Содержание
R02 Проверка доступности ресурсов при планировании задач
При планировании работ решение проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах, а также доступны ли они с учетом отпусков, больничных и других периодов отсутствия. Проектный офис и РП при планировании получают инструмент для проверки доступности и сигнализации ресурсных конфликтов.
Проверка доступности ресурсов полезна, когда:
• задачи планируются, но загрузка ресурсов проверяется вручную или не проверяется вовсе;
• один и тот же ресурс используется в нескольких проектах, и конфликты выявляются с опозданием;
• Проектному офису приходится пересматривать сроки уже после старта проектов.
Решение оценят компании, которым важно чтобы система сама проверяла доступность ресурсов и оповещала в случае конфликтов, не нагружая РП и проектный офис.
Как решение меняет процесс работы для участников
| Руководитель проектов | РПО и Проектный офис | Пользователь |
|---|---|---|
| • Запускает проверку доступности ресурсов на уровне задачи или проекта • Получает расчет оптимальной длительности задачи с учетом загрузки и периодов недоступности сотрудников • Видит доступность и загрузку сотрудников на диаграмме Ганта при планировании задач • Автоматически добавляется в дискуссию с другими руководителями проектов, если один и тот же сотрудник требуется в нескольких задачах | • Настраивает правила автоматической проверки доступности сотрудников • Получает доступ к разделу «Дискуссии по проектам с перегруженными ресурсами» по всему портфелю • Контролирует корректность ресурсного планирования без ручных сверок | • Назначается на задачи с учетом текущей загрузки и периодов недоступности • Не получает пересекающиеся задачи без управленческого решения |
Какие инструменты получает компания и Проектный офис
- Проверка доступности сотрудников на уровне задачи, проекта или всего портфеля;
- Отчеты по загрузке на уровне проекта или портфеля;
- Ручной или автоматический запуск проверки доступности ресурсов;
- Дискуссии по ресурсным конфликтам;
- Расчет доступной мощности сотрудников и расчетной длительности задач;
- Отображение загрузки и доступности сотрудников на диаграмме Ганта;
- Выявление конфликтов по загрузке сотрудников.
Как работает механизм проверки доступности ресурсов
1. Руководитель проекта назначает ресурсы на задачу и запускает проверку
Проверка доступности ресурсов используется может быть запущена как по инициативе пользователя, так и автоматически по заданным правилам. Проверка выполняется на уровне отдельной задачи или проекта.
2. Система проверяет занятость сотрудников
Система проверяет, заняты ли выбранные сотрудники в других задачах и проектах в тот же период, и учитывает периоды недоступности, зафиксированные в системе. На основе этих данных система определяет возможность привлечения сотрудников к выполнению задачи.
Информация о конфликте фиксируется в специальном справочнике на уровне задачи.
3. Руководители проектов договариваются о занятости
Руководители проектов в рамках дискуссии согласуют распределение занятости сотрудников, объемы участия и периоды выполнения работ. Договоренности фиксируются в системе и используются при дальнейшем планировании.
4. Руководитель проекта вносит корректировки в план-график
После проверки доступности система также подсветит в диаграмме Ганта задачи, где ресурс спланирован неверно. Руководитель проекта вносит изменения в план-график задачи или проекта с учетом достигнутых договоренностей и фактической доступности сотрудников.
Анализ портфеля на загрузку ресурсов
Анализ портфеля на загрузку ресурсов используется Проектным офисом для системного контроля реалистичности планов и выявления перегрузки ключевых сотрудников до возникновения отклонений по срокам.
В одном разделе руководитель проектного офиса получает сводную картину загрузки сотрудников по всем проектам портфеля с учетом пересечений задач, параллельных проектов и периодов недоступности. Анализ не требует ручного сбора данных и обновляется на основе текущих планов проектов.
С помощью анализа портфеля Проектный офис:
- видит перегрузку сотрудников и ресурсные конфликты между проектами до запуска работ;
- получает отчеты по загрузке ресурсов и конфликтам для регулярного контроля портфеля;
- настраивает варианты проверки доступности ресурсов: по задаче, проекту или портфелю, вручную или автоматически;
Анализ портфеля используется как рабочий инструмент РПО при запуске новых инициатив, корректировке портфеля и контроле исполнения без увеличения операционной нагрузки.
Отчеты по доступности ресурсов
Используются для анализа загрузки сотрудников и выявления ресурсных ограничений при планировании задач и проектов.
Отчетность формируется на разных уровнях:
- по проектам — для выявления ресурсных конфликтов внутри проекта и между проектами;
- по портфелю — для анализа совокупной загрузки ресурсов и оценки реалистичности портфельных планов.
Скрипт проверки доступности запускается:
- вручную — для точечной проверки отдельных проектов или портфеля;
- автоматически — по заданным правилам и расписанию.
При автоматическом запуске система ежедневно, в ночное время, выполняет проверку доступности ресурсов для проектов, у которых в справочнике «Необходимость регулярной проверки» установлено значение «Проверять по расписанию». Каждый такой проект проверяется по тому же алгоритму, что и при ручном запуске проверки отдельного проекта.
