| Предыдущая версия справа и слева Предыдущая версия Следующая версия | Предыдущая версия |
| opportunities:start:problems_solutions [11.11.2025 12:26] – Москвич Георгий | opportunities:start:problems_solutions [11.11.2025 12:37] (текущий) – Москвич Георгий |
|---|
| ====== Описание проблем и решений ====== | ====== Описание проблем и решений ====== |
| | {{tag>Контур:УУ}} |
| ^ № ^ Описание проблемы ^ Негативный эффект ^ Причины проблемы ^ Реальные примеры проблем ^ Возможное решение в ADVANTA ^ Положительный эффект от решения ^ | ^ № ^ Описание проблемы ^ Негативный эффект ^ Причины проблемы ^ Реальные примеры проблем ^ Возможное решение в ADVANTA ^ Положительный эффект от решения ^ |
| |1| Несвоевременное выставление и подготовка документов, не автоматизирована возможность отслеживать сроки выполнения услуг | Сдвигается срок поступления ДС и выручки, либо старт работ проектов | Отсутствие автоматизированного контроля за этапами формирования/подготовки документов | Просрочка подписания юридических и бухгалтерских документов. Возможны перенос на поздний срок старта работ, выручки, поступления ДС. Либо потеря клиента/поставщика. | Интеграция ADVANTA и 1С: автоматическая привязка задачи "Выставление акта клиенту" к КТ "Завершение этапа" | Оперативное выставление документов для клиентов поможет ускорить процесс получения выручки и ДС, также быстро среагировать на возможные замечания клиента, повысит деловую репутацию компании. Экономит время работы сопровождающего работы персонала. | | |1| Несвоевременное выставление и подготовка документов, не автоматизирована возможность отслеживать сроки выполнения услуг | Сдвигается срок поступления ДС и выручки, либо старт работ проектов | Отсутствие автоматизированного контроля за этапами формирования/подготовки документов | Просрочка подписания юридических и бухгалтерских документов. Возможны перенос на поздний срок старта работ, выручки, поступления ДС. Либо потеря клиента/поставщика. | Интеграция ADVANTA и 1С: автоматическая привязка задачи "Выставление акта клиенту" к КТ "Завершение этапа" | Оперативное выставление документов для клиентов поможет ускорить процесс получения выручки и ДС, также быстро среагировать на возможные замечания клиента, повысит деловую репутацию компании. Экономит время работы сопровождающего работы персонала. | |
| |3| Отсутствие прямого контроля над статусами платежей | Сдвигается срок поступления ДС, либо срок оплаты поставщикам | Работники проектного офиса, как правило, не имеют доступа в фин. программы компании. Необходимо тратить лишнее время на запрос информации, либо на ее просмотр в фин. программе. | Необходимо посмотреть оплатили ли запланированный платеж поставщику, чтобы начать работы по проекту. Или проконтролировать поступление средств от клиента, чтобы приступить к следующему этапу. | Интеграция ADVANTA и 1С | Сокращение трудозатрат. Прямой контроль ответственных сотрудников над статусами задач, КТ и документов. | | |3| Отсутствие прямого контроля над статусами платежей | Сдвигается срок поступления ДС, либо срок оплаты поставщикам | Работники проектного офиса, как правило, не имеют доступа в фин. программы компании. Необходимо тратить лишнее время на запрос информации, либо на ее просмотр в фин. программе. | Необходимо посмотреть оплатили ли запланированный платеж поставщику, чтобы начать работы по проекту. Или проконтролировать поступление средств от клиента, чтобы приступить к следующему этапу. | Интеграция ADVANTA и 1С | Сокращение трудозатрат. Прямой контроль ответственных сотрудников над статусами задач, КТ и документов. | |
| |Пример| Необходимо подтвердить информацию по оплате счета поставщику | Старт работ по этапу связан напрямую со стартом работ поставщика и оплатой ему аванса. | Нет актуальной информации о статусе платежа поставщику | у РП нет актуальной информации о статусе платежа, а, следовательно, отложен старт работ | Автоматическая своевременная загрузка актуальных данных (в т.ч. по банковским операциям) | Сокращение трудозатрат на поиск актуальной информации. Работники проектов могут лично контролировать статусы платежных документов. | | |Пример| Необходимо подтвердить информацию по оплате счета поставщику | Старт работ по этапу связан напрямую со стартом работ поставщика и оплатой ему аванса. | Нет актуальной информации о статусе платежа поставщику | у РП нет актуальной информации о статусе платежа, а, следовательно, отложен старт работ | Автоматическая своевременная загрузка актуальных данных (в т.ч. по банковским операциям) | Сокращение трудозатрат на поиск актуальной информации. Работники проектов могут лично контролировать статусы платежных документов. | |
| |4| Отсутствие системы ключевых показателей и единой методики расчета. Информация в разнообразных источниках | Потеря контроля над ключевыми показателями проектов. Возможные убытки (ДС, трудозатраты и т.п.). | В компании ведется множество проектов. Необходимо сохранить финансовый контроль над проектами, не погружаясь в микроменеджмент и не оставляя полную свободу команде проекта. | "Замечания к планам расходов по проектам. Планы расходов по проектам не выполняются и зарезервированные деньги оказываются не востребованными. Возможны случаи предоставления ошибочных, некачественных данных по стоимости в отчетах" | Расчет показателей качества управления стоимостью проектов | "Повышение качества и надежности данных по стоимости проектов в ИСУП. Мониторинг и контроль процессов управления стоимостью проектов, процессов управления поставщиками и подрядчиками. Создание необходимых предпосылок для развития системы мотивации участников проектной деятельности, включению в состав проектных КПЭ показателей по качеству управления стоимостью проектов. Сокращение трудозатрат на определение недостатков плана расходов проекта. Повышение качества планирования проектов за счет простого, быстрого, определения проектов и РП с низким уровнем планирования расходов. Быстрая подготовка к проектному комитету в части оценки качества плана-графика." | | |4| Отсутствие системы ключевых показателей и единой методики расчета. Информация в разнообразных источниках | Потеря контроля над ключевыми показателями проектов. Возможные убытки (ДС, трудозатраты и т.п.). | В компании ведется множество проектов. Необходимо сохранить финансовый контроль над проектами, не погружаясь в микроменеджмент и не оставляя полную свободу команде проекта. | Замечания к планам расходов по проектам. Планы расходов по проектам не выполняются и зарезервированные деньги оказываются не востребованными. Возможны случаи предоставления ошибочных, некачественных данных по стоимости в отчетах | Расчет показателей качества управления стоимостью проектов | Повышение качества и надежности данных по стоимости проектов в ИСУП. Мониторинг и контроль процессов управления стоимостью проектов, процессов управления поставщиками и подрядчиками. Создание необходимых предпосылок для развития системы мотивации участников проектной деятельности, включению в состав проектных КПЭ показателей по качеству управления стоимостью проектов. Сокращение трудозатрат на определение недостатков плана расходов проекта. Повышение качества планирования проектов за счет простого, быстрого, определения проектов и РП с низким уровнем планирования расходов. Быстрая подготовка к проектному комитету в части оценки качества плана-графика. | |
| |Пример| РП необходимо быстро оценить ключевые показатели по проекту | Растут трудозатраты высшего менеджмента на расчет и оценки ключевых показателей. Потеря контроля над эффективность. проекта может привести к убыткам по проекту | Отсутствует автоматизация и методика расчета показателей, оценивающих качество управления проектами | у РП нет необходимых рассчитанных коэффициентов, единой методики. Необходимо найти вручную информацию и вычислить коэффициенты. Подготовить презентацию, рассчитать отклонения и их причины. Оценить степень планирования и факт расходов. | В карточку проекта возможно вывести отношение плановых показателей в фактически затраченному времени | Показатели и отклонения автоматически формируются, повышается уровень контроля и снижаются риски убытков. | | |Пример| РП необходимо быстро оценить ключевые показатели по проекту | Растут трудозатраты высшего менеджмента на расчет и оценки ключевых показателей. Потеря контроля над эффективность. проекта может привести к убыткам по проекту | Отсутствует автоматизация и методика расчета показателей, оценивающих качество управления проектами | у РП нет необходимых рассчитанных коэффициентов, единой методики. Необходимо найти вручную информацию и вычислить коэффициенты. Подготовить презентацию, рассчитать отклонения и их причины. Оценить степень планирования и факт расходов. | В карточку проекта возможно вывести отношение плановых показателей в фактически затраченному времени | Показатели и отклонения автоматически формируются, повышается уровень контроля и снижаются риски убытков. | |
| |5| Трудоемкий процесс ввода в систему большого количества данных по проектам в реквизиты или справочники объектов. | Большие трудозатраты на ввода данных, доп. обучение персонала, возможные ошибки при вводе. | Отсутствие рабочих квалифицированных ресурсов для ввода данных | Ошибки и дополнительные трудозатраты при вводе данных | Ввод данных с использованием Excel-файлов (автоматическая загрузка) | "Упрощен и автоматизирован ввод финансовых и других сложных данных в ИСУП. Сокращение трудозатрат на ввод данных. Сокращение ошибок при вводе данных." | | |5| Трудоемкий процесс ввода в систему большого количества данных по проектам в реквизиты или справочники объектов. | Большие трудозатраты на ввода данных, доп. обучение персонала, возможные ошибки при вводе. | Отсутствие рабочих квалифицированных ресурсов для ввода данных | Ошибки и дополнительные трудозатраты при вводе данных | Ввод данных с использованием Excel-файлов (автоматическая загрузка) | Упрощен и автоматизирован ввод финансовых и других сложных данных в ИСУП. Сокращение трудозатрат на ввод данных. Сокращение ошибок при вводе данных. | |
| |Пример| Необходимо внести бюджет по проекту | При ручном вводе бюджета повышены трудозатраты и есть риск введения ошибочной информации | Ввод планового бюджета вручную | Технической ошибкой неверно введен бюджет по статье "Подрядчики" на 500 тыс. больше. Возможна растрата бюджета в размере суммы ошибки. | Автоматическая загрузка планового постатейного бюджета в ИСУП. | Отсутствие ошибочных данных при загрузке. Сокращение трудозатрат. | | |Пример| Необходимо внести бюджет по проекту | При ручном вводе бюджета повышены трудозатраты и есть риск введения ошибочной информации | Ввод планового бюджета вручную | Технической ошибкой неверно введен бюджет по статье Подрядчики на 500 тыс. больше. Возможна растрата бюджета в размере суммы ошибки. | Автоматическая загрузка планового постатейного бюджета в ИСУП. | Отсутствие ошибочных данных при загрузке. Сокращение трудозатрат. | |
| |6| Отсутствие фиксация ставки ресурса на уровне проекта | "Потери на подготовке расчётов ФОТ: ошибки и высокая трудоемкость расчетов." | В ИСУП нет сценария фиксации ставки сотрудника на уровне проекта для расчета ФОТ. | Невозможность расчета/планирования точных данных по ФОТ | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | "Сокращение трудозатрат на подготовку расчетов ФОТ за счёт автоматизации записи ставок. Сокращение ошибок в расчётах ФОТ." | | |6| Отсутствие фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Потери на подготовке расчётов ФОТ: ошибки и высокая трудоемкость расчетов. | В ИСУП нет сценария фиксации ставки сотрудника на уровне проекта для расчета ФОТ. | Невозможность расчета/планирования точных данных по ФОТ | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Сокращение трудозатрат на подготовку расчетов ФОТ за счёт автоматизации записи ставок. Сокращение ошибок в расчётах ФОТ. | |
| |Пример| Необходимо рассчитать ФОТ по сотруднику на проекте | Считать вручную, возможные ошибки | Отсутствие автоматизированной возможности расчета | Неправильно рассчитан плановый ФОТ сотрудника при планировании и старте проекта. Ведет к превышению бюджета | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Точный и быстрый расчет данных, возможность расчета нескольких сценариев | | |Пример| Необходимо рассчитать ФОТ по сотруднику на проекте | Считать вручную, возможные ошибки | Отсутствие автоматизированной возможности расчета | Неправильно рассчитан плановый ФОТ сотрудника при планировании и старте проекта. Ведет к превышению бюджета | Автоматизация фиксация ставки ресурса на уровне проекта | Точный и быстрый расчет данных, возможность расчета нескольких сценариев | |
| |7| Отсутствует автоматизированное согласование бюджета проекта | Отсутствие прозрачного процесса согласования бюджетов проектов. Неуправляемое финансирование проектов. | Бюджеты проектов ведутся в бух./фин. программах, отсутствует интеграция с ИСУП. Согласуются хаотично. | Ведет в возможному искажению данных и ошибкам. Трата времени высшего менеджмента на поиск и подбор необходимой информации. Согласования на различных уровнях, трудности сопоставления уровней согласования, сроков. | Согласование бюджета проекта в ИСУП | Прозрачный процесс согласования бюджетов проектов в единой среде ИСУП | | |7| Отсутствует автоматизированное согласование бюджета проекта | Отсутствие прозрачного процесса согласования бюджетов проектов. Неуправляемое финансирование проектов. | Бюджеты проектов ведутся в бух./фин. программах, отсутствует интеграция с ИСУП. Согласуются хаотично. | Ведет в возможному искажению данных и ошибкам. Трата времени высшего менеджмента на поиск и подбор необходимой информации. Согласования на различных уровнях, трудности сопоставления уровней согласования, сроков. | Согласование бюджета проекта в ИСУП | Прозрачный процесс согласования бюджетов проектов в единой среде ИСУП | |
| |Пример| Бюджет согласован не на всех уровнях | Бюджет не согласован, но работы стартовали | Отсутствие контроля над бюджетом | Дан старт проекту, а бюджет не согласован. Ведет к несогласованной растрате бюджета. | Автоматизация согласований бюджета на всех уровнях. (Параллельное, последовательное, параллельно-последовательное) | Контроль над согласованием бюджетов, а следовательно отсутствие несогласованных растрат. | | |Пример| Бюджет согласован не на всех уровнях | Бюджет не согласован, но работы стартовали | Отсутствие контроля над бюджетом | Дан старт проекту, а бюджет не согласован. Ведет к несогласованной растрате бюджета. | Автоматизация согласований бюджета на всех уровнях. (Параллельное, последовательное, параллельно-последовательное) | Контроль над согласованием бюджетов, а следовательно отсутствие несогласованных растрат. | |
| |8| Отсутствие базового плана по стоимости проекта | Отсутствие базового плана по стоимости проекта. Нет возможности контролировать плановые и фактические расходы по проекту в сопоставлении с утвержденным бюджетом. | Базовый план по стоимости проекта отсутствует, либо находится в ограниченном доступе | Расходование денег на проекты превышает ожидания. | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль стоимости выполнения проектов. Прозрачность планирования для разного уровня сотрудников. | | |8| Отсутствие базового плана по стоимости проекта | Отсутствие базового плана по стоимости проекта. Нет возможности контролировать плановые и фактические расходы по проекту в сопоставлении с утвержденным бюджетом. | Базовый план по стоимости проекта отсутствует, либо находится в ограниченном доступе | Расходование денег на проекты превышает ожидания. | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль стоимости выполнения проектов. Прозрачность планирования для разного уровня сотрудников. | |
| |Пример| Превышение бюджета по проекту | Превышение затрат на проект (внебюджет) | Отсутствие прозрачного планирования в ИСУП, ограниченный доступ к бюджету | Произведена оплата вне плана поставщику | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль бюджета на любом уровне (разноуровневая настройка). Отсутствие отклонений план/факт, , либо быстрый анализ их причин | | |Пример| Превышение бюджета по проекту | Превышение затрат на проект (внебюджет) | Отсутствие прозрачного планирования в ИСУП, ограниченный доступ к бюджету | Произведена оплата вне плана поставщику | Сохранение базового плана по стоимости проекта | Контроль бюджета на любом уровне (разноуровневая настройка). Отсутствие отклонений план/факт, либо быстрый анализ их причин | |
| | |9| Отсутствие возможности версионности бюджета проекта | Превышение выделенных финансовых лимитов на проекты. Отсутствие управляемости изменений стоимости проектов. | Потребность в управлении изменениями стоимости проектов. | Ошибка проверки на соответствие планового бюджета затрат, из-за разности версий и, как следствие, сумм и статей. | Версионность бюджета проекта. Мониторинг стоимости проектов. Выявление проблемных зон, приводящих к увеличению бюджетов проектов. | Лимиты по проектам актуальны и не нарушены. \\ Быстрая управляемость при изменений стоимости проектов. \\ Выявление изменений в бюджетах, выделяемых на реализацию проектов. \\ Получение данных для анализа отклонений в стоимости проектов, как следствие выявление корневых причин превышений стоимости проектов над первоначально выделенным бюджетом. \\ Возможность иметь инструмент для сравнения нового утвержденного бюджета проекта с любой из его предыдущих версий. | |
| | |Пример| Превышение бюджета по проекту по рабочей версии бюджета. | Превышение затрат на проект (внебюджет) | Отсутствие прозрачного планирования версионности бюджета в ИСУП, ограниченный доступы к версиям бюджета и их актуальности | Произведена оплата вне плана по статье | В ИСУП есть актуальные, согласованные на всех уровнях, версии бюджетов проекта | Конnроль за лимитами бюджета на любом уровне (разноуровневая настройка). Отсутствие отклонений план/факт, либо быстрый анализ их причин | |
| | |10| Отсутствие агрегированной информации о бюджете в карточке проекта | Нет быстрого доступа к актуальным ключевым показателем по проектам, показателям бюджета | Отсутствует автоматический расчет и вывод необходимых показателей. | Временные затраты на получение актуальной информации. Трудозатраты на сбор и расчет необходимой информации, возможность предоставления ошибочных данных | Вывод агрегированной информации о бюджете в карточку проекта | Быстрое получение заинтересованными сторонами финансовой информации по проекту. \\ Нет возможности оперативно получить информацию о бюджете проекта в разрезе групп статей, укрупненный план/факт. \\ Сокращение трудозатрат участников проектов. | |
| | |Пример| РП необходимо быстро оценить эффективность сотрудников, работающих на проекте | Растут трудозатраты высшего менеджмента на расчету, которые можно делать быстро и автоматизировано. Потеря контроля, может привести к убыткам по проекту | Отсутствует автоматизация расчета и показателей, нет единой методики. | У РП нет необходимых рассчитанных коэффициентов, единой методики. Необходимо найти вручную информацию о плане и факте данных, и посчитать коэффициенты вручную. Подготовить презентацию, рассчитать отклонения и их причины. | В карточку проекта возможно вывести отношение плановых показателей в фактически затраченному времени | Показатели и отклонения автоматически формируются, повышается уровень контроля и снижаются риски убытков. | |
| | |11| Нет информации об окупаемости проектов. | Убыточные проекты, растрата бюджета | Отсутствие контроля над окупаемостью проектов. Отсутствие возможности быстрого реагирования на отклонения бюджетов проектов | Нет автоматизированного расчета окупаемости проекта, нет актуального план-фактного анализа бюджетов проектов | Расчет показателей окупаемости проекта. Автоматизированный расчет прогнозов окупаемости (IRR, NPV) для портфеля инвестиционных проектов | Сокращение растрат бюджета. \\ Сокращение трудозатрат участников проектов путем предоставления информации заинтересованным сторонам об окупаемости проектов для принятия решений о формировании портфелей проектов | |
| | |Пример| Нет информации об окупаемости инвестиционного проекта. | Растрата бюджета, искаженная информация об окупаемости проектов. | Отсутствие автоматизированных расчетов, ограниченная информация | Инвестиционный проект несет убытки, окупаемость проекта ниже планируемой. | Автоматизированный расчет прогнозов окупаемости (IRR, NPV) для портфеля инвестиционных проектов | Прозрачный контроль за окупаемость инвест. проекта, актуальный план/факт бюджет и ключевые показатели по проекту. | |