Б42 Обеспечение детализации оценки стоимости реализации инициатив по этапам и видам работ

1. Отсутствие многоуровневой структуры бюджетной оценки приводит.

• Отсутствие возможности организовать оценку по уровням: информационная система -тип затрат - пакет работ - позиция спецификации, что делает невозможным детальное планирование на конечном уровне.

• Невозможно назначить ответственного за оценку на любом уровне иерархии, что приводит к централизованному процессу оценки и увеличению времени на подготовку бюджета.

• Бюджетные оценки не рассматриваются как объекты системы, что затрудняет управление процессом согласования и отслеживание статуса.

2. Неэффективный процесс утверждения бюджетных оценок приводит к задержкам в подготовке проектной документации.

• Нет механизма блокировки оценки от изменений после отправки его на согласование, что приводит к несогласованным изменениям в процессе утверждения.

• Отсутствие связи между статусом оценки и процессом её утверждения, что приводит к несогласованным изменениям и отсутствию прозрачности процесса.

• Процесс согласования оценки проекта не автоматизирован, что увеличивает время на утверждение.

3. Невозможность просмотра и выгрузки предыдущих утвержденных версий оценок проекта.

• Отсутствие функционала для хранения версий оценок проекта.

• Отсутствие возможности выгрузки оценки в Excel для внешнего анализа и утверждения, размещения в СЭД на согласование.

В этом разделе перечислены выгоды, которые могут быть получены в результате эксплуатации данного решения. Например, экономия времени пользователей.

1. Повышение эффективности процесса оценки проекта за счет многоуровневой декомпозиции стоимости.

• Реализация иерархической структуры оценки по четырем уровням: информационная система - тип затрат - пакет работ - позиция спецификации обеспечивает детальное планирование.

• Возможность назначать ответственных за оценку на любом уровне иерархии, что позволяет распределить нагрузку и повысить качество оценки.

• Возможность выгрузки оценки в Excel для внешнего анализа и утверждения.

2. Сокращение времени на согласование бюджетных оценок за счет автоматизации процесса утверждения.

• Реализация процесса согласования оценки проекта.

• Автоматическая блокировка оценки проекта от изменений после отправки на согласование, что предотвращает несогласованные изменения.

• Возможность сохранения версий оценок и отслеживания изменений между версиями.

В этом разделе надо сформулировать вопросы, которые можно задать клиенту, чтобы выявить боли, потребности, которые можно закрыть данным решением.

1. Как организован процесс утверждения оценок в вашей текущей практике и какие сложности возникают при согласовании?

2. Какие уровни детализации оценки проекта вы используете при планировании?

3. Как вы оцениваете текущую эффективность процесса делегирования задач по оценке бюджета и какие проблемы возникают при этом?

• Решение предназначено для обеспечения многоуровневой детализации оценки стоимости реализации проектных инициатив по видам работ. Оно позволяет формировать оценку проекта с необходимой детализацией, делегировать оценку на любом уровне иерархии ответственным лицам и утверждать оценку через процесс согласования как объект системы.

• Объектная модель оценки с иерархической структурой работ
• Отчетность
• Триггеры

• Многоуровневая структура оценки - реализация иерархической структуры оценки с четырьмя уровнями детализации: информационная система, тип затрат, пакет работ, позиция спецификации.
• Делегирование оценки - возможность назначать ответственных за оценку на любом уровне иерархии.

• Блокировка после отправки на согласование - автоматическая блокировка оценки от изменений после отправки на согласование.
• Версионность оценок - возможность сохранения всех версий оценок.

• Шаблон оценки с многоуровневой структурой
• Делегирование оценки
• Согласование оценки и блокировка оценки

• ПАО «Аэрофлот»

Для начала оценки параметров реализации проекта требуется создать оценку инициативы. Оценку инициативы разворачиваем через шаблон оценки.

Структура оценки:

1. информационной системы (розовая папка), 2. Тип затрат (голубая папка) – структурирует затраты на ОС (капитальные вложение = основные средства) и Оборудование. 3. Пакет работ (серая пака) – более детальная структуризация на разделы затрат. 4. Позиция спецификации (иконка спецификации) – конечный уровень, куда планируются денежные средства.

При выборе шаблона предлагается выбор, какие позиции спецификации должны быть созданы.

Далее необходимо приступить к оценке параметров реализации проекта. Необходимо открыть справочник «Оценка инициативы» из карточки оценки.

В справочнике требуется заполнить формы строк затрат для каждой из позиций спецификации.

• Делегирование части оценки не входящей в зону ответственности Ответственного от ИТ-блока

В случае необходимости делегирования позиции спецификации «Оценщику», в карточке «Оценки», необходимо зайти в нужную позицию и выдать права на этот объект системы.

Можно делегировать целый пакет работ на «Оценщика» для проведения оценки.

После проделанной оценки РП приходит уведомление о завершении задачи от «Оценщика» на рабочий стол и на электронную почту.

• Завершение оценки и формирование предварительного бюджета

Далее требуется переключить статус оценки на «На проверке». После этого Оценка отправится в «Проектный офис» для размещения в СЭД и заблокирована от изменений.

Проектный офис принимает оценку или отправляет ее на доработку обратно РП. В случае принятия оценки, Проектный офис размещает её на согласование в СЭД.

Проектный офис выгружает готовую печатную форму оценку для размещения в СЭД.

После подписания оценки, автоматически формируется предварительный бюджет по проекту.