B37 Управление поручениями и протоколами, накопительный протокол

1. Потеря критически важных решений:
   a. 40% поручений, принятых на совещаниях, не доходят до исполнения из-за отсутствия системы контроля.
   b. Решения теряются при передаче между уровнями управления и участниками проекта.
   c. Нет механизма автоматического напоминания об ответственных за выполнение поручений.
2. Отсутствие единого информационного поля:
   a. Решения разбросаны по почте, личным заметкам и разным системам.
   b. Невозможно быстро найти историю решений и поручений по проекту.
3. Срыв сроков из-за отсутствия контроля:
   a. Нет системы отслеживания статусов поручений, что приводит к несвоевременному реагированию на задержки.
   b. Отсутствие напоминаний о приближающихся сроках выполнения поручений.
4. Неэффективное использование рабочего времени:
   a. До 30% рабочего времени уходит на поиск информации по прошлым решениям и уточнение статусов поручений.
   b. Много времени тратится на ручное оформление протоколов совещаний и отчетов.
   c. Нет возможности быстро подготовить информацию для руководства на основе исторических данных.

1. Повышение прозрачности решений:
   a. Все поручения видны в едином пространстве с указанием ответственных, сроков и текущего статуса.
   b. Сокращение на 70% времени, затрачиваемого на поиск информации по прошлым решениям.
2. Сокращение времени на оформление протоколов:
   a. Автоматическое формирование специальных и накопительных протоколов за пару кликов.
   b. Готовые отчеты для руководства вместо ручного оформления и потери информации.
   c. Снижение времени подготовки отчетов на 60% за счет автоматизации процесса.
3. Контроль поручениями на разных уровнях управления:
   a. Регистрация поручений с учетом уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы).
   b. Автоматические напоминания о просроченных поручениях.
   c. Возможность отслеживания статуса поручений на всех уровнях управления.
4. Гарантированное исполнение решений:
   a. Система автоматически напоминает об окончании сроков и выявляет просроченные поручения.
   b. Работа в диаграмме Ганта позволяет визуализировать реестр решений и вести протокол в реальном времени.
   c. Снижение количества неисполненных поручений на 50% за счет автоматизированного контроля.

Система управления поручениями и протоколами предназначена для обеспечения эффективной проектной коммуникации и контроля за исполнением решений, принятых на совещаниях. Она позволяет:

1. Фиксировать решения совещаний прямо в контексте проекта в режиме реального времени в диаграмме Ганта.
2. Обеспечивать полную прозрачность всех поручений с контролем статусов и сроков.
3. Автоматически формировать накопительные протоколы вместо ручного оформления.

1. Система управления поручениями:
   a. Централизованное хранение всех поручений с указанием ответственных, сроков и статусов.
   b. Поручения разных уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы).
2. Механизм ведения накопительного протокола:
   a. Автоматическое формирование протоколов на основе зафиксированных решений.
   b. Возможность экспорта готовых протоколов в различные форматы (PDF, Excel, DOC).
3. Работа в диаграмме Ганта:
   a. Визуализация поручений в режиме реального времени.
4. Система уведомлений и контроля:
   a. Автоматические напоминания о приближении срока поручений и просроченных поручениях.
   b. Формирование отчетов по статусу выполнения поручений для руководства.

1. Единое информационное поле - все решения и поручения ведутся в системе на разных уровнях управления.
2. Цветовая индикация статусов - автоматическое выделение критических поручений (желтый/красный) для оперативного реагирования.
3. Накопительный протокол -формирование сводного протокола по всем совещаниям проекта.
4. Открытое ведение протокола в Ганте - редактирование протокола в режиме реального времени.

1. Формирование протоколов:
   a. формирование протоколов совещаний на основе зафиксированных решений.
   b. Формирование накопительного протокола по проекту.
2. Контроль сроков и статусов:
   a. Напоминание о сроках выполнения поручений.
   b. Триггеры для фиксации утверждённой даты поручения, подсчет кол-ва переносов сроков.
3. Формирование отчетности:
   a. Создание презентационных слайдов для руководства с выделением критических поручений.

1. Создание и регистрация поручений. Пользователь фиксирует решение совещания и создает поручение с указанием ответственного, срока выполнения.
2. Ведение накопительного протокола:
   a. Все решения и поручения автоматически фиксируются в накопительном протоколе.
   b. Система формирует структурированный протокол с возможностью фильтрации по дате, ответственному и статусу.
   c. Готовый протокол можно экспортировать в PDF или отправить в Confluence за 1 клик.
3. Контроль исполнения поручений:
   a. Система отслеживает статус выполнения поручений и отправляет напоминания за 3 дня до дедлайна.
   b. При просрочке система автоматически эскалирует поручение вышестоящему руководству.
   c. Все изменения статуса фиксируются в истории для аудита и отчетности.

Иллюстрации: Скриншот: Интерфейс регистрации поручения с указанием уровня управления и сроков выполнения Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов Скриншот: Накопительный протокол с возможностью фильтрации и экспорта в различные форматы

Сценарии использования:

1. Подготовка к совещанию:
   a. Администратор проекта просматривает Журнал проблем и открытых вопросов и выделяет пункты для включения в повестку дня.
   b. Система автоматически формирует черновой протокол на основе выбранных вопросов.
   c. Участники совещания получают уведомление с повесткой дня и черновым протоколом.
2. Ведение совещания:
   a. В ходе совещания решения фиксируются прямо в системе с указанием поручений, ответственных и сроков.
   b. Поручения автоматически связываются с задачами в диаграмме Ганта.
   c. Система предлагает добавить связанные документы и задачи для контекстного отображения.
3. После совещания:
   a. Система автоматически формирует протокол и отправляет его на утверждение ответственному.
   b. Утвержденный протокол публикуется в накопительном реестре и становится доступным всем участникам проекта.
   c. Исполнители получают уведомления о назначенных поручениях с указанием сроков и приоритета.

Система управления поручениями и протоколами позволяет создать управляемый процесс, где каждое решение фиксируется, каждое поручение отслеживается, а каждый срок контролируется.

Иллюстрации: Скриншот: Интерфейс регистрации поручения в соотв. уровня управления

Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов Скриншот: Накопительный протокол