| № | Описание проблемы | Негативный эффект | Причины проблемы | Реальные примеры проблем | Возможное решение в ADVANTA | Положительный эффект от решения |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Несвоевременное выставление и подготовка документов, не автоматизирована возможность отслеживать сроки выполнения услуг | Сдвигается срок поступления ДС и выручки, либо старт работ проектов | Отсутствие автоматизированного контроля за этапами формирования/подготовки документов | Просрочка подписания юридических и бухгалтерских документов. Возможны перенос на поздний срок старта работ, выручки, поступления ДС. Либо потеря клиента/поставщика. | Интеграция ADVANTA и 1С: автоматическая привязка задачи «Выставление акта клиенту» к КТ «Завершение этапа» | Оперативное выставление документов для клиентов поможет ускорить процесс получения выручки и ДС, также быстро среагировать на возможные замечания клиента, повысит деловую репутацию компании. Экономит время работы сопровождающего работы персонала. |
| Пример | Не выставлен акт клиенту на сумму 3 млн. руб. | По условиям договора после подписания акта, клиент должен оплатить услуги в течении 3 р.д. | РП выполнил работы, но не сообщил об этом менеджеру. Менеджер не сообщил бухгалтеру. Бухгалтер не выставил акт. | Услуги оказаны, но возникает отсрочка получения ДС и выручки, т.к. клиенты не могут подписывать документы прошедшим периодом. . Акт не подписан сентябрем. Деньги не пришли на рс . Потеря выручки за 3 кв. составила 3 млн. руб. Также отсрочка оплаты негативно влияет на фин. возможности компании | Автоматическое извещение по задачам | Выручка и ДС получены своевременно. |
| 2 | Закрытость информации в фин. программах | Необходимо делать доп. запросы сотрудникам фин. отдела, либо работнику самому тратить время на просмотр информации в 1С | Работники проектного офиса, как правило, не имеют доступа в фин. программы компании. Необходимо тратить лишнее время на запрос информации, либо на ее просмотр в фин. программе. | Необходимо проверять дополнительно информацию в других ЦФО | Интеграция ADVANTA и 1С. Необходимая актуальная информация по документам (акты, платежные поручения, доверенности и т.п.) выгружается автоматически в ИСУП, где сотрудники не финансовых подразделений могут воспользоваться и проанализировать ее в любое время. | Сокращение трудозатрат. Нет необходимости тратить дополнительный бюджет на покупку лицензий 1С для сотрудников других ЦФО (например, менеджеры и РП), настройку необходимых доступов в 1С, обучение по использованию 1С. |
| Пример | Необходимо подтвердить информацию о направлении акта клиенту по ЭДО | РП не имеет доступа к бух./фин. программам, не видит актуальных статусов документов | Нет актуальной информации о статусе актирования | у РП нет актуальной информации о статусе акта, а, следовательно, затягивается срок подписания, получения выручки. | Автоматическая своевременная загрузка актуальных данных | |
| 3 | Отсутствие прямого контроля над статусами платежей | Сдвигается срок поступления ДС, либо срок оплаты поставщикам | Работники проектного офиса, как правило, не имеют доступа в фин. программы компании. Необходимо тратить лишнее время на запрос информации, либо на ее просмотр в фин. программе. | Необходимо посмотреть оплатили ли запланированный платеж поставщику, чтобы начать работы по проекту. Или проконтролировать поступление средств от клиента, чтобы приступить к следующему этапу. | Интеграция ADVANTA и 1С | Сокращение трудозатрат. Прямой контроль ответственных сотрудников над статусами задач, КТ и документов. |
| Пример | Необходимо подтвердить информацию по оплате счета поставщику | Старт работ по этапу связан напрямую со стартом работ поставщика и оплатой ему аванса. | Нет актуальной информации о статусе платежа поставщику | у РП нет актуальной информации о статусе платежа, а, следовательно, отложен старт работ | Автоматическая своевременная загрузка актуальных данных (в т.ч. по банковским операциям) | Сокращение трудозатрат на поиск актуальной информации. Работники проектов могут лично контролировать статусы платежных документов. |
| 4 | Отсутствие системы ключевых показателей и единой методики расчета. Информация в разнообразных источниках | Потеря контроля над ключевыми показателями проектов. Возможные убытки (ДС, трудозатраты и т.п.). | В компании ведется множество проектов. Необходимо сохранить финансовый контроль над проектами, не погружаясь в микроменеджмент и не оставляя полную свободу команде проекта. | Замечания к планам расходов по проектам. Планы расходов по проектам не выполняются и зарезервированные деньги оказываются не востребованными. Возможны случаи предоставления ошибочных, некачественных данных по стоимости в отчетах | Расчет показателей качества управления стоимостью проектов | Повышение качества и надежности данных по стоимости проектов в ИСУП. Мониторинг и контроль процессов управления стоимостью проектов, процессов управления поставщиками и подрядчиками. Создание необходимых предпосылок для развития системы мотивации участников проектной деятельности, включению в состав проектных КПЭ показателей по качеству управления стоимостью проектов. Сокращение трудозатрат на определение недостатков плана расходов проекта. Повышение качества планирования проектов за счет простого, быстрого, определения проектов и РП с низким уровнем планирования расходов. Быстрая подготовка к проектному комитету в части оценки качества плана-графика. |
| Пример | РП необходимо быстро оценить ключевые показатели по проекту | Растут трудозатраты высшего менеджмента на расчет и оценки ключевых показателей. Потеря контроля над эффективность. проекта может привести к убыткам по проекту | Отсутствует автоматизация и методика расчета показателей, оценивающих качество управления проектами | у РП нет необходимых рассчитанных коэффициентов, единой методики. Необходимо найти вручную информацию и вычислить коэффициенты. Подготовить презентацию, рассчитать отклонения и их причины. Оценить степень планирования и факт расходов. | В карточку проекта возможно вывести отношение плановых показателей в фактически затраченному времени | Показатели и отклонения автоматически формируются, повышается уровень контроля и снижаются риски убытков. |
| 5 | Трудоемкий процесс ввода в систему большого количества данных по проектам в реквизиты или справочники объектов. | Большие трудозатраты на ввода данных, доп. обучение персонала, возможные ошибки при вводе. | Отсутствие рабочих квалифицированных ресурсов для ввода данных | Ошибки и дополнительные трудозатраты при вводе данных | Ввод данных с использованием Excel-файлов (автоматическая загрузка) | Упрощен и автоматизирован ввод финансовых и других сложных данных в ИСУП. Сокращение трудозатрат на ввод данных. Сокращение ошибок при вводе данных. |
| Пример | Необходимо внести бюджет по проекту | При ручном вводе бюджета повышены трудозатраты и есть риск введения ошибочной информации | Ввод планового бюджета вручную | Технической ошибкой неверно введен бюджет по статье Подрядчики на 500 тыс. больше. Возможна растрата бюджета в размере суммы ошибки. | Автоматическая загрузка планового постатейного бюджета в ИСУП. | Отсутствие ошибочных данных при загрузке. Сокращение трудозатрат. |
| 6 | Отсутствие фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Потери на подготовке расчётов ФОТ: ошибки и высокая трудоемкость расчетов. | В ИСУП нет сценария фиксации ставки сотрудника на уровне проекта для расчета ФОТ. | Невозможность расчета/планирования точных данных по ФОТ | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Сокращение трудозатрат на подготовку расчетов ФОТ за счёт автоматизации записи ставок. Сокращение ошибок в расчётах ФОТ. |
| Пример | Необходимо рассчитать ФОТ по сотруднику на проекте | Считать вручную, возможные ошибки | Отсутствие автоматизированной возможности расчета | Неправильно рассчитан плановый ФОТ сотрудника при планировании и старте проекта. Ведет к превышению бюджета | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Точный и быстрый расчет данных, возможность расчета нескольких сценариев |
| 7 | Отсутствует автоматизированное согласование бюджета проекта | Отсутствие прозрачного процесса согласования бюджетов проектов. Неуправляемое финансирование проектов. | Бюджеты проектов ведутся в бух./фин. программах, отсутствует интеграция с ИСУП. Согласуются хаотично. | Ведет в возможному искажению данных и ошибкам. Трата времени высшего менеджмента на поиск и подбор необходимой информации. Согласования на различных уровнях, трудности сопоставления уровней согласования, сроков. | Согласование бюджета проекта в ИСУП | Прозрачный процесс согласования бюджетов проектов в единой среде ИСУП |
| Пример | Бюджет согласован не на всех уровнях | Бюджет не согласован, но работы стартовали | Отсутствие контроля над бюджетом | Дан старт проекту, а бюджет не согласован. Ведет к несогласованной растрате бюджета. | Автоматизация согласований бюджета на всех уровнях. (Параллельное, последовательное, параллельно-последовательное) | Контроль над согласованием бюджетов, а следовательно отсутствие несогласованных растрат. |
| 8 | Отсутствие базового плана по стоимости проекта | Отсутствие базового плана по стоимости проекта. Нет возможности контролировать плановые и фактические расходы по проекту в сопоставлении с утвержденным бюджетом. | Базовый план по стоимости проекта отсутствует, либо находится в ограниченном доступе | Расходование денег на проекты превышает ожидания. | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль стоимости выполнения проектов. Прозрачность планирования для разного уровня сотрудников. |
| Пример | Превышение бюджета по проекту | Превышение затрат на проект (внебюджет) | Отсутствие прозрачного планирования в ИСУП, ограниченный доступ к бюджету | Произведена оплата вне плана поставщику | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль бюджета на любом уровне (разноуровневая настройка). Отсутствие отклонений план/факт, либо быстрый анализ их причин |
| 9 | Отсутствие возможности версионности бюджета проекта | Превышение выделенных финансовых лимитов на проекты. Отсутствие управляемости изменений стоимости проектов. | Потребность в управлении изменениями стоимости проектов. | Ошибка проверки на соответствие планового бюджета затрат, из-за разности версий и, как следствие, сумм и статей. | Версионность бюджета проекта. Мониторинг стоимости проектов. Выявление проблемных зон, приводящих к увеличению бюджетов проектов. | Лимиты по проектам актуальны и не нарушены. Быстрая управляемость при изменений стоимости проектов. Выявление изменений в бюджетах, выделяемых на реализацию проектов. Получение данных для анализа отклонений в стоимости проектов, как следствие выявление корневых причин превышений стоимости проектов над первоначально выделенным бюджетом. Возможность иметь инструмент для сравнения нового утвержденного бюджета проекта с любой из его предыдущих версий. |
| Пример | Превышение бюджета по проекту по рабочей версии бюджета. | Превышение затрат на проект (внебюджет) | Отсутствие прозрачного планирования версионности бюджета в ИСУП, ограниченный доступы к версиям бюджета и их актуальности | Произведена оплата вне плана по статье | В ИСУП есть актуальные, согласованные на всех уровнях, версии бюджетов проекта | Конnроль за лимитами бюджета на любом уровне (разноуровневая настройка). Отсутствие отклонений план/факт, либо быстрый анализ их причин |
| 10 | Отсутствие агрегированной информации о бюджете в карточке проекта | Нет быстрого доступа к актуальным ключевым показателем по проектам, показателям бюджета | Отсутствует автоматический расчет и вывод необходимых показателей. | Временные затраты на получение актуальной информации. Трудозатраты на сбор и расчет необходимой информации, возможность предоставления ошибочных данных | Вывод агрегированной информации о бюджете в карточку проекта | Быстрое получение заинтересованными сторонами финансовой информации по проекту. Нет возможности оперативно получить информацию о бюджете проекта в разрезе групп статей, укрупненный план/факт. Сокращение трудозатрат участников проектов. |
| Пример | РП необходимо быстро оценить эффективность сотрудников, работающих на проекте | Растут трудозатраты высшего менеджмента на расчету, которые можно делать быстро и автоматизировано. Потеря контроля, может привести к убыткам по проекту | Отсутствует автоматизация расчета и показателей, нет единой методики. | У РП нет необходимых рассчитанных коэффициентов, единой методики. Необходимо найти вручную информацию о плане и факте данных, и посчитать коэффициенты вручную. Подготовить презентацию, рассчитать отклонения и их причины. | В карточку проекта возможно вывести отношение плановых показателей в фактически затраченному времени | Показатели и отклонения автоматически формируются, повышается уровень контроля и снижаются риски убытков. |
| 11 | Нет информации об окупаемости проектов. | Убыточные проекты, растрата бюджета | Отсутствие контроля над окупаемостью проектов. Отсутствие возможности быстрого реагирования на отклонения бюджетов проектов | Нет автоматизированного расчета окупаемости проекта, нет актуального план-фактного анализа бюджетов проектов | Расчет показателей окупаемости проекта. Автоматизированный расчет прогнозов окупаемости (IRR, NPV) для портфеля инвестиционных проектов | Сокращение растрат бюджета. Сокращение трудозатрат участников проектов путем предоставления информации заинтересованным сторонам об окупаемости проектов для принятия решений о формировании портфелей проектов |
| Пример | Нет информации об окупаемости инвестиционного проекта. | Растрата бюджета, искаженная информация об окупаемости проектов. | Отсутствие автоматизированных расчетов, ограниченная информация | Инвестиционный проект несет убытки, окупаемость проекта ниже планируемой. | Автоматизированный расчет прогнозов окупаемости (IRR, NPV) для портфеля инвестиционных проектов | Прозрачный контроль за окупаемость инвест. проекта, актуальный план/факт бюджет и ключевые показатели по проекту. |