====== Автоматическая рассылка запросов на заполнение формы ======
Система может сама рассылать запросы на заполнение формы по заданному расписанию и правилам.
**Как настроить автоматическую рассылку:**
- Администрирование -> Общие настройки -> Конструктор форм;
- клик на нужную форму или [[product:forms:admin:about|создать новую форму]];
- портлет "Автоматические рассылки запросов" -> ''Добавить''.
Подробное описание настроек см. ниже.
Запустите на сервере c IIS((где размещена инсталляция системы)) службу системного таймера, чтобы автоматическая рассылка запросов заработала.
Скачать утилиту для запуска службы можно в разделе [[product:settings:system:distribs#сервис_для_обеспечения_работы_таймера|Дистрибутивы]].
Для одной формы может быть настроено несколько автозапросов.
===== Настройка автозапроса =====
{{anchor:sposobotbora}}
==== Способ отбора объектов ====
| По заданным фильтрам -- автоматический | Ручной -- из конкретных, выбранных вручную объектов |
|{{ :product:forms:admin:form_auto_request_42.png?nolink |}}|{{ :product:forms:admin:form_auto_request_41.png?nolink |}}|
**Рисунок 1** -- Автоматический и ручной способы отбора объектов для автоматической рассылки
=== Какие объекты отбирать ===
Не выбирайте для рассылки автозапросов слишком много типов объектов.
Не выбирайте те типы объектов, которые будут содержать в себе уже выбранные типы объектов -- так система создаст много дублирующих запросов => пользователи запутаются при их заполнении.
Выберите тот тип объектов в проекте, по которому ведется сбор данных в форме, или директорию, содержащую в себе проекты.
==== Адресаты ====
Выберите: получать запросы должны получать конкретные пользователи? Или, например, сотрудники конкретного подразделения (которые внесены в группу)? \\
Или вне зависимости от должности, сотрудник должен получить запрос, если он, допустим, исполнитель по просроченной задаче?
| Выбор адресатов по [[product:auth:admin:project_roles|проектным ролям]] | Выбор конкретных пользователей |
|{{ :product:forms:admin:form_auto_request_21.png?nolink |}}|{{ :product:forms:admin:form_auto_request_22.png?nolink |}}|
**Рисунок 2** -- Выбор адресатов
Если вы выбрали вариант запроса по проектным ролям (Руководитель, Исполнитель, Участник), то запрос уйдет пользователям, которые назначены Руководителями и Исполнителями (либо добавлены в список Участников) на карточках **объектов из пункта выше -- "[[product:forms:admin:auto_request#sposobotbora|Способ отбора объектов]]"**. То есть Руководители, Исполнители и Участники тех объектов, с уровня которых должен отправляться автоматический запрос, а не самих объектов выборки формы, в которые нужно вносить данные.
Поэтому в большинстве случаев удобнее использовать вариант адресации **"Пользователи и группы"** с выбором конкретных групп или пользователей для автоматической рассылки.
==== Расписание ====
Добавьте расписание для запроса: с какой периодичностью запросы будут рассылаться.
{{ :product:forms:admin:form_auto_request_31.png?nolink |}}
**Рисунок 3** -- Настройка расписания автоматической рассылки
===== Тестирование настройки =====
Протестируйте настроенную рассылку запросов:
- сохраните автоматическую рассылку;
- снова зайдите в неё из карточки редактирования формы;
- нажмите ''Тестировать'' и просмотрите список пользователей, которым придет запрос. \\ Если пользователь указан в разных объектах, он получит два запроса на заполнение формы, по каждому объекту.
{{ :product:forms:admin:form_auto_request_3.png?nolink |}}
**Рисунок 4** -- Тестирование автоматической рассылки запросов на заполнение формы
Автоматические запросы также фиксируются в истории запросов на заполнение форм в объекте и в отчете «[[product:reports:form|История запросов по формам]]».
Чтобы просмотреть историю запросов на заполнение форм в объекте, перейдите по ссылке [[product/forms/users/request|«история запросов»]] на странице списка форм объекта.
===== Пример настройки =====
Пример автоматической рассылки запросов на заполнение формы по уточнению сроков выполнения текущих задач.
- Зайдите на страницу настроек формы.
- "Автоматические рассылки" -> "Добавить"
- Введите название рассылки.
- Отберите объекты, по которым нужно запросить информацию. В примере нам нужна информация по дочерним объектам проекта «Квартальный план» (он доступен для выбора, т.к. выбран в свойствах формы в портлете «Возможность запроса из объектов»).
- Задайте фильтр: запрашивать информацию только по проектам с типом «Квартальный план» со статусом «В работе». Завершенные и отложенные/отмененные проекты нас не интересуют.
- Укажите адресатов запросов: направляем запросы всем пользователям из группы «Отдел разработки».
- Назначьте расписание для автоматических запросов: каждый понедельник, в 9 утра.
- Срок для ответа пользователей на запрос оставляем тот, который задан по умолчанию -- 8 часов.
В результате все пользователи из группы «Отдел разработки» каждый понедельник, в 9 утра получат запрос на заполнение формы только по своим задачами (типы задач указаны на странице свойств форммы) из проектов с типом «Квартальный план», имеющих статус «В работе».
{{ :product:forms:admin:form_auto_request_4.png?nolink |}}
**Рисунок 5** -- Пример настройки автоматической рассылки запросов на заполнение формы
===== Логика работы автозапросов =====
- Администратор системы настраивает запрос: кому, при каких условиях (например, через какое время после определённого события -- просрочки задачи) должен уйти запрос на заполнение формы пользователю.
- Если условие выполняется, запрос попадает в «стек периодических событий».
- Когда срабатывает внешняя служба таймера, в систему отправляется команда на запуск рассылки запросов из «стека периодических событий».
- Система отправляет все запросы из стека адресатам и после этого очищает сам стек.