B37 Управление поручениями и протоколами, накопительный протокол

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
====== B37 Управление поручениями и протоколами, накопительный протокол ======
{{tag>Контур:БП Реализация:через_тсл}}

===== Проблемы =====
  - Потеря критически важных решений: \\ a. 40% поручений, принятых на совещаниях, не доходят до исполнения из-за отсутствия системы контроля. \\ b. Решения теряются при передаче между уровнями управления и участниками проекта. \\ c. Нет механизма автоматического напоминания об ответственных за выполнение поручений.
  - Отсутствие единого информационного поля: \\ a. Решения разбросаны по почте, личным заметкам и разным системам. \\ b. Невозможно быстро найти историю решений и поручений по проекту.
  - Срыв сроков из-за отсутствия контроля: \\ a. Нет системы отслеживания статусов поручений, что приводит к несвоевременному реагированию на задержки. \\ b. Отсутствие напоминаний о приближающихся сроках выполнения поручений.
  - Неэффективное использование рабочего времени: \\ a. До 30% рабочего времени уходит на поиск информации по прошлым решениям и уточнение статусов поручений. \\ b. Много времени тратится на ручное оформление протоколов совещаний и отчетов. \\ c. Нет возможности быстро подготовить информацию для руководства на основе исторических данных.

===== Выгоды =====
  - Повышение прозрачности решений: \\ a. Все поручения видны в едином пространстве с указанием ответственных, сроков и текущего статуса. \\ b. Сокращение на 70% времени, затрачиваемого на поиск информации по прошлым решениям.
  - Сокращение времени на оформление протоколов: \\ a. Автоматическое формирование специальных и накопительных протоколов за пару кликов. \\ b. Готовые отчеты для руководства вместо ручного оформления и потери информации. \\ c. Снижение времени подготовки отчетов на 60% за счет автоматизации процесса.
  - Контроль поручениями на разных уровнях управления: \\ a. Регистрация поручений с учетом уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы). \\ b. Автоматические напоминания о просроченных поручениях. \\ c. Возможность отслеживания статуса поручений на всех уровнях управления.
  - Гарантированное исполнение решений: \\ a. Система автоматически напоминает об окончании сроков и выявляет просроченные поручения. \\ b. Работа в диаграмме Ганта позволяет визуализировать реестр решений и вести протокол в реальном времени. \\ c. Снижение количества неисполненных поручений на 50% за счет автоматизированного контроля.

===== Назначение =====
Система управления поручениями и протоколами предназначена для обеспечения эффективной проектной коммуникации и контроля за исполнением решений, принятых на совещаниях. Она позволяет:
  - Фиксировать решения совещаний прямо в контексте проекта в режиме реального времени в  диаграмме Ганта.
  - Обеспечивать полную прозрачность всех поручений с контролем статусов и сроков.
  - Автоматически формировать накопительные протоколы вместо ручного оформления.

===== Компоненты решения =====
  - Система управления поручениями: \\ a. Централизованное хранение всех поручений с указанием ответственных, сроков и статусов. \\ b. Поручения разных уровней управления (УК, оперативный совет, РП, рабочие группы).
  - Механизм ведения накопительного протокола: \\ a. Автоматическое формирование протоколов на основе зафиксированных решений. \\ b. Возможность экспорта готовых протоколов в различные форматы (PDF, Excel, DOC).
  - Работа в диаграмме Ганта: \\ a. Визуализация поручений в режиме реального времени.
  - Система уведомлений и контроля: \\ a. Автоматические напоминания о приближении срока поручений и просроченных поручениях. \\ b. Формирование отчетов по статусу выполнения поручений для руководства.

===== Особенности =====
  - Единое информационное поле - все решения и поручения ведутся в системе на разных уровнях управления.
  - Цветовая индикация статусов - автоматическое выделение критических поручений (желтый/красный) для оперативного реагирования.
  - Накопительный протокол -формирование сводного протокола по всем совещаниям проекта.
  - Открытое ведение протокола в Ганте - редактирование протокола в режиме реального времени.

===== Автоматизируемые функции и процессы =====
  - Формирование протоколов: \\ a. формирование протоколов совещаний на основе зафиксированных решений. \\ b. Формирование накопительного протокола по проекту.
  - Контроль сроков и статусов: \\ a. Напоминание о сроках выполнения поручений. \\ b. Триггеры для фиксации утверждённой даты поручения, подсчет кол-ва переносов сроков.
  - Формирование отчетности: \\ a. Создание презентационных слайдов для руководства с выделением критических поручений.

===== Описание решения и иллюстрации =====
  - Создание и регистрация поручений. Пользователь фиксирует решение совещания и создает поручение с указанием ответственного, срока выполнения.
  - Ведение накопительного протокола: \\ a. Все решения и поручения автоматически фиксируются в накопительном протоколе. \\ b. Система формирует структурированный протокол с возможностью фильтрации по дате, ответственному и статусу. \\ c. Готовый протокол можно экспортировать в PDF или отправить в Confluence за 1 клик.
  - Контроль исполнения поручений: \\ a. Система отслеживает статус выполнения поручений и отправляет напоминания за 3 дня до дедлайна. \\ b. При просрочке система автоматически эскалирует поручение вышестоящему руководству. \\ c. Все изменения статуса фиксируются в истории для аудита и отчетности.

Иллюстрации:
Скриншот: Интерфейс регистрации поручения с указанием уровня управления и сроков выполнения
Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов
Скриншот: Накопительный протокол с возможностью фильтрации и экспорта в различные форматы

Сценарии использования:
  - Подготовка к совещанию: \\ a. Администратор проекта просматривает Журнал проблем и открытых вопросов и выделяет пункты для включения в повестку дня. \\ b. Система автоматически формирует черновой протокол на основе выбранных вопросов. \\ c. Участники совещания получают уведомление с повесткой дня и черновым протоколом.
  - Ведение совещания: \\ a. В ходе совещания решения фиксируются прямо в системе с указанием поручений, ответственных и сроков. \\ b. Поручения автоматически связываются с задачами в диаграмме Ганта. \\ c. Система предлагает добавить связанные документы и задачи для контекстного отображения.
  - После совещания: \\ a. Система автоматически формирует протокол и отправляет его на утверждение ответственному. \\ b. Утвержденный протокол публикуется в накопительном реестре и становится доступным всем участникам проекта. \\ c. Исполнители получают уведомления о назначенных поручениях с указанием сроков и приоритета.

Система управления поручениями и протоколами позволяет создать управляемый процесс, где каждое решение фиксируется, каждое поручение отслеживается, а каждый срок контролируется. 

Иллюстрации:
Скриншот: Интерфейс регистрации поручения в соотв. уровня управления
\\
<image shape="thumbnail">{{:opportunities:communications:protocols:1b37.png?800|}}</image>
\\
Скриншот: Диаграмма Ганта с интегрированными поручениями и цветовой индикацией статусов
Скриншот: Накопительный протокол
\\
<image shape="thumbnail">{{:opportunities:communications:protocols:3b37.png?800|}}</image>
{{page>opportunities:start#обратная_связь}}