====== B30 Журнал проблем и открытых вопросов ======
{{tag>Контур:БП Реализация:через_тсл}}

===== Проблемы =====
  - Разрозненность информации о проблемах и открытых вопросах
  - Проблемы фиксируются в разных источниках (почта, личные заметки, мессенджеры), что приводит к потере критически важной информации.
  - Отсутствие единой точки сбора и отслеживания проблем затрудняет контроль за их решением.
  - Отсутствие управления сроками и приоритетами
  - Нет четкого механизма контроля сроков решения проблем, что приводит к их затягиванию.
  - Отсутствие приоритизации (высокий/низкий приоритет) мешает фокусироваться на критических вопросах.
  - Отсутствие фокуса на проблемах на проектных совещаниях
  - Повестка встреч формируется без учета актуальных проблем, что снижает эффективность совещаний.

===== Выгоды =====
  - Централизованный контроль проблем. Все проблемы и открытые вопросы собраны в едином месте с возможностью фильтрации по статусу, приоритету и ответственному.
  - Оптимизация процесса совещаний. Подготовка повестки встречи на основе актуальных проблем и открытых вопросов. Связь между проблемами и поручениями, принятыми на совещаниях, исключает дублирование.

===== Назначение =====
Журнал проблем и открытых вопросов предназначен для централизованного управления проблемами, открытыми вопросами и запросами на изменение в проектах. Он обеспечивает:
  - Единое информационное пространство для фиксации и отслеживания проблем на всех уровнях управления (УК, оперативный совет, руководители проектов, рабочие группы).
  - Контроль сроков решения проблем и управление их приоритетами.
  - Подготовку к совещаниям через автоматическое формирование повестки встречи на основе актуальных проблем

===== Компоненты решения =====
  - Каталоги для создания проблемы с указанием типа (проблема, вопрос, изменение), приоритета, ответственного, сроков и описания.
  - Отслеживание статусов проблемы.
  - Связь протоколов совещаний с журналом проблем.
  - Отчетность.

===== Особенности =====
  - Журналы разных уровней (УК, оперативного совета, РП, РГ).
  - Определение критичности проблем через приоритеты.
  - Выбор проблем для включения в повестку совещания.
  - Связь с поручениями.
  - Формирование готовых отчетов и слайдов для презентации статуса проблем руководству.

===== Автоматизируемые функции и процессы =====
  - Создание журнала проблем и открытых вопросов.
  - Контроль сроков решения проблем.
  - Отчетность

===== Описание решения и иллюстрации =====
Общий порядок работы с журналом проблем и открытых вопросов (пользовательская история)

По решению РП по проекту ведется Журнал проблем и открытых вопросов (далее – Журнал), в котором фиксируются
  - проблемы, требующие решения,
  - запросы на изменения,
  - вопросы, требующие дополнительной проработки.
а также ответственные за решение/проработку и необходимые сроки.

Журнал содержит следующие поля:
  - № п/п
  - Тип (Проблема, Вопрос, Изменение)
  - Дата регистрации
  - Инициатор
  - Уровень решения (ГД/Куратор/РП)
  - Приоритет (1-3)
  - Статус (зарегистрирован = не начат/решение начато = в работе/завершен)
  - Описание проблемы/вопроса/изменения
  - Ответственный
  - Необходимый срок решения

Приоритет:
Журнал содержит следующие поля:
  - Высокий = Работы остановлены и не могут быть продолжены или работы на критическом пути.
  - Низкий =  Если решения не будет в ближайшее время, то работы может быть остановлены.
  - Без приоритета =  Проблема может решаться в рабочем порядке.

Журнал ведется в системе администратором проекта или РП самостоятельно.

РП организует работу таким образом, чтобы проблемы решались своевременно. После решения проблемы или проработки открытого вопроса соответствующая запись в Журнале, отмечается как выполненная.

При существенном отклонении фактических промежуточных результатов от плановых или при изменении контекста проекта РП инициирует и отрабатывает запросы на изменения:

1) запрос на изменения фиксируется в Журнале проблем и открытых вопросов,

2) запрос доводятся до лица, принимающего решение, по электронной почте или в соответствии с правилами документационного обеспечения управления Общества,

3) лицо, принимающее решение, рассматривают в соответствии с необходимыми сроками и принимает необходимые решения,

4) определяются задачи по внесению изменений в проектные документы, планы работ и т.п.,

5) после отработки запроса на изменения соответствующая запись в Журнале, отмечается как выполненная.

По решению РП внесение записей в Журнал проблем и открытых вопросов может быть децентрализованным, т.е. когда участники проекта, имеющие советующие права, вносят информацию в Журнал непосредственно в момент выявления проблемы или возникновения вопроса, требующего проработки.

Для координации работы участники проекта проводят совещания по обсуждению текущего статуса проекта и решения конкретных вопросов проекта.

При подготовке к совещаниям участников проекта для формирования повестки дня используется Журнал проблем и открытых вопросов.

{{:opportunities:communications:protocols:1.png?800|}}
{{page>opportunities:start#обратная_связь}}