Формирование протоколов совещаний и поручений на их основе

Формирование протоколов совещаний— один из самых трудоемких процессов в проектном управлении. Сотрудники тратят часы на расшифровку аудиозаписей, попытки одновременно участвовать в обсуждении и вести записи, а также на последующее структурирование разрозненных заметок в формальный документ. В результате страдает не только оперативность — задачи теряются, формулировки искажаются, а контроль исполнения поручений затрудняется из-за человеческого фактора.

ИИ-помощник по формированию протоколов решает эту проблему, автоматизируя обработку записей. Он анализирует аудиоинформацию (записи планерок, «летучек», стратегических сессий), расшифровывает текст и выделяет ключевые решения, ответственных и сроки. По ним помощник создаёт формальные «протоколы совещаний» в ADVANTA, сводя к минимуму ручной труд.


Общий порядок работы помощника:

  1. Секретарь проектного офиса загружает в ADVANTA ссылку на файл аудиозаписи «совещания».
  2. ADVANTA вызывает ИИ-помощник, который с помощью нейросетей создаёт текстовую расшифровку встречи, которая сохраняется в ADVANTA. Расшифровка сохраняется в реквизите объект «совещания» для дальнейшей обработки.
  3. Из текста расшифровки ИИ-помощник извлечёт ключевые решения, принятые на совещании и поручения, выданные сотрудникам.
  4. На основе найденных решений и поручений ИИ-помощник сформирует «протокол встречи» и также сохранит его в реквизите «совещания».
  5. Для каждого включенного в протокол «поручения» ИИ-помощник создаст в ADVANTA соответствующий информационный объект, заполнив его ключевые реквизиты: плановая дата, исполнитель, суть задания.
  6. При необходимости сотрудник проектного офиса может откорректировать и дополнить созданный протокол и поручения. Дальнейшая работа с объектами ведётся обычными средствами ADVANTA согласно принятому в компании процессу.



Таким образом ИИ-помощник автоматизирует рутинную работу по расшифровке и структурированию протоколов совещаний. Таким образом система экономит время сотрудников проектного офиса, позволяя сосредоточиться на более существенных задачах управления проектами.