B35 Использование WorkFlow (WF) для типовых пакетов работ

1. Отсутствие структурированных процессов для управления последовательными этапами работ:
   a, Нет возможности создать четкую последовательность этапов с определенными переходами между ними (как в Jira, но с учетом сроков).
   b. Сложность в управлении многофазными процессами, где каждая фаза зависит от предыдущей и имеет свои сроки.
   c. Отсутствие автоматизации переходов между этапами процесса, что приводит к ручному отслеживанию статусов.
2. Нет возможности эффективно отслеживать сроки выполнения отдельных этапов процесса:
   a. В едином плане сложно выделить конкретные фазы и отслеживать их сроки, так как фазы не представлены как отдельные элементы в Ганте.
   b. Нет автоматического расчета сроков для каждой фазы на основе длительности, что приводит к ошибкам в планировании.
   c. Отсутствие напоминаний и эскалации при приближении или наступлении дедлайнов для конкретных фаз процесса.
3. Неэффективное формирование отчетности по процессам:
   a. Нет возможности формировать отчеты по фазам процесса в табличном виде с группировкой по временным периодам.
   b. Отсутствие сводных планов по временным периодам, что затрудняет планирование.
   c. Сложность визуализации прогресса выполнения многофазных процессов и выявления узких мест.

1. Стандартизация процессов с четкими этапами:
   a. Возможность создания конструктора WorkFlow с определенными фазами и переходами между ними, где каждая фаза имеет свой срок, ответственного и статус.
   b. Управление процессами через последовательные этапы, где из одной фазы можно перейти только в определенную следующую фазу (аналогично Jira, но с учетом сроков в Ганте). \
   c. Возможность массового преобразования задач в задачи, управляемые по WorkFlow, что ускоряет настройку процессов.
   d. Сокращение времени на планирование за счет использования готовых шаблонов WorkFlow.
2. Автоматизация управления фазами:
   a. Автоматическое создание фаз WorkFlow при преобразовании задач с сохранением связей и длительности из конструктора.
   b. Расчет сроков для каждой фазы на основе длительности в конструкторе с автоматическим обновлением при изменении связей. \\c. Автоматические уведомления при переходе к следующей фазе и напоминания за 3 дня до дедлайна с эскалацией при просрочке.
3. Улучшенное документирование и отчетность:
   a. Формирование отчетов «Сводка. Табличный план по фазам» и «Сводный табличный план по временным периодам» для анализа прогресса.
   b. Отслеживание истории изменений и количества итераций для каждой фазы с возможностью ручного добавления комментариев
4. Гибкость и адаптивность процессов
   a. Сохранение базовых планов для сравнения с фактическим выполнением и анализа отклонений.
   b. Формирование отчетов на выбранный узел в иерархии плана с возможностью группировки по суммарным работам.

WorkFlow предназначен для стандартизации и автоматизации типовых процессов в проектах. Он позволяет:

1. Создавать шаблоны для повторяющихся процессов с четкой структурой фаз и переключений между фазами внутри работы.
2. Управлять движением по процессу с автоматическими уведомлениями и контролем сроков.
3. Документирование результатов в процессе выполнения работ.
4. Формировать отчет по работам проекта в разрезе шагов процесса.

1. Конструктор WorkFlow
   a. Инструмент для создания и настройки типовых процессов.
   b. Возможность определения фаз, их длительности и связей между ними.
2. Процессы и фазы WorkFlow
   a. Объекты, представляющие собой этапы типового процесса.
   b. Автоматическое создание фаз при преобразовании задач в WorkFlow.
3. Интеграция с Confluence
   a. Привязка проектной документации к завершенным фазам.
   b. Создание горизонтальных связей между задачами и документами.
4. Отчетные формы
   a. Автоматическая генерация отчетов по статусу выполнения процессов.
   b. Возможность анализа эффективности типовых процессов.

1. Гибкость настройки - возможность создания сложных процессов с множеством фаз.
2. Массовое преобразование задач - одновременное преобразование нескольких задач в WorkFlow с сохранением связей.
3. Версионность процессов - возможность создания новых редакций процесса без нарушения текущих работ.
4. Коммуникации - использование дискуссий для обсуждения этапов процесса прямо в контексте задач.
5. Автоматическое управление сроками - расчет дат окончания фаз на основе длительности в конструкторе.

1. Создание и управление фазами
   a. Автоматическое создание фаз WorkFlow при преобразовании задачи в задачу, которая должна идти по процессу.
   b. Назначение исполнителей и руководителей для каждой фазы.
2. Контроль сроков выполнения
   a. Автоматическое вычисление сроков для каждой фазы на основании шаблона.
   b. отслеживание сроков и статусов каждой фазы задачи.
3. Движение по процессу
   a. Автоматическое изменение статуса следующей фазы при завершении текущей.
   b. Фиксация истории изменений и количества итераций для каждой фазы.
4. Формирование отчетов
   a. Автоматическая генерация отчетов по выполнению процессов в форме табличных планов.

Описание решения и иллюстрации: функциональности решения ИСУП, пользовательские функции и сценарии.

Пользовательская история:

Как пользователь системы, которому проектный офис ДПО предоставил доступ, я хочу иметь возможность создавать и управлять процессами Work-flow в системе, чтобы эффективно планировать и отслеживать выполнение работ. Для этого мне необходимо иметь возможность:

1. Просматривать конструктор Work-flow
2. Создавать план из Excel-файла в нужной области
3. Преобразовывать обычную задачу в задачу, которая управляются на основе work-flow
4. Проверять корректности заполнения сроков фаз на основании длительности фаз в конструкторе
5. Массово преобразовывать задачи в задачи, которые управляются по work-flow
6. Сохранять БП
7. Прикреплять документы к Суммарной задаче WF перед закрытием фазы с сохранением версионности
8. Вводить информацию по часам и встречам
9. Формировать отчеты на выбранный узел в иерархии плана

При работе в данном режиме план представляет собой перечень работ, которые управляются по work-flow. Для плана настраивается конструктор work-flow (Подробнее пункт 3). В плане для работ может быть определено несколько фаз, соответствующие определенным статусам. Для работы плана реализована возможность фиксировать для каждой фазы срок исполнения, прогнозный срок и ответственного. Поле завершения всего процесса (work-flow) для работы плана, задача, управляемая по work-flow автоматически отмечается как выполненная.

Функциональность решения:

1. Создание конструктора WorkFlow
   a. Пользователь создает процесс WorkFlow в папке «Конструктор WorkFlow».
   b. Добавляет фазы с указанием длительности и связей между ними.
   c. Определяет критерии/ реквизиты завершения каждой фазы.
   d. Определяет доступные шаги процесса для движения работы «вперед», «назад»
2. Преобразование задач в WorkFlow
   a. Обычные задачи преобразуются в задачи, управляемые по WorkFlow.
   b. Автоматическое создание фаз на основе конструктора.
   c. Назначение исполнителей и сроков для каждой фазы.
3. Движение по процессу
   a. Исполнитель получает уведомление при переходе к его этапу.
   b. Приемка работы с возможностью принятия или отклонения.
   c. Автоматической перевод задачу на следующий этап процесса.

Процесс использования:

1. Создание типового процесса
   a. Администратор/ супер пользователь создает конструктор WorkFlow для процесса согласования документации.
   b. Определяет фазы: «Подготовка», «Согласование», «Утверждение» с длительностью и связями.
   c. Сохраняет процесс в библиотеке типовых решений.
2. Применение типового процесса
   a. Проектный менеджер преобразует задачу «Согласование документа» в WorkFlow.
   b. Система автоматически создает фазы на основе конструктора.
   c. При завершении отдельной фазы, система автоматически переведет седлающую доступную по процессу фазу в статус «В работе».
   d. При возврате работы на фазу назад, все последующие завершенные фазы возвращаются в статус «В работе».
3. Завершение процесса
   a. После завершения всех фаз система автоматически отмечает задачу как выполненную.
   b. Автоматически формируется уведомление ответственному руководителю.

WorkFlow превращает хаос типовых процессов в четкий, управляемый механизм, позволяя фокусироваться на результате. Система автоматически отслеживает прогресс, контролирует сроки и фиксирует результаты.
Скриншот: Конструктор WorkFlow с визуализацией фаз процесса


Скриншот: Карточка задачи, управляемой по WorkFlow, с отображением фаз

Скриншот: Переход между фазами после завершения фазы процесса

Скриншот: Отчеты в виде табличных планов по Work-Flow