====== B35 Использование WorkFlow (WF) для типовых пакетов работ ======
{{tag>Контур:БП Реализация:через_тсл}}

===== Проблемы =====
  - Отсутствие структурированных процессов для управления последовательными этапами работ: \\ a, Нет возможности создать четкую последовательность этапов с определенными переходами между ними (как в Jira, но с учетом сроков). \\ b. Сложность в управлении многофазными процессами, где каждая фаза зависит от предыдущей и имеет свои сроки. \\ c. Отсутствие автоматизации переходов между этапами процесса, что приводит к ручному отслеживанию статусов.
  - Нет возможности эффективно отслеживать сроки выполнения отдельных этапов процесса: \\ a. В едином плане сложно выделить конкретные фазы и отслеживать их сроки, так как фазы не представлены как отдельные элементы в Ганте. \\ b. Нет автоматического расчета сроков для каждой фазы на основе длительности, что приводит к ошибкам в планировании. \\ c. Отсутствие напоминаний и эскалации при приближении или наступлении дедлайнов для конкретных фаз процесса.
  - Неэффективное формирование отчетности по процессам: \\ a. Нет возможности формировать отчеты по фазам процесса в табличном виде с группировкой по временным периодам. \\ b. Отсутствие сводных планов по временным периодам, что затрудняет планирование. \\ c. Сложность визуализации прогресса выполнения многофазных процессов и выявления узких мест.

===== Выгоды =====
  - Стандартизация процессов с четкими этапами: \\ a. Возможность создания конструктора WorkFlow с определенными фазами и переходами между ними, где каждая фаза имеет свой срок, ответственного и статус. \\ b. Управление процессами через последовательные этапы, где из одной фазы можно перейти только в определенную следующую фазу (аналогично Jira, но с учетом сроков в Ганте). \\\ c. Возможность массового преобразования задач в задачи, управляемые по WorkFlow, что ускоряет настройку процессов. \\ d. Сокращение времени на планирование за счет использования готовых шаблонов WorkFlow.
  - Автоматизация управления фазами: \\ a. Автоматическое создание фаз WorkFlow при преобразовании задач с сохранением связей и длительности из конструктора. \\ b. Расчет сроков для каждой фазы на основе длительности в конструкторе с автоматическим обновлением при изменении связей. \\c. Автоматические уведомления при переходе к следующей фазе и напоминания за 3 дня до дедлайна с эскалацией при просрочке.
  - Улучшенное документирование и отчетность: \\ a. Формирование отчетов "Сводка. Табличный план по фазам" и "Сводный табличный план по временным периодам" для анализа прогресса. \\ b. Отслеживание истории изменений и количества итераций для каждой фазы с возможностью ручного добавления комментариев
  - Гибкость и адаптивность процессов \\ a. Сохранение базовых планов для сравнения с фактическим выполнением и анализа отклонений. \\ b. Формирование отчетов на выбранный узел в иерархии плана с возможностью группировки по суммарным работам.

===== Назначение =====
WorkFlow предназначен для стандартизации и автоматизации типовых процессов в проектах. Он позволяет:
  - Создавать шаблоны для повторяющихся процессов с четкой структурой фаз и переключений между фазами внутри работы.
  - Управлять движением по процессу с автоматическими уведомлениями и контролем сроков.
  - Документирование результатов в процессе выполнения работ.
  - Формировать отчет по работам проекта в разрезе шагов процесса.

===== Компоненты решения =====
  - Конструктор WorkFlow \\ a. Инструмент для создания и настройки типовых процессов. \\ b. Возможность определения фаз, их длительности и связей между ними.
  - Процессы и фазы WorkFlow \\ a. Объекты, представляющие собой этапы типового процесса. \\ b. Автоматическое создание фаз при преобразовании задач в WorkFlow.
  - Интеграция с Confluence \\ a. Привязка проектной документации к завершенным фазам. \\ b. Создание горизонтальных связей между задачами и документами.
  - Отчетные формы \\ a. Автоматическая генерация отчетов по статусу выполнения процессов. \\ b. Возможность анализа эффективности типовых процессов.

===== Особенности =====
  - Гибкость настройки - возможность создания сложных процессов с множеством фаз.
  - Массовое преобразование задач - одновременное преобразование нескольких задач в WorkFlow с сохранением связей.
  - Версионность процессов - возможность создания новых редакций процесса без нарушения текущих работ.
  - Коммуникации - использование дискуссий для обсуждения этапов процесса прямо в контексте задач.
  - Автоматическое управление сроками - расчет дат окончания фаз на основе длительности в конструкторе.

===== Автоматизируемые функции и процессы =====
  - Создание и управление фазами \\ a. Автоматическое создание фаз WorkFlow при преобразовании задачи в задачу, которая должна идти по процессу. \\ b. Назначение исполнителей и руководителей для каждой фазы.
  - Контроль сроков выполнения \\ a. Автоматическое вычисление сроков для каждой фазы на основании шаблона. \\ b. отслеживание сроков и статусов каждой фазы задачи.
  - Движение по процессу \\ a. Автоматическое изменение статуса следующей фазы при завершении текущей. \\ b. Фиксация истории изменений и количества итераций для каждой фазы.
  - Формирование отчетов \\ a. Автоматическая генерация отчетов по выполнению процессов в форме табличных планов.

===== Описание решения и иллюстрации =====
Описание решения и иллюстрации: функциональности решения ИСУП, пользовательские функции и сценарии.

Пользовательская история:

Как пользователь системы, которому проектный офис ДПО предоставил доступ, я хочу иметь возможность создавать и управлять процессами Work-flow в системе, чтобы эффективно планировать и отслеживать выполнение работ. Для этого мне необходимо иметь возможность:
  - Просматривать конструктор Work-flow
  - Создавать план из Excel-файла в нужной области
  - Преобразовывать обычную задачу в задачу, которая управляются на основе work-flow
  - Проверять корректности заполнения сроков фаз на основании длительности фаз в конструкторе
  - Массово преобразовывать задачи в задачи, которые управляются по work-flow
  - Сохранять БП
  - Прикреплять документы к Суммарной задаче WF перед закрытием фазы с сохранением версионности
  - Вводить информацию по часам и встречам
  - Формировать отчеты на выбранный узел в иерархии плана

При работе в данном режиме план представляет собой перечень работ, которые управляются по work-flow. Для плана настраивается конструктор work-flow (Подробнее пункт 3). В плане для работ может быть определено несколько фаз, соответствующие определенным статусам. Для работы плана реализована возможность фиксировать для каждой фазы срок исполнения, прогнозный срок и ответственного. Поле завершения всего процесса (work-flow) для работы плана, задача, управляемая по work-flow автоматически отмечается как выполненная.

Функциональность решения:
  - Создание конструктора WorkFlow \\ a. Пользователь создает процесс WorkFlow в папке "Конструктор WorkFlow". \\ b. Добавляет фазы с указанием длительности и связей между ними. \\ c. Определяет критерии/ реквизиты завершения каждой фазы. \\ d. Определяет доступные шаги процесса для движения работы "вперед", "назад"
  - Преобразование задач в WorkFlow \\ a. Обычные задачи преобразуются в задачи, управляемые по WorkFlow. \\ b. Автоматическое создание фаз на основе конструктора. \\ c. Назначение исполнителей и сроков для каждой фазы.
  - Движение по процессу \\ a. Исполнитель получает уведомление при переходе к его этапу. \\ b. Приемка работы с возможностью принятия или отклонения. \\ c. Автоматической перевод задачу на следующий этап процесса.

Процесс использования:
  - Создание типового процесса \\ a. Администратор/ супер пользователь создает конструктор WorkFlow для процесса согласования документации. \\ b. Определяет фазы: "Подготовка", "Согласование", "Утверждение" с длительностью и связями. \\ c. Сохраняет процесс в библиотеке типовых решений.
  - Применение типового процесса \\ a. Проектный менеджер преобразует задачу "Согласование документа" в WorkFlow. \\ b. Система автоматически создает фазы на основе конструктора. \\ c. При завершении отдельной фазы, система автоматически переведет седлающую доступную по процессу фазу в статус "В работе". \\ d. При возврате работы на фазу назад, все последующие завершенные фазы возвращаются в статус "В работе".
  - Завершение процесса \\ a. После завершения всех фаз система автоматически отмечает задачу как выполненную. \\ b. Автоматически формируется уведомление ответственному руководителю.

WorkFlow превращает хаос типовых процессов в четкий, управляемый механизм, позволяя фокусироваться на результате. Система автоматически отслеживает прогресс, контролирует сроки и фиксирует результаты.
\\
Скриншот: Конструктор WorkFlow с визуализацией фаз процесса
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:1b35.png?800|}}
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:2b35.png?800|}}
\\
Скриншот: Карточка задачи, управляемой по WorkFlow, с отображением фаз
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:3b35.png?800|}}
\\
Скриншот: Переход между фазами после завершения фазы процесса
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:4b35.png?800|}}
\\
Скриншот: Отчеты в виде табличных планов по Work-Flow
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:5b35.png?800|}}
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:6b35.png?800|}}
\\
{{:opportunities:administration_and_settings:workflow:7b35.png?800|}}
{{page>opportunities:start#обратная_связь}}