбранный источник.

По умолчанию OLAP-отчёт выводит все записи, которые содержатся в его источниках – справочниках, объектах и других OLAP-кубах.

Фильтр по полю

По умолчанию в OLAP-отчёте отображается вся иерархия дерева проектов вплоть до тех, которые являются источником отчёта. Весь этот блок «проектов» (объектов) – неделимое целое. Но в рамках этого блока можно включать фильтрацию и скрывать ненужное.

Чтобы скрыть часть иерархии, правой клавишей мыши клик на поле, которые хотите свернуть → «Свернуть» (свернёт только содержимое этого проекта) или «Свернуть всё» (свернёт все проекты этого уровня).
Чтобы развернуть обратно – аналогично клик правой клавишей мыши → «Развернуть» или «Развернуть всё».

Предварительный фильтр

Для очень объёмных отчётов может пригодиться сложный фильтр, в котором можно задать несколько условий с разными логическими операциями.

Чтобы открыть его, клик правой клавишей мыши на заголовок с проектами → Показать предварительный фильтр.

Сила этого фильтра в гибкости и логических выражениях.

Сортировка по показателю

По умолчанию записи в отчете отсортированы по алфавиту. В настройках отчёта вы можете выбрать сортировку по WBS (структуре дерева проектов).

Чтобы отсортировать объекты:

клик правой клавишей мыши на заголовок столбца с показателем (где вычисления);
выберите способ сортировки – по тому показателю(ям), который вам нужен.

Так выглядит результат сортировки.

Чтобы узнать, какая сортировка включена, клик правой клавишей мыши по заголовку колонки.
Чтобы выключить сортировку → клик на поле с галкой.

Диаграмма в отчёте

Подробно о том, как создать диаграмму и выложить в проект или на рабочий стол.

Настройка отображения отчёта

Все настройки, описанные ниже находятся в меню (три точки) → Изменить.

Именно здесь можно изменить название OLAP-отчёта.

Поля настроек

Этот блок настроек – это возможные ограничения на изменение внешнего вида. Актуально, если отчёт будет использоваться несколькими пользователя, и важно, чтобы расположение колонок и фильтров оставалось неизменным.

Отображение итогов

Можно скрыть промежуточные и/или общие итоги.
Меню (три точки) → Изменить → блоки «Итоги в строках» и «Итоги в строках».

Итоги в строках	Итоги в столбцах

Отображать показатели накопительным итогом

Накопительный итог можно включить только по одному из измерений.

Накопительный итог выключен	Накопительный итог включен

Ограничить ширину для горизонтальной прокрутки

По умолчанию чек-бокс стоит. Это значит, что список проектов зафиксирован слева и всегда отображается, а под показателями появляется полоса прокрутки, если все колонки не помещаются по ширине окна браузера.

Если чек-бокс снят – полоса прокрутки появляется под всей таблицей. Список проектов может «уехать» при просмотре показателей справа.

Обновление данных в OLAP-отчетах по требованию

Если OLAP-куб обновляется не онлайн, а по таймеру или раз в сутки, то на OLAP-отчёте будет иконка обновления . Так вы можете обновить данные вручную.

Время последней актуализации и иконка обновления – в правом верхнем углу отчета.

Если выбран режим обновления «Онлайн», иконки не будет, а данные будут актуальны на текущий момент.

Экспорт OLAP-отчета

Экспортируйте OLAP-отчёт в удобный вам формат: меню (три точки) → «Экспорт в…» → Выбрать нужный вариант.

Отчёт выгрузится именно в том виде, в котором вы его видите на экране.

OLAP-отчёт может быть одним из источников для электронной таблицы и ⇒ дашбордов.

Отчёт на странице проекта

Вперёд

OLAP-отчёт

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 07:58:10 +0000

OLAP-отчёт

Подробно о том, как создать и настроить OLAP-отчёт.

В случае с OLAP-отчётом вывести на страницу проекта или на рабочий стол в виде превью можно только его диаграмму.

Зайдите в отчёт → Добавить диаграмму.

Рисунок 4 – Кнопка «Добавить диаграмму» при формировании OLAP-отчета
Сформируйте диаграмму нужного вида.
Поставьте чек-бокс «Вывести диаграмму на домашнюю страницу». После чего появится возможность выбрать цвет шапки отчета (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Выбор цвета шапки OLAP-отчета

Вариант отображения отчета на домашней странице (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Отображение на домашней странице OLAP-отчета

Привяжите отчёт к объекту.
Зайдите в отчёт → Добавить диаграмму.

Рисунок 4 – Кнопка «Добавить диаграмму» при формировании OLAP-отчета
Сформируйте диаграмму нужного вида.
Поставьте чек-бокс «Показывать превью». После чего появится возможность выбрать цвет шапки отчета (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Включение и настройка превью

Вариант отображения отчета на домашней странице (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Отображение OLAP-отчета на карточке объекта

Вперёд

Что такое "Электронная таблица"

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 09:43:26 +0000

Что такое "Электронная таблица"

Интерфейс электронной таблицы, как привычный MS Excel, встроен в ADVANTA.

Отчёт «Электронная таблица» – это инструмент для сбора информации из других отчётов или из объектов. В нём можно:

собирать информацию,
делать вычисления,
использовать данные для последующего вывода их в дашборды.

Сам по себе отчёт «Электронная таблица» – это пустая таблица с возможностями формул как в Excel. Вся его сила и функциональность в том, что он умеет:

собирать данные из объектов ADVANT'ы;
держать в себе константы (см. использование шаблонов в электронной таблице);
делать вычисления с помощью формул Excel.

Корректная навигация в отчете «Электронная таблица» для масштаба браузера отличного от 100% НЕ гарантируется.

Обратите внимание

Выгрузки из ADVANTA через компонент в форматы XLS, XLSX, RTF, DOC совместимы только с продуктами Microsoft Office.
Мы не гарантируем совместимость форматов выгрузок с офисными пакетами других производителей.
Файлы в них могут открываться с искажениями форматирования, либо, в отдельных случаях, могут не открываться вообще.
Это не является ошибкой системы.

Принцип создания отчёта

Создайте отчёт с типом «Электронная таблица» (модуль на рабочем столе «Мои отчёты» → «Добавить отчёт» или из настроек типа объекта → «Показать отчёт»).
Добавьте в отчет источники данных: объекты, справочники и отчеты других типов.
Сохраните отчёт в системе.
Выгрузите (экспортируйте) отчёт в в формат MS Excel.
В файле MS Excel выполните все необходимые операции с данными и настройки. Воспользуйтесь формулами, расчётами и проч.
В исходный отчет в системе загрузите обновленный файл.

Исходные данные в источнике (объект или отчёт) изменились – они изменятся и в отчёте «Электронная таблица».

⇒ Итоговые данные отчета пересчитаются по заданным в MS Excel формулам.

Если:

отчёт используется как источник данных для дашборда – задайте для него режим обновления;
отчёт должен быть на Рабочем столе или на странице проекта – выведите его превью;
отчёт будет формой для печати – включите в нём режим шаблона и создайте в нём заготовку страницы для печати.

Вперёд

Данные системы - источник для электронной таблицы

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 09:45:13 +0000

Данные системы - источник для электронной таблицы

Подробно о том, как добавить в Электронную таблицу в качестве источника данных данные самой системы

Вперёд

Кейс: Электронная таблица с использованием шаблона

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 09:46:30 +0000

Кейс: Электронная таблица с использованием шаблона

Обратите внимание

Выведите данные из разных вкладок в одну: Меню (три точки) → «Изменить» → вкл чек-бокс «Использовать шаблон».

В отчет добавятся:

две новые вкладки с названиями: Template, Result;
новая кнопка «Обновить результаты» в панели инструментов электронной таблицы.

На вкладке Template создайте шаблон требуемого отчета → «Обновить результаты».

Вы автоматически окажетесь на вкладке Result для просмотра сформированных данных и последующих действий с ними (например, выгрузки для печати).

При создании шаблона используйте функции:

[.*]название вкладки – копирует все строки из указанной вкладки, с пустыми промежуточными строками, при их наличии.
[.0]название вкладки – копирует только непустые строки из указанной вкладки.

Настройте форматирование будущего отчета для каждого листа – источника для Template.

Лист Template используется для указания параметров копирования листов-источников с нужным шаблоном ([.*] или [.0]), а также для редактирования ширины колонок (параметр ширины колонок будет скопирован на итоговый лист Result)

Настройте отчет «Электронная таблица» на примере отчета о статусе проекта.

Создайте пустой отчет с типом «Электронная таблица».
Откройте меню действий (три точки) → «Задать источник данных».
Укажите идентификатор (ID) проекта, данные которого должны быть включены в отчёт.
1. Зайдите в проект, ID которого нужен.
2. Скопируйте его из адресной строки – цифро-буквенный набор после =.
3. Клик на нужные чек-боксы (в примере – «Общие данные» и «Структура»).
4. При необходимости: клик на чек-боксы – идентификаторы отчетов.
5. Сохраните выбор (Рисунок 1).
  
  Рисунок 1 – Источники данных
Меню действий → «Изменить» (Рисунок 2)
1. включите опцию «Использовать шаблон»;
2. нажмите кнопку «Показать отчет»;
3. cохраните отчет.
Выберите в панели инструментов вкладку «Файл» и сохраните файл отчета в формате *.xlsx.

Рисунок 2 – Вкладка «Файл»
Отредактируйте файл в MS Excel:
1. Листы Main, Structure, Report1 (и прочие, автоматически созданные, в зависимости от активированных чек-боксов на этапе задания источника данных для отчета) оставляйте без изменения – это служебные листы, в которых данные изменяются автоматически, в зависимости от выбранного проекта.
2. Создайте требуемое количество листов, с помощью которых сформируйте данные для отчета.
  1. На первый лист скопируйте требуемые колонки посредством ссылок на данные с листов, созданных автоматически. Например, название, тип объекта, плановые даты начала и окончания, статус и т.д.
    
    Рисунок 3 – Лист «План»
  2. На втором листе выберите нужные записи с помощью формул.
    В примере – задачи, попадающие в требуемый диапазон дат. Сделать это можно с помощью стандартных формул MS Excel.
    Рекомендуем использовать формулы вместо арифметических операций, т.к формулы умеют игнорировать некорректные значения, которые могут быть выгружены из отчетов других типов.
    Пример: =A1+A2+A3 – не рекомендуется использовать;
    =SUM(A1;A2;A3) – рекомендуется к использованию.
    
    Рисунок 4 – Лист «Выборка из плана»
  3. На третьем листе, при необходимости, задайте форматирование.
    
    Рисунок 5 – Лист «Выборка с форматированием»
3. На листе Template с помощью функций [.*] и [.0] задайте шаблон отчета для печати, а также отредактируйте ширину колонок.
  Параметр ширины колонок будет скопирован на итоговый лист Result.
  
  Рисунок 6 – Лист «Template»
Загрузите файл обратно в отчет «Электронная таблица»: Меню действий → «Изменить» → кнопка «Выберите файл» → Показать отчет.
Выберите вкладку Result. При необходимости воспользуйтесь кнопкой «Обновить результаты».

Рисунок 7 – Лист Result

Вперёд

Исходный файл для дашборда

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 09:48:21 +0000

Исходный файл для дашборда

Какие источники для дашборда могут быть

Источником данных для дашборда может быть:

отчет типа «Электронная таблица«,
ИЛИ любой xls-файл, загруженный с компьютера.

Используйте Электронную таблицу!

Предпочтительный способ формирования дашборда – из отчёта «Электронная таблица» на данных из ADVANTA.

Если вы используете в качестве источника файл, то этот дашборд будет статичным. Обновить данные для него будет невозможно – только настраивать дашборд заново.

Если вам всё-таки нужно сделать дашборд из внешнего файла, то:

создайте отчёт »Электронная таблица«;
загрузите в него нужный вам Excel файл;
укажите этот отчёт в качестве источника для дашборда.

Так вы можете обновлять данные из статичного файла, загружая их повторно в электронную таблицу, и настроенный дашборд, даже при изменении данных внутри таблицы, не пропадёт.

Требования к таблице

Всё собрать на один лист

Дашборд строится по данным с одного листа таблицы – с того, который вы укажете как источник.

Поэтому всё, что нужно для виджетов дашборда, из всех отчётов, справочников и проч. должно оказаться в итоге на одном листе в виде однородных данных.

Сопоставляйте данные с помощью =ВПР() и идентификаторов (ID) объектов, выведенных в отчёты.

Мы НЕ рекомендуем строить дашборд прямо с того листа, на который будет выгружаться один из отчётов. Всегда переносите данные для дашборда на другой лист – так вы сможете воспользоваться функциями, добавить необходимые столбцы и проч. – и эти данные не затрутся.

Заголовки

Первые строки в таблице должны быть заполнены.
Названия столбцов не должны повторяться.

Структура таблицы

НЕ должно быть:

объединённых ячеек;
макросов;
сводных таблиц.

Таблица должна быть простой по структуре – как, например, таблица-источник для сводной таблицы в Excel.

Минимум пустых ячеек

По возможности каждая строка таблицы должна быть заполнена данными. Иначе в таблице на дашборде будут «дырки».

В некоторых случаях пустые ячейки неизбежны (например, если выводится фактическая дата начала/окончания).

Чтобы заполнить пустые ячейки какими-то значениями, перенесите данные исходного отчёта на новый лист (см. выше рекомендации), используя функцию =ЕСЛИ().

Например, =ЕСЛИ(Report1!C2=»»;«нет данных»;Report1!C2)): так вы переносите значение из ячейки C2 листа Report1, применяя условие – если ячейка С2 пустая, то вывести «нет данных», а если заполнена, то вывести значение из С2.

Пример источника данных:

Размеры таблицы

Желательно, чтобы в таблице было не больше 10 000 строк. Если их будет больше, дашборд может открываться несколько минут.

Решения

Возможно, не всё нужно выводить на один дашборд, и данные таблицы избыточны. Возможно, нужно 2 и более других дашбордов.
Включить обновление дашборда по таймеру – тогда обновляться данные будут не в момент открытия дашборда пользователем, а системой в фоновом режиме с заданной вами периодичностью.

Чувствительность к формату

Формат ячеек со значениями в таблице должен соответствовать её содержимому:

текстовые поля – формат «Общий»;
числовые значения – «Число»;
даты – «Дата».

Как менять формат на нужный:

выделить нужный столбец;
клик правой клавишей мыши → Формат;
выбрать в списке нужный → ОК.

Изменения в источнике данных после сохранения дашборда

После того, как дашборд уже построен, не рекомендуется:

вносить изменения и сохранять их на странице настроек источника данных;
менять порядок столбцов в таблице;
переименовывать заголовки столбцов и менять название источника;
изменять типа данных ячеек;
изменяться формулы.

Если не соблюдать указанные условия, то настройки дашборда сбросятся, либо дашборд перестанет работать и Вам потребуется настраивать его заново.

Как настроить

«Администрирование» → «Дополнительные сервисы» → «Конструктор дашбордов» → «Источники данных»
На странице «Источники данных» → «Добавить».

Рисунок 2 – Добавление источника данных
Внесите данные:
1. название источника данных,
2. выберите тип источника:
  
  Рисунок 3 – Новый источник данных
  - Отчет «Электронная таблица» – для построения дашборда из отчетов типа «Электронная таблица».
    Можно выбрать один из уже существующих отчётов или создать новый, специально для дашборда.
  - Файл – используйте данные для построения отчета из xls-файлов на компьютере.
3. «Лист книги» – введите название листа из файла или отчета «Электронная таблица».
4. «Диапазон ячеек» – укажите, какие ячейки из файла или отчета должны стать источником данных.
  Пример правильного диапазона:
```
A3:D10
```
  Данные в ячейках, не попавших в диапазон, не будут учитываться при построении дашборда.
Отметьте необходимые опции:
- «Использовать первую строку в качестве имен столбцов»
  - Если ВЫКЛ – все данные относятся к строкам таблицы, на основе которых будет построен дашборд.
    Однако в источнике данных может быть первая строка, которая содержит имена столбцов. Чтобы было легче распознать данные, включите опцию.
- «Пропускать пустые строки»
  - Если ВЫКЛ – данные содержат пустые строки, дашборд будет построен на основе данных с пропусками.
  - Если ВКЛ – пустые строки удалены, дашборд будет построен на основе данных без пропусков.
- «Пропускать скрытые строки»
  - Если ВЫКЛ – все строки, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда.
  - Если ВКЛ – скрытые строки в данных не учитываются при построении дашборда.
- «Пропускать скрытые столбцы»
  - Если ВЫКЛ – все столбцы, в том числе скрытые, учитываются при построении дашборда.
  - Если ВКЛ – скрытые столбцы в данных не учитываются при построении дашборда.
Сохраните новый источник данных, нажмите «Сохранить».

Вперёд

Про дашборды

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 26 Jul 2019 10:23:49 +0000

Про дашборды

Что такое дашборд

Дашборд – это понятная, концентрированная информация на одном экране.
Цель дашборда – дать максимум знания о ситуации здесь и сейчас для принятия адекватных решений.

Правильно настроенный дашборд собирает всю самую важную информацию из системы и предлагает оценку, сравнивает показатели, ранжирует их, позволяет отфильтровать и отследить динамику.
Пользователь дашборда может «провалиться» в данные, посмотреть в разных разрезах. Правильно спроектированный дашборд понятен одновременно руководителю и исполнителю.

Руководитель может заменить дашбордом рабочий стол, чтобы при входе в систему сразу же видеть основные показатели.

Дашборд может содержать как привычные графики и таблицы, так и текстовые пояснения, иллюстрации, информационные карточки и индикаторы, и даже карты с привязанными к ним данными.

Типичные показатели для дашборда

Выручка и маржинальность.
Статусы проектов, отставания по срокам.
Географическая привязка проектов.
Объем производства, показатели качества.
Уровень затрат и себестоимость.
Количество лидов.
Результаты маркетинговых кампаний.
Счастье клиентов.

Дашборд укажет на отклонения, сильные и слабые места, позволит сфокусироваться на важном.

Зачем нужен дашборд

Генеральному директору

Вы увидите выручу компании в удобном виде, с фильтрами.
Будете быстро понимать состояние дел в проекте и принимать управленческие решения.
Вы сможете просмотреть дашборд в электронном виде, а также поместить на информационную доску в офисе. Такие доски могут размещаться в отделах продаж или даже в торговых залах магазинов. Это отличная мотивация для рядового сотрудника. Никто не хочет быть в числе последних, когда показатели общедоступны.

Руководителю

Дашборд помогает:

принимать обоснованные решения без задержек;
мгновенно реагировать и видеть проблемы ещё на ранних этапах;
получать последние сведения с ноутбука, планшета или с мобильного телефона в любой точке мира, в каждый момент времени 24/7/365;
находить аномалии и закономерности.

Аналитику

Получит полноценный инструмент для визуализации цифровых данных системы (собранных в отчете «Электронная таблица»).

Ему не надо думать, как немногочисленными средствами электронных таблиц отображать диаграммы – для этого есть полный спектр инструментов из редактора дашбордов.

Исполнителю

Дашборд может быть инструментом наглядной мотивации.

Если наглядно показать ему результаты, динамику показателей, это может стимулировать рядового сотрудника задумываться о «цифровых последствиях»:

какой процент премии он получит за выполнение текущих задач,
каков его вклад в выполнение плана всего отдела,
какова динамика его производительности.

Инфопанель позволит сотруднику посмотреть на себя глазами руководителя, а руководителю даст объективный рейтинг, позволит оценивать всех по единой системе.

Что нужно для настройки

Сформулировать цель: что я хочу увидеть на дашборде, какие отклонения.
Соотнести цель и те данные, которые уже собираются в системе. При необходимости настроить дополнительные справочники, формы, отчёты.
Собрать все эти данные в одну электронную таблицу.
Вывести их на новый дашборд в нужном представлении.

Подробно о механике построение дашборда.

Вперёд

Последовательность настройки дашборда

anonymous@undisclosed.example.com (Anonymous) — Fri, 23 Aug 2019 11:53:51 +0000

Последовательность настройки дашборда

Создать исходную таблицу для дашборда – это отчёт «Электронная таблица», который собирает в себя данные из системы.
Такой дашборд будет динамическим.
Один из листов этой таблицы, со всеми необходимыми значениями будет источником отчёта.
Добавить источник данных для дашбордов
Администрирование → Дополнительные сервисы → Конструктор дашбордов → Источники данных
Перейти в редактор дашбордов и создать новый дашборд
Администрирование → Дополнительные сервисы → Конструктор дашбордов → Редактор дашбордов
1. Вынести в пространство дашборда нужные элементы, указать для каждого из них источник данных – колонки вашей таблицы (п.1).
2. Настроить их отображение, добавить к ним фильтры и т.д.
  dashboard_1.mp4

Результатом должна стать удобная и понятная инфографика.

Cистема прав для дашбордов

Начиная с версии Системы 3.19 права доступа для дашборда стало можно выдавать отдельным пользователям с лицензией «Директор».

Доступ к дашбордам регулируется в Системных ролях безопасности.

Чтобы назначить право пользователю/группе на просмотр конкретного дашборда:

Администрирование → Управление безопасностью → Безопасность;
портлет «Системные роли» → создайте новую роль или зайдите в одну из существующих;
кнопка Изменить → портлет «Права» → строка «Операции с дашбордами» – внесите правки;
Подробно о логике работы прав - здесь.
выберите группы пользователей или конкретных пользователей для того, чтобы назначить им эту системную роль.

Как и для других прав, на администратора Системы не действуют ограничения. Администратор видит все дашборды.

Для каждого вновь созданного дашборда создается и соответствующее право.
Состояние права по умолчанию – не определено ().

К оглавлению

Wiki [3.x] manual:advanta_online:integration

Об ADVANTA

Об ADVANTA

Как нам это удаётся?

Типы объектов. Фундамент системы

Типы объектов. Фундамент системы

Формальное отражение реальной структуры

Разбейте объекты по видам

Объекты и Типы объектов. В чём разница?

Подумайте и решите:

Но с другой стороны...

Что внутри объекта

Чем объекты отличаются в зависимости от типа

Создать типы объектов

Создать типы объектов

Где создавать

Обратите внимание!

Правильно определите вид объекта

Чем отличается создание объектов?

Параметры объектов

Опишите типы объектов

Опишите типы объектов

Где настройки типа объекта

Исключение

Реквизиты

Как добавить реквизит к объекту

Родительские объекты / Дочерние объекты

Как настроить дочерние/родительские

Учитывайте ограничения системы

Справочник

Справочник

Что такое "Справочник"

Справочник и объекты

Структура справочника

Колонки

Строки

Кейс: создание справочника "Статус работы"

Кейс: создание справочника "Статус работы"

Шаг 1. Создать заготовку

Шаг 2. Добавить реквизиты

Как это сделать

Шаг 3. Привязать к типам объектов

Шаг 4. Проверить, что получилось

Создание нового пользователя вручную

Создание нового пользователя вручную

Группы пользователей

Группы пользователей

Зачем нужны группы

Как создать группу

Особенности групп

Иерархичность

Роли безопасности

Что это даёт

Статистика

Права пользователей

Права пользователей

Роли безопасности

«Я руководитель, но не могу делегировать задачи!»

Отчёты по правам безопасности

Системные роли и "проектные" роли

Пробные шаги в системе

Пробные шаги в системе

Как создать новый объект

Через Дерево проектов или Иерархическую структуру в карточке объекта

Внимание!

Копированием существующего объекта

Через диаграмму Ганта

Через "Мастер создания объектов"

C Рабочего стола

Из Списка задач

Из Календаря

Из Дискуссии

Через Импорт Excel-файла

Обратите внимание

Через Импорт из MS Project

Как назначить человека на проект/задачу

Как делегировать из карточки объекта

Про количество запросов пользователю

Обратите внимание!

Зачем это нужно?